Donner accès aux modules et aux périmètres

Ouvrir un module à un utilisateur, lui accorder le niveau administrateur du module, les droits particuliers, ses périmètres et ses rôles

À quoi ça sert

Trois réglages décident de ce qu'un utilisateur peut faire dans Deltia, et ils se posent sur sa fiche ou depuis l'écran « Rôles et droits ».

Le niveau d'accès à un module (« Aucun accès », « Utilisateur », « Admin ») ouvre l'entrée de menu correspondante et, selon le niveau choisi, l'administration de ce module. Les périmètres décident ensuite des données qu'il y trouve. Les rôles lui donnent les droits précis qui lui sont accordés : supprimer des contrats, valider des actions d'automatisation, etc. Voir Rôles et droits.

Les deux premiers sont nécessaires : un accès au module sans périmètre utile ouvre un écran vide, un périmètre sans accès au module ne fait apparaître aucun menu.

Le mot « rôle » a deux sens dans l'administration. Sur cette page, « rôle sur un module » désigne le niveau d'accès à un module ; un rôle de l'écran « Rôles et droits » est un ensemble de personnes qui reçoit des droits. Les deux ne se remplacent pas.

Trois droits particuliers s'ajoutent à ce socle, sur les modules concernés : « Autoriser l'export », « Accès chatbots internes » et « Accès aux factures ».

Concepts clés

Aucun accès — l'utilisateur ne voit pas le module dans son menu.
Utilisateur — l'accès ordinaire au module : consultation et travail quotidien.
Admin — l'accès ordinaire, plus l'administration du module (ses réglages, ses champs, ses modèles, ses imports).
Module non disponible pour l'organisation — un module que l'organisation n'a pas activé. Sa ligne est estompée et son rôle n'est pas modifiable. Voir Activer et configurer les modules.
Droit particulier — une autorisation supplémentaire, indépendante du rôle, proposée sur certains modules seulement.
Périmètre — l'unité de visibilité des données. Voir Périmètres et rôles.
Rôle — un ensemble d'utilisateurs à qui des droits sont accordés, sans données propres. Voir Périmètres et rôles.

Comment faire

Ouvrir un module à un utilisateur

Ouvrez le menu utilisateur, puis « Administration » et « Utilisateurs ».
Ouvrez la fiche de l'utilisateur.
Allez dans l'onglet « Modules ».
Sur la ligne du module, choisissez « Utilisateur » ou « Admin » dans la liste déroulante.

Le message « Accès modifié » confirme. « Les modifications sont sauvegardées automatiquement. » : il n'y a pas de bouton « Enregistrer » dans cet onglet.

Pour retirer l'accès, choisissez « Aucun accès » sur la même ligne.

Donner accès à un module à plusieurs personnes d'un coup

Ouvrez « Administration » puis « Modules ».
Cliquez sur le module dans le tableau. Le volet « Gérer les accès - {module} » s'ouvre sur l'onglet « Utilisateurs ».
Pour chaque personne de la liste, choisissez « Aucun accès », « Utilisateur » ou « Admin ».

« Gérez les accès des utilisateurs au module {module} ». C'est le même réglage que sur la fiche de l'utilisateur, pris par l'autre bout : partez d'ici quand vous ouvrez un module à une équipe, partez de la fiche quand vous accueillez un nouvel arrivant.

Rattacher un utilisateur à des périmètres et à des rôles

Ouvrez la fiche de l'utilisateur.
Allez dans l'onglet « Périmètres et rôles ».
Cochez les périmètres voulus sous « Périmètres », et les rôles sous « Rôles ».

L'enregistrement est immédiat. Un utilisateur garde toujours au moins un périmètre. Si l'organisation n'a ni périmètre ni rôle : « Aucun périmètre ni rôle disponible. Créez-en d'abord un dans la section Administration > Rôles et droits. »

Autoriser un utilisateur à exporter

Sur la fiche de l'utilisateur, onglet « Modules », repérez le module concerné : « CRM », « Catalogue » ou « Tâches ».
Activez « Autoriser l'export ».

Le message « Accès export modifié » confirme. Le commutateur n'apparaît que si l'utilisateur a déjà un rôle sur le module.

Sur « Catalogue » et « Tâches », l'export est réservé aux administrateurs du module : tant que l'utilisateur n'a que le rôle « Utilisateur », le commutateur reste inactif et affiche « Réservé aux administrateurs du module : un utilisateur ne peut pas lancer cet export. » Donnez-lui d'abord le rôle « Admin ».

Donner accès aux factures

Sur la fiche de l'utilisateur, onglet « Modules », repérez « Facturation ».
Activez « Accès aux factures ».

Le message « Accès aux factures modifié » confirme. Un administrateur du module a cet accès d'office : le commutateur est alors activé et non modifiable.

Autoriser l'usage des chatbots internes

Sur la fiche de l'utilisateur, onglet « Modules », repérez « Chatbot ».
Activez « Accès chatbots internes ».

Le message « Accès chatbots internes modifié » confirme. Ce commutateur est proposé dès que le module est activé pour l'organisation, même si l'utilisateur n'a pas de rôle sur « Chatbot ». Voir Chatbot interne.

Référence

Les trois niveaux de rôle

Niveau	Effet
Aucun accès	Le module n'apparaît pas dans le menu de l'utilisateur
Utilisateur	Accès ordinaire au module
Admin	Accès ordinaire, plus l'administration du module

Les trois droits particuliers

Droit	Modules concernés	Conditions d'affichage
Autoriser l'export	CRM, Catalogue, Tâches	L'utilisateur a un rôle sur le module. Sur Catalogue et Tâches, le rôle « Admin » est requis pour que le commutateur soit actif
Accès aux factures	Facturation	L'utilisateur a un rôle sur le module. Activé d'office et verrouillé pour un « Admin »
Accès chatbots internes	Chatbot	Le module est activé pour l'organisation

Messages de confirmation

Réglage	Message
Rôle sur un module	« Accès modifié »
Autoriser l'export	« Accès export modifié »
Accès aux factures	« Accès aux factures modifié »
Accès chatbots internes	« Accès chatbots internes modifié »

En cas d'échec, le message renvoyé par l'application s'affiche à la place.

Les deux chemins vers le même réglage

Chemin	Vue	Quand l'utiliser
Administration → Utilisateurs → fiche → onglet « Modules »	Tous les modules, pour une personne	Accueillir un arrivant, revoir les droits d'une personne
Administration → Modules → volet « Gérer les accès - {module} » → onglet « Utilisateurs »	Toutes les personnes, pour un module	Ouvrir un module à une équipe

Le volet ouvert depuis « Modules » propose aussi le commutateur « Accès chatbots internes » sur le module « Chatbot ». Les autres droits particuliers ne se règlent que depuis la fiche de l'utilisateur.

Points d'attention

Situation	Comportement
Module non activé pour l'organisation	La ligne affiche « Module non disponible pour l'organisation » et la liste déroulante est inactive
Module « Espace client »	Absent de la liste : il est destiné aux comptes du portail, voir Comptes du portail
Utilisateur supprimé puis restauré	« Ses accès aux modules devront être réattribués. »
Rôle d'administrateur de l'organisation	Réglé dans l'onglet « Informations » de la fiche, champ « Rôle organisation », et non ici. Voir Gérer les utilisateurs

Questions fréquentes

Quelle différence entre « Rôle organisation » et le rôle sur un module ?

Le « Rôle organisation » (« Administrateur » ou « Utilisateur ») donne accès à l'espace Administration décrit ici. Le rôle sur un module ne concerne que ce module. Un administrateur de l'organisation n'a pas automatiquement accès à tous les modules : ses rôles se règlent ligne par ligne, comme pour tout le monde.