Proformas et transmission au cabinet comptable

À quoi ça sert

Une proforma est un document sans valeur comptable ni fiscale. Elle sert quand la facture définitive n'est pas émise par Deltia mais par un cabinet comptable, sur sa propre plateforme agréée : vous composez le détail de la prestation dans Deltia, vous transmettez la proforma au cabinet, et vous notez ensuite la référence de la vraie facture qu'il a émise.

C'est la voie prévue pour une entité juridique qui n'a pas de connexion à une plateforme de dématérialisation. Les deux sont exclusives : une entité juridique a soit un connecteur PDP et émet des factures, soit les proformas activées.

L'entrée « Proformas » n'apparaît dans le menu que si deux conditions sont réunies : vous disposez du droit « factures », comme pour la section Factures, et au moins une entité juridique de l'organisation a les proformas activées. Voir Droits d'accès et visibilité par groupe.

Concepts clés

• Proforma — document non fiscal reprenant vendeur, client, lignes et totaux. Son PDF porte un filigrane et une mention explicite.
• Entité de facturation — l'entité juridique émettrice. Seules celles dont les proformas sont activées, et qui ne sont pas archivées, sont proposées à la création. Elle détermine aussi le groupe de la proforma. Voir Configurer une entité juridique.
• Numéro provisoire — tant que la proforma est un brouillon, elle n'a pas de numéro. La liste affiche alors son titre, ou à défaut un identifiant temporaire de la forme « Brouillon · A1B2C3 ».
• Émission — action qui attribue le numéro définitif sur la série « Proformas » de l'entité, génère le PDF et fige le document.
• Transmission au cabinet — marque que la proforma a été remise au cabinet comptable. Deltia ne l'envoie pas : l'étape enregistre le fait.
• Proforma interne — proforma créée automatiquement à partir d'une saisie du module Ressources. Elle arrive au statut « Brouillon » et porte en entête les lignes de note de la saisie, par exemple le nom de l'instructeur.

Comment faire

Créer une proforma

1. Dans le menu, ouvrez « Facturation » puis « Proformas ».
2. Cliquez sur « Nouvelle proforma ». Le bouton propose l'ouverture en volet ou en pleine page.
3. Choisissez l'entité de facturation. S'il n'y en a qu'une, elle est sélectionnée automatiquement. Le groupe du document n'est pas saisi : il est celui de l'entité choisie.
4. Renseignez le client, puis ajoutez les lignes. Voir Lignes, remises et calcul HT / TVA / TTC.
5. Cliquez sur « Créer la proforma ».

Le message « Proforma créée » confirme l'opération et la proforma s'ouvre au statut « Brouillon ». Si aucune entité juridique n'a les proformas activées, le formulaire affiche « Aucune entité juridique n'a la génération de proformas activée. Activez-la dans l'administration facturation. »

Émettre une proforma

1. Ouvrez la proforma au statut « Brouillon ».
2. Dans le menu « Actions », choisissez « Émettre ».

Le message « Proforma émise » confirme l'opération. Le numéro définitif est attribué, le PDF est produit et la proforma passe au statut « Émise ». Elle n'est plus modifiable : « Une proforma ne peut être modifiée qu'à l'état brouillon. »

Transmettre la proforma au cabinet

1. Ouvrez une proforma au statut « Émise ».
2. Dans le menu « Actions », choisissez « Transmettre au cabinet ».

Le message « Proforma transmise au cabinet » confirme l'opération et le statut passe à « Transmise au cabinet ».

Marquer une proforma facturée

1. Ouvrez une proforma au statut « Émise » ou « Transmise au cabinet ».
2. Dans le menu « Actions », choisissez « Marquer facturée ».
3. Dans la fenêtre « Marquer comme facturée », renseignez si vous le souhaitez le « N° de la vraie facture (optionnel) » et la « Date de la vraie facture (optionnel) ».
4. Cliquez sur « Confirmer ».

Le message « Proforma marquée facturée » confirme l'opération. La proforma passe au statut « Facturée », qui est terminal, et son entête affiche « Facturée par le cabinet — n° {numéro} du {date}. » lorsque le numéro a été renseigné.

Consulter le PDF

Dans le menu « Actions », « Voir le PDF » ouvre le document dans un nouvel onglet. Sur la pleine page, un onglet « PDF » l'affiche directement à côté de l'onglet « Détails ». Le PDF n'existe qu'à partir de l'émission.

Annuler une proforma

1. Ouvrez la proforma.
2. Dans le menu « Actions », choisissez « Annuler ».

Le message « Proforma annulée » confirme l'opération. L'action n'est pas proposée sur une proforma déjà « Facturée » ou « Annulée ».

Annuler plusieurs proformas en une fois

1. Dans la liste « Proformas », cochez les proformas concernées.
2. Dans la barre qui apparaît, cliquez sur « Annuler ».
3. Confirmez : « {n} documents vont être annulés. Cette action est définitive. »

L'annulation est la seule opération de masse proposée sur les proformas. Le compte rendu indique le nombre de documents traités et, en cas d'échec partiel, liste les « Documents non modifiés ». La sélection est limitée à 50 documents : « Vous ne pouvez pas modifier plus de 50 documents à la fois ». Toute modification de la recherche, des filtres ou de la page vide la sélection.

Consulter ses proformas en tant qu'instructeur

Un instructeur ne voit que ses propres proformas. Le menu se réduit à « Mes proformas » et toute autre page de Facturation y renvoie. La page liste les proformas issues de son formulaire de saisie, en lecture seule et sans menu d'actions ; lorsque plusieurs formulaires le concernent, un sélecteur permet de passer de l'un à l'autre. Voir Droits d'accès et visibilité par groupe.

Référence

Statuts d'une proforma. Le libellé affiché sur le document et celui utilisé dans le filtre « Statut » diffèrent.

Transitions autorisées.

« Facturée » et « Annulée » sont terminaux : une fois la facture définitive émise par le cabinet, l'annuler dans Deltia ne changerait rien à ce document extérieur.

Actions et conditions d'affichage.

Vérifications à l'émission. Un manque bloque l'opération.

Le client d'une proforma se limite à son nom : contrairement à une facture, l'adresse, le code postal et la ville ne sont pas exigés pour émettre.

Mentions portées par le PDF, en plus du contenu habituel d'un devis ou d'une facture : le filigrane « PROFORMA », l'intitulé « Facture proforma », la mention « Ceci n'est pas une facture — document sans valeur comptable ni fiscale. » et, ajoutée aux mentions légales de l'entité, « TVA prévisionnelle, exigible à l'émission de la facture définitive. »

Colonnes de la liste « Proformas » : Numéro, Titre, Client, Entité de facturation, Montant TTC, Statut, Date d'émission. La recherche porte sur « Rechercher une proforma… ». Les filtres avancés portent sur le N° Proforma, le titre, le statut, le client (nom), le montant TTC, la date d'émission, la date de création, le groupe et l'entité de facturation.

L'historique d'une proforma retrace : proforma créée, mise à jour, émise, transmise au cabinet, traitée, annulée.

Messages d'erreur propres aux proformas.

Questions fréquentes

Une proforma vaut-elle facture ? Non. Son PDF porte la mention « Ceci n'est pas une facture — document sans valeur comptable ni fiscale. » La facture définitive est émise par le cabinet comptable.

Puis-je activer les proformas sur une entité juridique déjà connectée à un PDP ? Non, les deux sont exclusifs sur une même entité. Il faut retirer la connexion PDP pour activer les proformas, ou l'inverse.

Puis-je modifier une proforma après l'avoir émise ? Non. Seul un brouillon est modifiable. Annulez la proforma et créez-en une nouvelle.

La numérotation des proformas suit-elle celle des factures ? Non, la série « Proformas » est indépendante de celles des devis, des factures et des avoirs.

Deltia envoie-t-il la proforma au cabinet ? Non. « Transmettre au cabinet » enregistre l'étape dans le suivi ; la remise du document se fait par vos propres moyens, à partir du PDF.

Un instructeur peut-il modifier ou émettre ses proformas ? Non. Sa vue est en lecture seule et ne propose aucun menu d'actions.