Entêtes société

À quoi ça sert

Un entête société est l'identité que l'organisation imprime sur ses documents : raison sociale, adresse, SIREN, SIRET, numéro de TVA, coordonnées. Vous la saisissez une fois ici ; les modules qui impriment des documents la reprennent, au lieu de faire retaper la même adresse à chaque endroit.

Deux endroits l'utilisent. Les configurations de facturation : chacune choisit un entête pour la partie « Informations vendeur » de ses factures et de ses devis, voir Entités juridiques de facturation. Les réglages du module Stock, qui reprennent un entête (« En-tête société ») pour imprimer les commandes fournisseur et les bons de livraison.

Une organisation qui facture pour plusieurs entités juridiques crée un entête par entité.

Concepts clés

• Entête société — une identité légale complète, identifiée par sa raison sociale.
• Archivé — un entête que vous ne proposez plus aux modules, sans le supprimer. Il porte le badge « Archivé » dans la liste.
• Copie figée — un document émis conserve l'identité qu'il portait à l'émission. Modifier ensuite l'entête ne change pas les documents déjà émis.

Comment faire

Ouvrir la liste des entêtes

1. Ouvrez le menu utilisateur, section « Administration ».
2. Cliquez sur « Entêtes société ».

La liste affiche le nombre d'entêtes et un tableau « Raison sociale », « Ville », « SIRET », « N° TVA ». Cliquez sur un en-tête de colonne pour trier ou filtrer. Le champ de recherche et le bouton « Filtres » réduisent la liste. Tant qu'il n'y en a aucun : « Aucun entête. Créez-en un pour vos documents. »

Créer un entête

1. Cliquez sur « Nouvel entête » : le formulaire s'ouvre dans un volet. La flèche du bouton ouvre le même formulaire sur une page entière.
2. Renseignez au minimum « Raison sociale », « Adresse », « Code postal », « Ville » et « Pays » (« France » par défaut).
3. Complétez si besoin « Forme juridique », « SIREN », « SIRET », « N° de TVA intracommunautaire », « E-mail », « Téléphone » et « Assurance décennale ».
4. Cliquez sur « Enregistrer ».

Le message « Entête créé » confirme, et l'entête s'ouvre à la place du formulaire de création.

Modifier un entête

1. Cliquez sur la raison sociale dans le tableau. Le volet s'ouvre ; l'icône d'agrandissement ouvre la page entière.
2. Modifiez les champs.
3. Cliquez sur « Enregistrer ».

Le message « Entête enregistré » confirme. Sous le nom, une ligne indique ce qui utilise l'entête : « Utilisé par une configuration de facturation », « Utilisé par 3 configurations de facturation » ou « Utilisé par aucune configuration pour l'instant. »

Archiver ou restaurer un entête

1. Ouvrez l'entête.
2. Cliquez sur « Archiver » (ou « Restaurer » s'il est archivé).

Les messages « Entête archivé » et « Entête restauré » confirment. Un entête archivé disparaît de la liste par défaut : activez « Afficher les archivés » pour le retrouver.

Choisir l'entête d'une configuration de facturation

1. Ouvrez la configuration de facturation concernée (module Facturation, administration).
2. Dans la section « Informations vendeur », ouvrez le champ « Entête société » et choisissez l'entête, ou « Aucun entête ».
3. Enregistrez la configuration.

Le champ affiche l'identité choisie et un lien pour l'ouvrir sans quitter l'écran ; le message « Entête lié » confirme. Le bouton « Gérer les entêtes » renvoie vers cette page. Les entêtes archivés ne sont pas proposés.

Quand l'organisation n'a encore aucun entête, le champ affiche « Aucun entête société n'existe encore dans l'organisation. » et un lien « Créer un entête », qui ouvre la création dans un nouvel onglet : le formulaire en cours reste intact. Revenez ensuite sur le formulaire pour choisir l'entête créé.

Référence

Champs

Accès

La création, la modification et l'archivage des entêtes sont réservés aux administrateurs de l'organisation et aux administrateurs du module Facturation. Tout utilisateur interne peut consulter les entêtes (les modules qui impriment des documents en ont besoin). Les clients du portail ne voient jamais ces entêtes.

Questions fréquentes

Puis-je supprimer un entête ?

Non, on l'archive. Un entête archivé n'est plus proposé mais reste consultable.

Modifier un entête change-t-il mes anciennes factures ?

Non. Un document émis garde l'identité qu'il portait à l'émission.

J'avais déjà saisi mon identité dans une configuration de facturation

Les configurations existantes ont été reprises : une identité identique n'a donné qu'un seul entête, partagé par les configurations concernées.