Créer et modifier un produit

À quoi ça sert

Une fiche produit décrit un article ou une prestation que vous vendez : son nom, sa catégorie, son prix de vente, sa TVA et, si vous les suivez, son prix d'achat, sa référence et son unité.

À la création, vous choisissez si la fiche part en brouillon, le temps de la compléter, ou directement en actif, prête à être utilisée. Vous pouvez ensuite la modifier tant qu'elle n'est pas archivée.

Quand une nouvelle fiche ressemble à une fiche existante, la duplication évite de tout ressaisir.

Concepts clés

• Type — la catégorie de la fiche. La liste propose les catégories actives de votre organisation, « Produit » et « Service » par défaut. Elle détermine les champs personnalisés affichés sous le formulaire.
• Groupe — le groupe propriétaire de la fiche. Vous ne pouvez choisir qu'un groupe dont vous êtes membre.
• Référence — un code libre, facultatif, mais unique dans l'organisation : deux fiches ne peuvent pas porter la même.
• Prix d'achat HT — facultatif. Il n'est pas proposé lorsque la catégorie choisie masque le prix d'achat. Voir Gérer les catégories de produits.
• Champs personnalisés — les champs propres à la catégorie choisie, définis par un administrateur. Certains ne sont modifiables que par les membres de groupes choisis à l'avance ; les autres utilisateurs les voient en lecture seule. Voir Champs personnalisés par catégorie.

Comment faire

Créer un produit

1. Dans le menu, ouvrez « Catalogue » puis « Produits ».
2. Cliquez sur « Nouveau produit ». Le formulaire s'ouvre dans le panneau latéral. Sur mobile, utilisez le bouton rond en bas de l'écran.
3. Renseignez le « Nom ».
4. Choisissez le « Groupe ».
5. Ajoutez une « Description » si nécessaire.
6. Choisissez le « Type ». La liste ne propose que les catégories non archivées ; la première est présélectionnée.
7. Renseignez la « Référence » si vous en utilisez une.
8. Renseignez le « Prix d'achat HT » lorsqu'il est proposé, puis le « Prix de vente HT ».
9. Vérifiez la « TVA (%) », préremplie à 20, et renseignez l'« Unité » si vous en utilisez une (par exemple m², pièce, heure).
10. Complétez les champs personnalisés de la catégorie s'il y en a.
11. Cliquez sur « Créer brouillon », ou sur « Créer actif » pour rendre la fiche immédiatement utilisable.

Le message « Brouillon créé » ou « Produit créé » s'affiche et le panneau se referme. Si vous étiez sur la vue des produits archivés, la liste revient à la vue normale pour que la nouvelle fiche soit visible.

Créer un produit en page pleine

1. Depuis la liste, cliquez sur « Nouveau produit », puis sur l'icône d'agrandissement dans l'en-tête du panneau.
2. Remplissez le formulaire de la même façon.
3. Cliquez sur « Créer brouillon » ou « Créer actif ».

La fiche créée s'ouvre aussitôt en page pleine. Si vous aviez commencé à saisir dans le panneau latéral, votre saisie est conservée à l'agrandissement.

Modifier un produit

1. Ouvrez la fiche depuis la liste des produits.
2. Restez sur l'onglet « Détails » et modifiez les champs voulus.
3. Cliquez sur « Enregistrer ».

Le bouton « Enregistrer » ne s'active qu'après une modification. Le message « Produit mis à jour » confirme l'enregistrement.

Un produit archivé s'ouvre en lecture seule : les champs sont désactivés et le bouton « Enregistrer » n'est pas proposé.

Changer la catégorie d'un produit

1. Ouvrez la fiche et modifiez le champ « Type ».
2. Les champs personnalisés affichés sont remplacés par ceux de la nouvelle catégorie.
3. Cliquez sur « Enregistrer ».

Les valeurs saisies pour les champs de l'ancienne catégorie ne sont pas reprises : renseignez les champs de la nouvelle catégorie avant d'enregistrer.

Dupliquer un produit

1. Ouvrez la fiche à copier.
2. Cliquez sur « Dupliquer ».

Une nouvelle fiche est créée au statut « Brouillon », nommée « Copie de : » suivi du nom d'origine, avec les mêmes valeurs. La copie s'ouvre à la place de la fiche d'origine et le message « Produit dupliqué » s'affiche.

Si la fiche d'origine porte une référence, la copie reçoit cette référence suivie de -copie ; si cette référence est déjà prise, un numéro est ajouté (-copie-2, -copie-3…).

Le bouton « Dupliquer » est inactif tant que des modifications ne sont pas enregistrées : enregistrez ou annulez-les d'abord.

Référence

Champs de la fiche

Les montants acceptent la virgule comme séparateur décimal et sont enregistrés avec deux décimales. Une valeur non numérique est refusée par « Doit être un nombre valide ».

Messages d'erreur à l'enregistrement

Statut à la création

Un brouillon peut être activé plus tard. Voir Activer, archiver et désarchiver un produit.

Ce que reprend une duplication

Questions fréquentes

Puis-je réutiliser la référence d'un produit archivé ?

Non. La référence reste réservée par la fiche archivée : l'enregistrement est refusé par « Cette référence est déjà utilisée ». Modifiez la référence de la fiche archivée si vous voulez la libérer.

Pourquoi le champ « Prix d'achat HT » a-t-il disparu ?

La catégorie sélectionnée masque le prix d'achat. Ce réglage se change par catégorie dans l'administration du catalogue.

Puis-je vider un prix d'achat déjà renseigné ?

Non. Effacer le champ puis enregistrer laisse la valeur précédente en place. Saisissez une autre valeur si le prix a changé.

Que se passe-t-il si je ferme le panneau avec une saisie en cours ?

Une confirmation s'affiche avant de perdre les modifications non enregistrées. En agrandissant le panneau en page pleine, la saisie est au contraire conservée.