Générer un document avec l'assistant

À quoi ça sert

Vous demandez un document à l'assistant — un devis, un courrier, un rapport, une fiche — et il le produit à partir d'un modèle de votre organisation : il choisit le modèle, vous demande les informations qui manquent, remplit le fichier et vous l'affiche à côté de la conversation. Vous pouvez ensuite le corriger vous-même, le télécharger ou en demander un autre.

Le document est produit dans le format du modèle : PDF, Word, Excel, PowerPoint, page HTML ou pièce 3D. L'assistant peut aussi dessiner une image pour la placer dans le document, ou y mettre un graphique KPI qu'il vient d'afficher.

Les modèles sont déposés par les administrateurs du module Assistant IA, ou conçus par l'assistant à leur demande : voir Gérer les modèles de document de l'assistant.

Concepts clés

• Modèle — le fichier de départ, avec ses champs à remplir. L'assistant ne propose que les modèles activés.
• Champ — une information à renseigner : texte, nombre, date, choix, case à cocher, liste, image. Un champ calculé se déduit d'autres champs par une formule et n'est jamais demandé. Un champ conditionnel n'est demandé et écrit que si sa condition est remplie.
• Carte de document — l'encart qui apparaît sous le message de l'assistant et suit la génération. Elle reste dans la conversation quand vous la rechargez.
• Espace de travail — la zone où le document s'affiche : à droite de la conversation sur la page complète, dans une grande fenêtre depuis la fenêtre flottante ou le widget.
• Pièce 3D — un modèle qui décrit une pièce paramétrable (équerre, plaque, cuve…) dont les dimensions sont des champs. Le document généré est un fichier STEP, avec un plan coté.

Comment faire

Demander un document

1. Ouvrez l'assistant et décrivez le document voulu : « génère le devis type pour la société Exemple », « fais-moi une lettre de relance ».
2. Si le modèle n'est pas évident, l'assistant liste ceux qu'il peut utiliser et vous demande lequel prendre.
3. S'il manque des informations, un formulaire « Informations à compléter » s'affiche : « Il manque ces informations pour générer le document. » Renseignez-le et validez.
4. Suivez la carte : « Préparation du document… », « Remplissage du document », « Mise en page… », puis « Document prêt ». Elle indique le nombre de champs renseignés.

L'assistant n'invente aucune valeur. Un champ que vous laissez volontairement vide reste vide ; une case à cocher non précisée reste décochée.

Le document s'ouvre dans l'espace de travail dès que l'assistant commence à le rédiger, et se construit sous vos yeux.

Rouvrir ou fermer l'espace de travail

1. Cliquez sur « Revenir » dans la barre de l'espace de travail pour retourner à la conversation.
2. Cliquez sur « Afficher » sur la carte du document pour le rouvrir.

Après un « Revenir », les documents suivants de cette conversation restent dans la conversation au lieu de s'ouvrir seuls, jusqu'à ce que vous affichiez de nouveau un document. Ce choix est retenu sur la conversation, donc sur tous vos appareils.

Ne plus ouvrir les documents automatiquement

1. Sur la page « Assistant IA », cliquez sur l'icône « Réglages » du rail vertical.
2. Désactivez « Ouvrir les documents en plein écran ».

Le document reste alors dans la conversation et ne s'ouvre que par « Afficher ». Le réglage est propre à votre navigateur et réactivable à tout moment.

Télécharger un document

1. Cliquez sur « Télécharger », sur la carte ou dans la barre de l'espace de travail.

Le fichier reprend le format du modèle. Pour certains formats, « Télécharger » ouvre un menu :

« PDF » ouvre la fenêtre d'impression de votre navigateur : choisissez-y « Enregistrer au format PDF ». Deltia ne produit pas ce PDF lui-même.

Corriger un document

1. Cliquez sur « Modifier » sur le document affiché.
2. Changez les valeurs : sur un PDF, directement sur la page ; sur un document Word, Excel, PowerPoint, HTML ou une pièce 3D, dans un formulaire des champs qui remplace l'aperçu.
3. Cliquez sur « Appliquer » pour régénérer le document, ou sur « Annuler » pour abandonner.

Les champs conditionnels apparaissent et disparaissent selon ce que vous saisissez. Les champs calculés s'affichent en lecture seule et se mettent à jour pendant la saisie ; leur valeur reste vide tant qu'une donnée manque.

Sur un document Office, « Modifier » n'apparaît que si le modèle a au moins un champ qui n'est pas une image. En cas d'échec, « Impossible de charger le document à modifier » ou « Impossible de régénérer le document » s'affiche.

Remplacer une image du document

1. Cliquez sur « Modifier » (PDF) ou directement sur « Remplacer une image » (Word, Excel, PowerPoint).
2. Dans le bandeau qui liste les champs image du modèle, choisissez « Remplacer l'image » pour envoyer une image de votre poste, ou « Logo de l'organisation ».
3. Sur un PDF, cliquez sur « Appliquer » ; sur un document Office, le document est régénéré aussitôt.

Sur un PDF, la page se redessine en gardant le texte déjà saisi. Le bouton n'existe que si le modèle a un champ image. Si l'envoi échoue : « L'image n'a pas pu être envoyée ».

Faire dessiner une image par l'assistant

1. Décrivez l'image : « dessine-moi un chantier au lever du jour ».
2. La carte « Génération de l'image… » s'affiche, puis l'image apparaît dans la conversation avec son nom de fichier.

Vous pouvez demander de placer cette image dans un champ image d'un document, ou comme illustration fixe d'un modèle. Si le dessin échoue : « L'image n'a pas pu être générée. »

L'assistant ne propose cette fonction que si un super-administrateur a choisi le modèle d'image de l'organisation, voir Régler le module Assistant IA. Chaque image est facturée par le fournisseur : l'assistant n'en dessine que sur demande. Une image dessinée n'est pas retouchable : chaque demande en produit une nouvelle.

Mettre un graphique KPI dans un document

1. Demandez d'abord un graphique, voir Obtenir un graphique ou une analyse chiffrée.
2. Demandez ensuite un document avec ce graphique, en nommant un modèle qui a un champ image.

L'assistant prend le graphique en image tel qu'il s'affiche dans la conversation, sans les boutons de sa carte, et le place dans le champ image. L'étape apparaît comme « prendre en image un graphique KPI » dans le déroulé. Si le graphique n'est plus à l'écran, ou si la capture échoue, l'assistant le dit au lieu de réessayer.

Concevoir une pièce 3D

Réservé aux administrateurs du module Assistant IA.

1. Demandez à l'assistant de créer le modèle : « crée un modèle d'équerre avec largeur, épaisseur et nombre de trous réglables ».
2. Validez la proposition, voir Valider la création d'un modèle.
3. Demandez ensuite une pièce avec vos dimensions : « génère une équerre de 200 mm de large avec 4 trous ».

La pièce s'affiche en 3D ; vous la faites tourner à la souris ou au doigt. Un second onglet, « Plan coté », montre le plan avec ses cotes. Sans WebGL, la vue 3D affiche « Impossible d'afficher ce modèle 3D. » mais le plan reste consultable. Vous pouvez aussi joindre un fichier .step ou .stp à la conversation pour en faire un modèle sans champ.

Référence

Formats générés

L'aperçu d'un fichier Word, Excel ou PowerPoint est redessiné dans le navigateur : sa mise en page peut différer légèrement de celle d'Office.

Qui voit un document généré

Les lecteurs n'ont ni « Modifier », ni « Appliquer », ni « Remplacer une image ». Voir Partager une conversation. Un document créé hors d'une conversation reste visible de son auteur et des administrateurs.

Quand le modèle n'est plus proposé

Un modèle désactivé ou supprimé n'est plus offert à l'assistant. Les documents déjà générés à partir de lui restent affichables et téléchargeables, sans « Modifier » ni « Appliquer ».

Messages d'erreur fréquents

Questions fréquentes

Puis-je générer un document sans être administrateur ?

Oui. Tout utilisateur de l'assistant génère et corrige des documents à partir des modèles activés. Créer ou modifier un modèle est réservé aux administrateurs du module Assistant IA.

L'assistant peut-il lire un fichier SolidWorks ?

Non. Seul un export STEP (.step ou .stp) se joint. Les fichiers natifs de SolidWorks ne sont pas lisibles.

Puis-je modifier un document dans une conversation partagée par lien ?

Non. Il se lit et se télécharge, sans modification.

Le document se met-il à jour quand mes données changent ?

Non. Il reflète les valeurs au moment de la génération. Corrigez-le avec « Modifier » ou demandez-en un nouveau.