Compétences de l'assistant

Faire écrire par un administrateur des procédures que l'assistant applique à la demande avec « / » ou lance seul depuis une règle d'automatisation

À quoi ça sert

Une compétence est une procédure écrite une fois pour un travail qui revient : « relancer les factures en retard », « préparer le compte rendu d'un rendez-vous », « classer un dossier de sinistre ». Au lieu de réexpliquer la méthode à l'assistant à chaque conversation, vous tapez « / » dans le champ de saisie et vous choisissez la compétence : ses instructions s'ajoutent à votre message.

Les compétences appartiennent à l'organisation. Seuls les administrateurs du module Assistant IA les écrivent et les publient ; tous les utilisateurs concernés les emploient. Une compétence publiée peut aussi être lancée sans personne devant l'écran, par une règle d'automatisation.

Une compétence ne donne jamais de droit en plus. Elle décide comment le travail se fait, pas ce que l'assistant a le droit de faire : il agit avec les droits de la personne qui le lance, réduits au besoin par la liste d'outils de la compétence.

Pour parler à un interlocuteur dédié plutôt que suivre une procédure, voir Agents.

Concepts clés

Compétence — une procédure nommée : une description, des instructions, un modèle d'IA facultatif, une liste d'outils et un partage.
Nom — ce qu'on tape après « / », par exemple « relance-impayes ». Il est fixé à la création et ne change plus, parce que les conversations passées y renvoient.
Brouillon — la version en cours d'écriture. Seuls les administrateurs du module le voient ; il ne s'exécute jamais en dehors d'un test.
Version publiée — une copie figée du brouillon, numérotée (« Version 3 »). C'est elle que tout le monde utilise. Modifier le brouillon ne change rien tant qu'il n'est pas republié.
Statuts — « Brouillon » (jamais publiée), « Publiée » ou « Archivée ».
Modifications non publiées — la mention portée par une compétence publiée dont le brouillon a changé depuis la dernière publication.
Partage — les rôles qui peuvent utiliser la compétence. Vide, toute l'organisation y a accès ; les administrateurs de l'assistant la voient toujours.
Outils autorisés — « Tous les outils de la personne qui la lance » ou une sélection de domaines et d'outils. Une restriction ne fait que réduire.
Workflow — un script qui remplace les instructions simples pour enchaîner plusieurs appels de modèle sous budget. Voir Workflows.

Comment faire

Utiliser une compétence dans une conversation

Dans le champ de saisie, tapez « / ». Le menu « Compétences » liste celles qui vous sont ouvertes, avec leur description.
Continuez à taper pour filtrer, puis choisissez-en une avec les flèches haut et bas et validez avec Entrée ou Tab. Un clic fonctionne aussi.
Écrivez le reste de votre message, puis envoyez-le.

La compétence apparaît dans le champ sous forme d'étiquette. Le menu place en tête une rubrique « Récents » avec celles que vous avez utilisées en dernier ; Échap le referme. Sous le champ, l'aide « / compétence · @ agent » rappelle les deux déclencheurs.

Le filtre accepte le début du nom, le début d'un mot ou les initiales : « /rmc » retrouve « rapport-mensuel-commercial ». Quand rien ne correspond à ce que vous tapez, Entrée envoie simplement votre message.

Vous pouvez citer plusieurs compétences et les enchaîner par votre phrase : « /relance-impayes puis /compte-rendu ». L'assistant les applique dans l'ordre où vous les décrivez. Au-delà de cinq compétences dans un même message, le menu affiche « Maximum 5 compétences par message ».

Une compétence ne vaut que pour le message où vous la citez : le suivant repart sans, sauf si vous la citez de nouveau.

Laisser l'assistant choisir une compétence

Vous n'êtes pas obligé de taper « / ». L'assistant connaît la liste des compétences qui vous sont ouvertes et leur description, et il peut en charger une de lui-même quand elle correspond à votre demande. C'est pourquoi la « Description » d'une compétence compte : elle sert à l'assistant à décider si la compétence s'applique. Charger une compétence lui donne des instructions, jamais un outil de plus.

Écrire une compétence

Réservé aux administrateurs du module Assistant IA.

Dans le menu, ouvrez « Assistant IA », puis « Administration », puis l'onglet « Compétences ».
Cliquez sur « Nouvelle compétence » (le bouton « + »).
Renseignez le « Nom » : minuscules, chiffres et tirets, sans espace, 64 caractères au plus. Il ne peut plus changer ensuite.
Renseignez la « Description » : une phrase qui dit ce que fait la compétence.
Rédigez les « Instructions », en Markdown si vous le souhaitez. Elles sont envoyées telles quelles à l'assistant au début de sa réponse.
Choisissez le « Modèle » : il ne sert que lorsque la compétence est lancée par une règle d'automatisation. Dans une conversation, la compétence apporte ses instructions et le modèle reste celui de la conversation.
Réglez le « Partage » : les rôles qui peuvent l'utiliser, ou personne pour ouvrir à toute l'organisation.
Sous « Outils autorisés », laissez « Tous les outils de la personne qui la lance » ou limitez à des domaines, comme pour un projet. Voir Ranger ses conversations dans des projets.
Cliquez sur « Créer ».

La compétence est créée en brouillon, « Compétence enregistrée » le confirme et l'éditeur reste ouvert à droite. Personne d'autre ne peut encore l'utiliser.

Créer une compétence à partir d'une conversation qui a bien marché

Dans l'historique des conversations, ouvrez « Actions sur la conversation » au bout de la ligne.
Choisissez « En faire une compétence ».

L'éditeur s'ouvre prérempli à partir de la conversation. Quand elle ne peut pas être lue, il s'ouvre vide avec le message « Cette conversation n'a pas pu être lue : la compétence démarre vide. » Ce choix n'est proposé qu'aux administrateurs du module.

Tester un brouillon avant de le publier

Ouvrez la compétence depuis l'onglet « Compétences » de l'administration.
Cliquez sur « Tester ».

Une nouvelle conversation s'ouvre avec le bandeau « Mode test : les brouillons sont utilisés à la place des versions publiées. » Dans cette conversation, le menu « / » propose les brouillons et les applique. Les autres utilisateurs ne voient rien de ce que vous essayez. Une compétence avec workflow ne lance pas son workflow en mode test : seules ses instructions sont appliquées.

Publier une compétence

Ouvrez la compétence.
Cliquez sur « Publier ».

« Compétence publiée » confirme. La version porte un numéro, et les utilisateurs autorisés la trouvent aussitôt dans le menu « / ». Le bouton n'est proposé que lorsque le brouillon diffère de la dernière version publiée.

Pour modifier une compétence publiée, changez-la dans l'éditeur et cliquez sur « Enregistrer » : le brouillon change, la version en vigueur reste la même (« Le brouillon a changé depuis la dernière publication. Une règle continue de lancer la version publiée tant que vous n'avez pas republié. »). Cliquez sur « Publier » pour mettre la nouvelle version en vigueur.

Archiver et restaurer une compétence

Ouvrez une compétence publiée et cliquez sur « Archiver ».
Confirmez dans la fenêtre « Archiver ? » : « {nom} quittera la liste. Vous pourrez la restaurer depuis le filtre « Archivés ». »

Une compétence archivée disparaît du menu « / », ne peut plus être modifiée, publiée ni lancée. Activez « Afficher les archivées » en haut de la liste pour la retrouver, puis cliquez sur « Restaurer » : une compétence qui avait été publiée redevient utilisable.

Consulter l'historique d'une compétence

Ouvrez la compétence et cliquez sur l'icône d'historique en haut de l'éditeur.

Le volet « Historique » liste, avec leur auteur et leur date, « Compétence créée », « Brouillon modifié », « Version publiée », « Compétence archivée », « Compétence désarchivée » et « Partage modifié ».

Lancer une compétence depuis une règle d'automatisation

Dans une règle, ajoutez l'action « Lancer une compétence » et choisissez une compétence publiée.

La règle lance la version publiée, avec les droits de la personne qui l'a publiée. Voir Lancer une compétence.

Demander à l'assistant de rédiger une compétence

Un administrateur du module peut décrire la procédure à l'assistant dans une conversation. Celui-ci propose alors une carte de validation « Créer la compétence « {nom} » » ou « Modifier le brouillon de « {nom} » », dont la ligne « Publication » précise : « Brouillon — rien n'est publié tant que personne ne le publie depuis l'éditeur ». L'assistant ne publie jamais lui-même, ne change ni les outils, ni le modèle, ni le partage. Voir Valider les actions de l'assistant.

Référence

Statuts

Statut	Signification	Utilisable avec « / »
Brouillon	Jamais publiée	Non, sauf en mode test par un administrateur
Publiée	Une version est en vigueur	Oui, par les rôles du partage
Archivée	Retirée de la liste	Non

Champs d'une compétence

Champ	Règle
Nom	Minuscules, chiffres et tirets simples, 1 à 64 caractères, sans tiret au début ni à la fin ; unique dans l'organisation ; figé à la création
Description	500 caractères au plus ; lue par l'assistant pour choisir
Instructions	20 000 caractères au plus ; 8 000 quand c'est l'assistant qui les rédige
Modèle	Un des modèles de l'organisation ; par défaut, le modèle par défaut
Partage	Des rôles ; vide pour toute l'organisation
Outils autorisés	Tous, ou une sélection

Message d'erreur sur le nom : « Le nom doit être en minuscules, sans espace ni tiret en début ou fin de nom, 64 caractères au plus (ex. relance-impayes) ».

Publier un brouillon identique à la version en vigueur est refusé. Changer l'ordre des outils cochés n'est pas une modification.

Qui peut quoi

Action	Qui
Utiliser une compétence publiée	Les rôles du partage ; toute l'organisation si le partage est vide
Créer, modifier, publier, archiver, tester, consulter l'historique	Administrateurs du module Assistant IA
Voir les brouillons et les compétences archivées	Administrateurs du module Assistant IA

Le droit « Utiliser la compétence » s'attribue par rôle, sur chaque compétence, dans le champ « Partage » : s'il est vide, toute l'organisation y a accès. Voir Rôles et droits.

Ce qu'une exécution automatique peut faire

Quand une règle d'automatisation lance la compétence, personne n'est là pour valider. L'exécution est donc encadrée :

elle agit avec les droits de la personne qui a publié la version, vérifiés à chaque exécution : si cette personne a quitté l'organisation ou perdu l'accès au module, l'exécution n'a pas lieu ;
elle exécute la version publiée, jamais le brouillon ;
elle s'arrête après 12 étapes, et refuse une sixième écriture : « Plafond d'écritures d'une exécution non surveillée atteint (5) : l'action {outil} n'a pas été exécutée. » ;
elle refuse toute action visible hors de l'organisation : « L'organisation n'autorise pas cette action ({outil}). » ;
une écriture qui exigerait votre validation arrête l'exécution sans l'appliquer : la compétence a proposé, une personne décide ;
une exécution qui ne produit aucune réponse compte comme un échec.

Une liste d'outils publiée ne s'agrandit pas d'elle-même : un outil ajouté plus tard à l'assistant n'y figure qu'après une nouvelle publication.

Libellés des outils liés aux compétences

« charger une compétence », « lister les compétences », « consulter une compétence », « créer une compétence » et « modifier une compétence ». Les trois derniers ne sont proposés qu'aux administrateurs du module. Dans la restriction d'outils, ils sont regroupés sous les domaines « Compétences » et « Rédaction des compétences ».