Enregistrer et corriger vos saisies
Remplir un formulaire de saisie depuis votre espace, relire le récapitulatif et corriger une saisie non validée
À quoi ça sert
Certains prestataires vous demandent de déclarer vous-même votre utilisation d'une ressource : une durée, un relevé, une quantité. Votre espace propose alors un formulaire de saisie, et un récapitulatif de tout ce que vous avez déclaré.
Une saisie peut donner lieu à facturation. Tant que le document de facturation correspondant n'a pas été validé par votre prestataire, vous pouvez encore corriger votre saisie depuis votre espace. Une fois ce document validé, la saisie est figée.
Concepts clés
- Formulaire de saisie — le formulaire associé à un ensemble de ressources. Son titre et ses champs sont définis par votre prestataire. Il reste disponible en permanence : enregistrer une saisie ne le fait pas disparaître, il se vide pour la suivante.
- Ressource — la ressource concernée par la saisie, à désigner en premier. Elle est obligatoire.
- Statut de facturation — l'état du traitement facturier de la saisie : « Non facturable », « En attente », « Brouillon » ou « Échec ».
- Saisie validée — une saisie dont le document de facturation a été validé. Elle n'est plus modifiable.
Comment faire
Enregistrer une saisie
- Ouvrez votre espace et repérez le bloc « Saisie » ; lorsque votre espace est présenté en onglets, il s'agit de l'onglet du même nom. Un formulaire est proposé par ensemble de ressources qui vous est ouvert.
- Choisissez la ressource concernée dans la première liste. Le bouton d'enregistrement reste inactif tant qu'aucune ressource n'est désignée.
- Renseignez les champs du formulaire.
- Cliquez sur « Enregistrer ».
Le message « Saisie enregistrée. » s'affiche, le formulaire se vide et reste disponible pour la saisie suivante. La saisie apparaît dans le récapitulatif.
En cas d'échec : « La saisie n'a pas pu être enregistrée. » Le formulaire reste rempli ; vous pouvez réessayer sans risque de double enregistrement.
Retrouver vos saisies
- Repérez le bloc « Mes saisies » de votre espace ; en présentation par onglets, il porte le même nom. Un tableau est affiché par ensemble de ressources.
- Utilisez le champ de recherche pour retrouver une saisie.
- Cliquez sur « Filtres » pour combiner plusieurs conditions, ou sur l'en-tête d'une colonne pour trier et filtrer dessus.
- Changez de page et réglez le nombre de lignes avec la pagination, en bas du tableau.
Sans saisie enregistrée : « Aucune saisie enregistrée. » Quand la recherche ou les filtres ne ramènent rien : « Aucune saisie ne correspond aux filtres. »
Consulter le détail d'une saisie
- Dans le récapitulatif, cliquez sur le nom de la ressource, en début de ligne.
Le détail s'ouvre dans un panneau latéral (« Détail de la saisie ») ou en pleine page, selon le réglage « Liens en plein écran » de votre compte — voir Régler votre compte. Un clic avec la touche Ctrl ou Cmd ouvre le détail dans un nouvel onglet.
Corriger une saisie
- Ouvrez le détail de la saisie.
- Modifiez les champs concernés.
- Cliquez sur « Enregistrer ».
« Saisie modifiée » confirme l'enregistrement, et l'écran reste ouvert. En cas d'échec : « La modification n'a pas pu être enregistrée ».
La quantité facturée est recalculée à partir de vos nouvelles valeurs, sur les mêmes conditions tarifaires que celles retenues au moment de la saisie d'origine. Le document de facturation en brouillon est mis à jour.
Si la saisie n'est plus modifiable, le détail s'ouvre en lecture seule et affiche le bandeau « Cette saisie est validée : elle n'est plus modifiable. » Les valeurs restent consultables, sans champ modifiable ni bouton d'enregistrement.
Référence
Colonnes du récapitulatif
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Nom de l'ensemble de ressources | La ressource concernée. C'est le lien vers le détail |
| Champs du formulaire | Une colonne par champ configuré, dans l'ordre du formulaire |
| Quantité | Les quantités facturables calculées, avec leur unité. Un tiret quand il n'y en a pas |
| Facturation | Le statut de facturation de la saisie |
| Saisie le | Date et heure d'enregistrement |
Le tri porte sur une seule colonne à la fois.
Statuts de facturation
| Statut | Signification |
|---|---|
| Non facturable | La saisie ne donne lieu à aucune facturation |
| En attente | La facturation n'a pas encore été produite |
| Brouillon | Un document de facturation existe et n'est pas encore validé |
| Échec | La facturation n'a pas pu être produite. Votre prestataire doit intervenir |
Quand une saisie est-elle encore modifiable ?
| Situation | Modifiable |
|---|---|
| Saisie enregistrée depuis votre espace, sans document de facturation | Oui |
| Saisie enregistrée depuis votre espace, document de facturation encore en brouillon | Oui |
| Saisie enregistrée depuis votre espace, document de facturation validé | Non |
| Saisie enregistrée par votre prestataire, pas depuis votre espace | Non |
| Saisie d'un autre client | Non — elle n'apparaît pas dans votre espace |
Le signal fiable est le détail de la saisie : le bandeau « Cette saisie est validée : elle n'est plus modifiable. » indique qu'elle est figée. Le statut « Brouillon » de la colonne « Facturation » ne suffit pas à lui seul à conclure.
Comportements automatiques
- Le formulaire ne disparaît pas après un enregistrement : il se vide et reste disponible.
- Certains champs peuvent être pré-remplis à partir de votre saisie précédente sur la même ressource. La valeur proposée reste modifiable.
- Un même envoi ne peut pas être enregistré deux fois : réessayer après un échec ne crée pas de doublon.
- Une correction est enregistrée comme telle : votre prestataire sait qu'elle a eu lieu.
- Les blocs « Saisie » et « Mes saisies » n'apparaissent que si au moins un formulaire vous est ouvert.
Questions fréquentes
Puis-je supprimer une saisie ?
Non. Une saisie enregistrée ne peut pas être supprimée depuis votre espace. Tant qu'elle est modifiable, corrigez-la ; sinon, adressez-vous à votre prestataire.
Puis-je corriger une saisie déjà facturée ?
Seulement tant que le document de facturation est encore en brouillon. Une fois ce document validé, la saisie est figée : « Cette saisie est validée : elle n'est plus modifiable. » La régularisation relève alors de votre prestataire.
Puis-je changer la ressource d'une saisie déjà enregistrée ?
Non. La ressource est fixée au moment de l'enregistrement et n'apparaît pas parmi les champs modifiables de la correction.
Puis-je corriger une saisie que je n'ai pas faite moi-même ?
Non. Seules les saisies que vous avez enregistrées depuis votre espace sont corrigeables ; une saisie enregistrée par votre prestataire s'ouvre en lecture seule.
Pourquoi ma correction n'a-t-elle pas changé le montant facturé ?
Le calcul s'appuie sur les conditions tarifaires retenues au moment de la saisie d'origine, et non sur celles en vigueur aujourd'hui : une évolution de tarif depuis lors ne s'applique pas à une saisie déjà enregistrée.