Configurer une entité juridique

À quoi ça sert

Une entité juridique porte tout ce qui identifie l'émetteur d'un devis ou d'une facture : raison sociale, adresse, coordonnées bancaires, numérotation, taux de TVA proposés et mentions légales. Chaque devis, facture, avoir et proforma est rattaché à une entité juridique, qui fournit ses valeurs par défaut et fige ses informations vendeur au moment de la finalisation.

Tant qu'aucune entité juridique n'est configurée, les utilisateurs voient le message « Un administrateur du module Facturation doit configurer une entité juridique pour créer des devis et factures. » Une organisation qui facture sous plusieurs sociétés en crée une par société.

L'écran se trouve dans « Facturation » puis « Administration », page « Configuration Facturation », carte « Entités juridiques ». Il est réservé aux administrateurs du module Facturation.

Concepts clés

• Entité juridique — la société qui émet les documents. Elle porte les informations vendeur, la numérotation et les valeurs par défaut appliquées aux documents qui lui sont rattachés.
• Groupe — le groupe propriétaire de l'entité juridique, choisi à sa création. Chaque devis, facture, avoir ou proforma reprend le groupe de l'entité juridique sous laquelle il est émis : c'est donc ce réglage qui détermine qui voit ces documents.
• Série de numérotation — un format et un compteur, indépendants pour les devis, les factures, les avoirs et les proformas.
• Informations vendeur — le bloc d'identification recopié sur le document. Il est figé sur les documents finalisés : une correction ultérieure ne les modifie plus.
• Entité archivée — entité masquée, qui n'est plus proposée à la création d'un document. Elle reste consultable et peut être désarchivée.

Comment faire

Créer une entité juridique

1. Dans le menu, ouvrez « Facturation » puis « Administration ».
2. Sur la carte « Entités juridiques », cliquez sur « Ajouter une entité ». Le formulaire s'ouvre dans le panneau latéral droit.
3. Saisissez le « Nom de l'entité » : c'est le libellé affiché dans les listes et les sélecteurs, pas la raison sociale.
4. Choisissez le « Groupe ». Si vous n'appartenez qu'à un seul groupe, il est présélectionné.
5. Renseignez la section « Informations vendeur ». « Raison sociale », « Adresse », « Code postal » et « Ville » sont obligatoires.
6. Renseignez « Coordonnées bancaires » : « IBAN » et « BIC » sont obligatoires.
7. Ajustez si besoin la numérotation, les valeurs de paiement, les taux de TVA et les colonnes visibles. Tous ces champs ont une valeur par défaut.
8. Cliquez sur « Créer ».

Le message « Configuration créée » s'affiche et l'entité apparaît dans la liste avec le badge « Active ».

Modifier une entité juridique

1. Sur la carte « Entités juridiques », cliquez sur « Modifier » en face de l'entité. Le formulaire s'ouvre dans le panneau latéral.
2. Modifiez les champs voulus.
3. Cliquez sur « Mettre à jour ».

Le bouton reste désactivé tant que rien n'a changé. Le message « Configuration mise à jour » confirme l'enregistrement.

Si vous fermez le panneau avec des modifications non enregistrées, une confirmation vous demande de les abandonner. Le bouton d'agrandissement bascule le formulaire en pleine page en conservant votre saisie en cours ; en revanche, l'ouvrir dans un nouvel onglet (Ctrl+clic, clic du milieu) affiche la même confirmation, car la saisie en cours ne peut pas suivre.

Définir la numérotation d'une série

1. Ouvrez l'entité juridique et allez à « Numérotation des documents ».
2. Dans le bloc « Devis », « Factures » ou « Avoirs », saisissez le « Format ». Écrivez le préfixe directement dans le format, suivi des jetons voulus, par exemple DEV-{year}-{number}.
3. Renseignez le « Compteur actuel » : le prochain document portera ce compteur augmenté de un.
4. Vérifiez la ligne « Prochain numéro : » affichée sous le bloc, puis enregistrez.

La série des proformas se règle de la même manière, dans la section « Proformas ».

Ajouter un taux de TVA

1. Dans « Taux de TVA disponibles », cochez les taux standards à proposer.
2. Pour un taux absent de la liste, saisissez-le dans le champ prévu puis cliquez sur « Ajouter ». Il apparaît sous « Taux personnalisés ».
3. Choisissez le « Taux de TVA par défaut » parmi les taux cochés.
4. Enregistrez.

Les taux cochés sont ceux proposés dans les lignes des devis et factures de cette entité.

Importer un logo

1. Ouvrez l'entité juridique et allez à la section « Logo ».
2. Cliquez sur « Importer un logo » et choisissez un fichier PNG ou JPEG de 2 Mo au maximum.
3. Enregistrez.

Le logo apparaît sur les PDF générés par Deltia. La section n'est pas proposée sur une entité reliée à une plateforme de dématérialisation, qui produit ses propres PDF (voir Connecter un PDP et synchroniser).

Consulter l'historique de configuration

1. Ouvrez l'entité juridique depuis la carte « Entités juridiques ».
2. Dans l'entête du panneau latéral, cliquez sur l'icône « Historique ».
3. Dépliez une ligne pour voir le détail de la modification.
4. Utilisez la flèche de retour pour revenir au formulaire.

L'historique n'est disponible que dans le panneau latéral, sur une entité existante.

Archiver ou désarchiver une entité juridique

1. Sur la carte « Entités juridiques », cliquez sur « Archiver ».
2. Lisez la fenêtre « Archiver cette entité juridique ? » : elle indique combien de devis et de factures en brouillon seront archivés, et signale les éléments qui ne peuvent pas l'être.
3. Confirmez par « Archiver ».

L'entité prend le badge « Archivée » et n'est plus proposée à la création d'un document. Le bouton « Désarchiver » la remet en service.

Référence

Accès

Groupe et visibilité des documents

Le groupe se choisit uniquement ici, sur l'entité juridique. Les formulaires de devis, de facture et de proforma n'en proposent pas : le document reprend le groupe de l'entité juridique sélectionnée, et ce groupe change si l'utilisateur change d'entité juridique en cours de saisie.

Une conséquence à peser avant de créer une entité : un utilisateur qui n'appartient pas au groupe de l'entité juridique ne verra aucun des documents émis sous son nom. Voir Accès et rôles.

Sections du formulaire, dans l'ordre

Champs des informations vendeur

Le pays vaut « France » et n'est pas saisissable. Un numéro de TVA au mauvais format est refusé avec le message « Le numéro de TVA doit être au format européen (ex: FR12345678910) ».

Champs des coordonnées bancaires

Numérotation

Chaque série a son propre « Format » et son propre « Compteur actuel ». Les quatre séries sont indépendantes : un avoir ne consomme jamais le compteur des factures, une proforma jamais celui des factures.

{number} est obligatoire : sans lui, l'enregistrement est refusé avec le message « Le format doit contenir le jeton '{number}' ». Tout le reste du format est repris tel quel, ce qui permet d'y écrire le préfixe. Les formats par défaut sont DV-{number}, FA-{number}, AV-{number} et PRO-{number}.

Sur une entité configurée avant que le préfixe ne soit fusionné dans le format, l'ouverture du formulaire l'intègre au format affiché : {prefix}-{number} devient par exemple DV-{number}.

Paiement et mentions par défaut

Ces valeurs pré-remplissent les nouveaux documents de l'entité et restent modifiables document par document.

Taux de TVA et colonnes

Les taux standards proposés sont 0 %, 2,1 %, 5,5 %, 10 % et 20 %, tous cochés par défaut. Un taux personnalisé déjà présent est refusé avec « Ce taux existe déjà ». Décocher le taux qui servait de taux par défaut en désigne un autre automatiquement.

Les trois colonnes « Description », « Remise » et « Référence » sont visibles par défaut ; les décocher les retire du tableau des lignes des documents de cette entité. Voir Lignes et calculs.

Saisie du client, proformas et PDP

• « Désactiver la saisie manuelle » impose de choisir le client depuis le CRM. Un utilisateur qui tente de finaliser sans client CRM voit « La saisie manuelle est désactivée pour cette entité juridique : sélectionnez un client depuis le CRM. » Voir Client et données CRM.
• Les proformas et une connexion PDP sont exclusives sur une même entité juridique. Voir Proformas et Connecter un PDP et synchroniser.
• Ces deux réglages commandent l'apparition des entrées de menu du module : « Proformas » n'apparaît que si au moins une entité juridique a la génération de proformas activée, et « Factures » que si au moins une entité juridique porte une connexion PDP. Les deux entrées demandent en outre que l'utilisateur ait accès aux factures. « Devis » reste toujours visible.
• La liste des « Entités CRM rattachables » alimente le bouton « Liens » des devis et factures de l'entité. Voir Liens CRM et contrats.

Effet d'une modification sur les documents existants

Modifier les informations vendeur met à jour le bloc vendeur des devis et factures en brouillon rattachés à l'entité. Les documents finalisés gardent les informations figées au moment de leur finalisation.

Les autres réglages (numérotation, taux, colonnes, mentions) ne s'appliquent qu'aux documents créés ou finalisés ensuite.

Archivage

La fenêtre de confirmation affiche le décompte avant l'action : « {quotes} devis et {invoices} factures en brouillon seront archivés. » et, le cas échéant, « Seuls les éléments en brouillon sont archivables. Les autres restent inchangés. » Après l'action, un message récapitule le nombre d'éléments archivés et ignorés.

Événements de l'historique

Questions fréquentes

Puis-je changer le groupe d'une entité juridique après sa création ? Non. Le groupe est fixé à la création et n'est pas repris lors d'une mise à jour.

Puis-je supprimer une entité juridique ? Non. L'archivage est la seule opération disponible ; il masque l'entité sans toucher aux documents déjà émis.

Que se passe-t-il si je diminue le compteur d'une série ? Le prochain document reprend à ce compteur augmenté de un, et peut donc porter un numéro déjà utilisé. Ne réduisez un compteur qu'en connaissance de cause.

Pourquoi la section « Logo » n'apparaît-elle pas ? Parce qu'une connexion PDP est configurée sur cette entité : les PDF viennent alors de la plateforme, qui porte sa propre mise en page.