Suivre les e-mails envoyés

Liste des e-mails partis de l'organisation, leur statut de remise, leur contenu et leur renvoi

À quoi ça sert

Deltia envoie beaucoup d'e-mails pour votre organisation, et vous n'en voyez normalement rien. La page « Emails » les rend visibles : « Suivez les emails envoyés par votre organisation, leur état de délivrabilité et renvoyez les échecs. »

Elle répond à trois questions concrètes : cet e-mail est-il bien parti, qu'y avait-il dedans, et comment le renvoyer quand il n'est pas arrivé.

Une page annexe, « Aperçu des modèles », montre le rendu de chaque e-mail transactionnel aux couleurs de votre organisation, sans attendre qu'il soit envoyé pour de vrai.

Concepts clés

Type — la nature de l'e-mail : création de tâche, rappel d'expiration de contrat, invitation au portail, lien de devis, etc.
Statut — l'état de remise, de « En file » à « Délivré », ou l'un des états d'échec.
Statuts sur la période — les compteurs affichés en haut de page, un par statut plus un total. Ils servent aussi de filtre : cliquez sur un compteur pour ne garder que ce statut.
Renvoyer — repartir du contenu enregistré pour un nouvel envoi. Tous les e-mails ne sont pas renvoyables.
Aperçu des modèles — le rendu de chaque modèle d'e-mail, dans la langue de votre choix, avec les variables non remplacées.

Comment faire

Consulter les e-mails envoyés

Ouvrez le menu utilisateur, puis « Administration » et « Emails ».

La page affiche les compteurs par statut, la barre de filtres et le tableau : « Date », « Destinataire », « Type », « Objet » et « Statut ». Tant qu'aucun e-mail n'est parti : « Aucun email envoyé pour le moment. Les notifications de tâches, invitations et autres emails transactionnels apparaîtront ici dès leur premier envoi — consultez l'aperçu des modèles pour voir leur rendu. »

Retrouver un e-mail

Saisissez l'adresse dans « Rechercher un destinataire ».
Restreignez au besoin par « Type », ou choisissez « Tous les types ».
Cliquez sur un compteur de statut pour ne garder que celui-ci ; cliquez de nouveau pour lever le filtre.

Voir le contenu d'un e-mail

Cliquez sur la ligne de l'e-mail.

La fenêtre « Contenu de l'email » affiche « Destinataire », « Objet », « Statut », « Envoyé le », l'« Aperçu » du message et, en cas d'échec, « Erreur ». Fermez avec « Fermer ».

Renvoyer un e-mail

Repérez la ligne : le bouton « Renvoyer » n'apparaît que sur les e-mails renvoyables.
Cliquez sur « Renvoyer ». Le bouton est également présent dans la fenêtre de contenu.

Le message « Email renvoyé. » confirme. En cas d'échec : « Le renvoi de l'email a échoué. »

Voir le rendu d'un modèle d'e-mail

Sur la page « Emails », cliquez sur « Aperçu des modèles ».
Choisissez un modèle dans « Choisir un modèle ». Les modèles sont regroupés par domaine.
Choisissez la « Langue de l'email ».

« Rendu de chaque email transactionnel aux couleurs de votre organisation. Les variables entre accolades sont remplacées par les données réelles à l'envoi. » Revenez à la liste avec « Retour aux envois ».

Référence

Statuts

Statut	Signification
En file	L'envoi est en cours de traitement
Envoyé	L'e-mail est parti
Délivré	Le serveur du destinataire l'a accepté
Différé	La remise est reportée, une nouvelle tentative aura lieu
Rejeté	Le serveur du destinataire l'a refusé
Spam	Il a été classé comme indésirable
Échec	L'envoi n'a pas abouti

Les compteurs « Rejeté », « Spam » et « Échec » passent en rouge dès qu'ils dépassent zéro : ce sont ceux qu'on vient chercher sur cette page. Ils portent sur l'ensemble des e-mails de l'organisation ; aucune période ne se règle sur cette page.

Ce qui peut être renvoyé

Cas	Renvoyable	Détail
Statut « En file »	Non	L'envoi initial est encore en cours
Tout autre statut	Oui, sauf les deux cas suivants	Échec, rejet, spam, mais aussi « Envoyé », « Délivré » et « Différé », pour le destinataire qui dit n'avoir rien reçu
E-mail contenant un lien sécurisé	Non	« Cet e-mail contient un lien sécurisé à usage unique ; relancez l'action d'origine pour en générer un nouveau. »
E-mail portant une pièce jointe	Non	« Cet e-mail contient une pièce jointe non conservée ; relancez la génération du document pour le renvoyer. »

Les e-mails à lien sécurisé sont notamment la réinitialisation de mot de passe, l'invitation de compte et l'invitation au portail : leur lien est à usage unique et ne peut pas être réémis tel quel. Renvoyez-les depuis l'action d'origine — par exemple « Renvoyer l'email de réinitialisation » sur la fiche de l'utilisateur, voir Gérer les utilisateurs.

Familles de modèles dans l'aperçu

Groupe	Contenu
Tâches	Création, assignation, modification, changement de statut, commentaire, document
Planning	Création, rappel, changement de propriétaire, confirmation, annulation, reprogrammation
Contrats	Rappel d'expiration, brouillon de renouvellement, contrat signé, seuil dépassé, pièces jointes
Devis & factures	Liens de devis et de facture
CRM	Création de fiche, rappels et refus de documents
Ressources	Liens de consultation et de saisie de disponibilités
Portail client	Invitation et notification
Compte	Bienvenue, réinitialisation du mot de passe, invitation de compte
Autres	Automatisations et divers

Les langues disponibles pour l'aperçu sont le français, l'anglais, l'italien et l'allemand.

Ce que la page ne fait pas

Attente	Réalité
Modifier le texte d'un modèle	Impossible depuis cette page. Les couleurs et le logo viennent du thème, voir Personnaliser le thème
Changer l'expéditeur	Réglé ailleurs, voir Expéditeur et langue des e-mails
Envoyer un e-mail libre	Non : la page suit les e-mails déclenchés par l'application