Inviter un client
Envoyer une invitation depuis une fiche CRM, choisir le mode d'invitation et suivre la validité du lien
À quoi ça sert
Inviter un client, c'est lui envoyer par e-mail un lien qui lui permet de choisir son mot de passe et d'ouvrir son espace. L'invitation part toujours d'une fiche CRM : c'est elle qui désigne le client, qui fournit son groupe et, selon le mode retenu, son nom et son adresse e-mail.
Le compte est créé dès l'envoi, au statut « Invité ». Il devient « Actif » quand la personne suit le lien et choisit son mot de passe. Voir Activer votre compte pour ce que le client voit de son côté.
Concepts clés
- Mode d'invitation — réglage de l'organisation : « Un compte par fiche CRM » (le nom et l'adresse sont repris du CRM) ou « Plusieurs comptes par entité » (ils sont saisis à la main). Voir Configurer les invitations du portail.
- Groupe hérité — le compte prend le groupe de la fiche CRM choisie. Il n'est pas proposé dans le formulaire.
- Validité de l'invitation — le nombre de jours pendant lesquels le lien reste utilisable, de 1 à 30. Passé ce délai, il faut renvoyer une invitation.
- Message d'accueil — un texte libre ajouté à l'e-mail d'invitation.
- Compte facturé — le compte occupe une place dès l'invitation, avant même l'activation. Voir Suivre la limite de comptes.
Comment faire
Ouvrir le formulaire d'invitation
- Ouvrez « Portail client ».
- Cliquez sur « Inviter », en haut à droite. Le bouton est scindé : la partie principale ouvre le formulaire selon votre préférence d'ouverture, l'icône à côté ouvre l'autre mode, volet latéral ou page pleine.
- Sur une liste encore vide, le bouton central « Ajouter un premier invité » ouvre le même formulaire.
Le formulaire est aussi disponible comme bloc de la page d'accueil, sous le titre « Inviter un utilisateur externe ». Voir Page d'accueil.
Inviter avec le mode « Un compte par fiche CRM »
- Ouvrez le formulaire d'invitation.
- Sous « Entité CRM », un bloc s'affiche par type d'entité configuré. Dans celui qui convient, cliquez sur « Rechercher une entité... » et choisissez la fiche.
- Les champs « Prénom », « Nom » et « Email » se remplissent seuls et ne sont pas modifiables : ils portent le badge « Depuis le CRM ».
- Réglez les accès du compte : sections, plannings, formulaires de saisie, types de tickets. Voir Régler les accès d'un compte.
- Vérifiez « Validité de l'invitation (jours) ».
- Ajoutez si vous le souhaitez un « Message d'accueil ».
- Cliquez sur « Envoyer l'invitation ».
Le message « Invitation envoyée » s'affiche et le compte apparaît dans la liste au statut « Invité ». Ouvert en volet latéral, le formulaire se ferme ; en page pleine ou depuis la page d'accueil, il se vide et reste ouvert pour enchaîner une autre invitation.
Compléter une information manquante dans le CRM
- Dans le formulaire, repérez le champ portant le badge rouge « Manquant ».
- Cliquez sur « Compléter dans le CRM ».
- La fiche s'ouvre en édition sur le champ concerné. Renseignez-le et enregistrez.
- Revenez au formulaire : la valeur s'affiche et le badge redevient « Depuis le CRM ».
Tant qu'un des trois champs manque, « Envoyer l'invitation » reste inactif.
Inviter avec le mode « Plusieurs comptes par entité »
- Ouvrez le formulaire d'invitation.
- Choisissez la fiche CRM à laquelle le compte sera rattaché.
- Dans « Informations du compte », saisissez « Prénom », « Nom » et « Email ». L'aide rappelle : « Ces informations ne sont pas reprises du CRM : saisissez-les manuellement. »
- Réglez les accès, dont « Visibilité des tickets » si vous accordez au moins un type de ticket.
- Cliquez sur « Envoyer l'invitation ».
Plusieurs comptes peuvent ainsi être rattachés à une même fiche CRM. Le groupe reste celui de la fiche pour tous.
Créer la fiche CRM depuis le formulaire
- Dans le bloc du type d'entité voulu, cliquez sur l'icône « Créer une nouvelle entité CRM ».
- Renseignez la fiche, y compris son groupe, puis enregistrez.
- La fiche créée est automatiquement sélectionnée dans le formulaire d'invitation.
L'invitation en cours est conservée pendant cette parenthèse.
Référence
Champs du formulaire
| Champ | Obligatoire | Remarque |
|---|---|---|
| Entité CRM | Oui | Une seule fiche, dans un des types configurés |
| Prénom, Nom, Email | Oui | Repris du CRM, ou saisis à la main selon le mode |
| Sections accessibles | Non | Pré-cochées d'après la configuration de l'organisation |
| Plannings | Non | Pré-cochés d'après la configuration de l'organisation |
| Formulaires de saisie | Non | Pré-cochés d'après la configuration de l'organisation |
| Tickets | Non | Aucun type accordé par défaut |
| Validité de l'invitation (jours) | Oui | Entre 1 et 30, par défaut la valeur de l'organisation |
| Visibilité des tickets | Non | Mode « Plusieurs comptes par entité », si au moins un type de ticket est accordé |
| Message d'accueil | Non | Texte libre ajouté à l'e-mail |
Les champs CRM affichés en entête du portail ne sont pas proposés à l'invitation : ils s'activent compte par compte ensuite. Voir Régler les accès d'un compte.
Pourquoi « Envoyer l'invitation » reste inactif
- Aucune fiche CRM n'est sélectionnée.
- Le groupe de la fiche n'a pas pu être déterminé.
- Mode « Un compte par fiche CRM » : au moins un des trois champs Prénom, Nom, Email manque dans la fiche.
- Mode « Plusieurs comptes par entité » : le prénom, le nom ou l'adresse e-mail n'est pas renseigné, ou l'adresse n'a pas un format valide.
- L'envoi est en cours ; le bouton affiche alors « Envoi en cours... ».
Ce qui empêche l'invitation
| Message | Situation |
|---|---|
| « La configuration du portail client est incomplète. Configurez au moins un type d'entité CRM et son mapping avant d'inviter. » | Aucun type d'entité CRM déclaré |
| « Ce type d'entité CRM n'est pas configuré sur le portail client. Ajoutez-le dans la configuration du portail, ou choisissez un type déjà configuré. » | La fiche appartient à un type retiré de la configuration |
| « Cet enregistrement CRM est déjà lié à un compte portail actif. » | Mode « Un compte par fiche CRM », fiche déjà invitée |
| « Cette adresse email possède déjà un compte sur le portail client. » | Un compte du portail existe déjà avec cette adresse |
| « Cette adresse email est déjà utilisée par un compte existant. L'invitation n'a pas pu être envoyée. » | L'adresse est prise par un autre compte de la plateforme |
| « Champs manquants dans l'enregistrement CRM : {fields} » | Un champ mappé est vide dans la fiche |
| « L'enregistrement CRM lié à cette invitation est introuvable. » | La fiche a été supprimée entretemps |
| « Limite de comptes portail atteinte ({used}/{limit}). Demandez des comptes supplémentaires ou désactivez un compte existant. » | Le plafond de comptes est atteint |
| « Le prénom, le nom et l'e-mail sont requis. » | Mode « Plusieurs comptes par entité », profil incomplet |
Quand le plafond est atteint, le formulaire n'est même pas proposé : le bouton « Inviter » ouvre à la place la fenêtre de demande de comptes supplémentaires, précédée du rappel « Vous avez atteint la limite de {limit} comptes portail. Pour inviter un nouveau client, demandez une augmentation ou désactivez un compte existant. »
Comportements automatiques
- Le compte est créé au statut « Invité », avec la date d'invitation et la date de dernière invitation.
- L'e-mail reprend le nom, le logo et la couleur principale de votre organisation. Voir Thème et apparence.
- Le groupe du compte suit ensuite le groupe de la fiche CRM : s'il change dans le CRM, le compte est réaligné.
- En mode « Un compte par fiche CRM », le prénom, le nom et l'adresse e-mail du compte suivent également les champs de la fiche. Un changement d'adresse déconnecte les sessions en cours du client.
- La liste des comptes et le compteur de comptes facturés sont rafraîchis après l'envoi.
Questions fréquentes
Puis-je choisir le groupe du compte au moment de l'invitation ? Non. Le compte prend le groupe de la fiche CRM. Pour le changer ensuite, vous modifiez le groupe depuis la fiche du compte, ce qui déplace aussi la fiche CRM. Voir Gérer les comptes du portail.
Que se passe-t-il si le client n'utilise pas son lien à temps ? Le lien cesse d'être valable et le client voit « Le lien d'invitation est invalide ou expiré ». Depuis la fiche du compte, utilisez « Renvoyer l'invitation » : un nouveau lien est produit et l'ancien devient inutilisable.
Puis-je inviter la même adresse e-mail deux fois ? Non. Une adresse ne peut porter qu'un seul compte sur la plateforme. Pour la réutiliser, il faut d'abord supprimer le compte existant, ce que seul un administrateur de l'organisation peut faire.
Puis-je modifier le message d'accueil après l'envoi ? Non. Il est fixé à l'invitation et repris tel quel lors d'un renvoi.