Configurer les actions

À quoi ça sert

Les actions sont ce que la règle fait une fois son déclencheur allumé et sa condition vérifiée. Treize actions existent, et une règle peut en enchaîner plusieurs : elles s'exécutent dans l'ordre où elles apparaissent dans le formulaire, et chacune rend son propre résultat dans le suivi des exécutions.

Chaque type d'action propose des champs guidés pour ses paramètres les plus courants — un sélecteur de type de tâche, une ligne par champ à modifier, une recherche de produit. Un paramètre qu'aucun champ guidé ne représente encore (une variable, une clé moins courante) se saisit dans le repli « Autres paramètres (JSON) », un objet JSON qui complète les champs guidés sans les remplacer.

Concepts clés

• Paramètres — ce que l'action doit produire, saisi par des champs guidés et complété si besoin par l'objet JSON « Autres paramètres (JSON) ». Les valeurs acceptent les variables du déclencheur.
• Variable du déclencheur — une valeur lue sur l'objet qui a déclenché la règle, écrite {{trigger.record.<champ>}}. Voir la section de référence. Absente sur une règle au déclencheur « Date », qui n'a pas de fiche déclencheuse.
• Cibles à modifier — pour les deux actions de mise à jour, le filtre qui désigne les objets à modifier. On choisit un filtre, jamais un objet précis.
• Plafond — une action de mise à jour ne modifie que les 50 premiers objets correspondant à son filtre.
• Charge de modification — pour une mise à jour, l'objet JSON ne contient que les champs à changer : le reste de la fiche ou de la tâche ne bouge pas.
• Résultat — chaque action se termine par « exécutée », « ignorée » ou « erreur », ou reste « en attente de validation », visible dans l'onglet « Exécutions ».

Comment faire

Ajouter une action

1. Dans le bloc « Actions », cliquez sur « Ajouter une action ».
2. Choisissez le « Type d'action ».
3. Renseignez ses paramètres.
4. Ajoutez si besoin une « Condition (optionnelle) », une « Confirmation de l'action », un « Pré-traitement IA » (voir Pré-traiter une action avec l'IA) et l'option « Soumettre à validation » (voir Valider les actions des automatisations).

Pour retirer une action, utilisez l'icône de corbeille de son en-tête « Action 1 », « Action 2 »…

Insérer une variable du déclencheur

1. Dans un champ de valeur, ou dans « Autres paramètres (JSON) », placez le curseur à l'endroit voulu.
2. Sous le champ, dans « Variables du déclencheur », cliquez sur la variable.

Elle est insérée à la position du curseur. Les puces sont proposées pour les déclencheurs CRM, Tâches et boîte mail ; pour les autres modules, saisissez la variable manuellement en reprenant le nom technique du champ.

Partir de l'exemple fourni

1. Choisissez le type d'action.
2. Sous « Autres paramètres (JSON) », cliquez sur « Insérer l'exemple » : il contient les clés attendues, les valeurs à remplacer entre chevrons.

Affecter la personne qui a déclenché la règle

1. Ajoutez une action « Mettre à jour une tâche ».
2. Dans les modifications, ajoutez le champ « Responsables ».
3. Choisissez l'option « L'auteur du déclenchement », en tête de la liste.

Elle désigne la personne dont l'action a mis la règle en marche, résolue à l'exécution. Une règle déclenchée sans personne derrière — le rattrapage automatique, une action venue de l'espace client — n'a personne à affecter et l'action échoue plutôt que d'affecter n'importe qui : posez une condition si ce cas peut se produire.

La même valeur s'écrit {{trigger.actor.id}} dans une condition ou un paramètre saisi à la main.

Créer une tâche de suivi

1. Ajoutez une action « Créer une tâche ».
2. Renseignez « Nom de la tâche », « Type de tâche » et si besoin « Périmètre ».
3. Sous « Champs à renseigner », ajoutez un champ (natif ou personnalisé) et saisissez sa valeur avec le widget adapté à son type (date, liste…).

Tous les champs de la tâche sont utilisables, y compris les champs personnalisés. Un champ inconnu ou mal formé fait échouer l'action au lieu d'être ignoré. Un paramètre qu'aucun champ guidé ne couvre encore se saisit dans « Autres paramètres (JSON) ». Voir Créer une tâche.

Créer une tâche par élément d'une liste

Une action « Créer une tâche » peut se répéter pour chaque élément d'une liste, par exemple une tâche par pièce jointe d'un contrat : renseignez « Répéter pour chaque élément de ». Voir Répéter une action sur une liste.

Mettre à jour, créer ou annoter des fiches CRM

Trois actions agissent sur les fiches CRM : « Mettre à jour une fiche CRM », « Créer une fiche CRM » et « Ajouter une note à une fiche CRM ». Leur marche à suivre est dans Agir sur des fiches CRM depuis une règle.

Mettre à jour des tâches

1. Ajoutez une action « Mettre à jour une tâche ».
2. Construisez le filtre des tâches à modifier. Il porte sur toutes les tâches, tous types confondus. Un sélecteur « Type pour l'aide » propose les statuts et les champs de ce type, sans figurer dans les paramètres enregistrés.
3. Sous « Champs à modifier », ajoutez chaque champ à changer, dont « Statut » à partir du workflow du type choisi.

Le champ « Statut » est traité à part : il fait passer la tâche par le changement de statut normal, avec ses effets propres.

Quand la règle est elle-même déclenchée par une tâche, le champ « Étiquettes » propose un sélecteur d'opération à côté de sa valeur : « Remplacer », « Ajouter » ou « Retirer ». « Ajouter » et « Retirer » composent automatiquement une formule qui modifie la liste d'étiquettes de la tâche déclenchée sans écraser les étiquettes déjà posées. Voir Calculer une valeur avec une formule.

Quand la modification porte un champ personnalisé, l'avertissement « Écrire un champ personnalisé remplace TOUS les champs personnalisés de la tâche : renseignez aussi ceux à conserver. » s'affiche : renseignez aussi les champs personnalisés que vous voulez garder inchangés.

Créer un devis ou une facture en brouillon

1. Ajoutez une action « Créer un devis (brouillon) » ou « Créer une facture (brouillon) ».
2. Renseignez les champs guidés, groupés en sections dépliables : « Destination », « Contenu », « Rattachement », « Échéance » et « Lignes ».
3. Dans « Produits », recherchez un produit du catalogue (« Rechercher un produit… ») et sélectionnez-le : il s'ajoute sous forme de repère avec son nom.

Un produit peut aussi venir d'un champ catalogue de la fiche déclencheuse, en saisissant une variable {{trigger.record.<champ>}} dans « Produits ». Les deux méthodes se combinent. Voir « Génération des lignes d'un devis ou d'une facture » ci-dessous.

Ouvrir une sortie de stock en brouillon

1. Ajoutez une action « Créer une sortie de stock (brouillon) ».
2. Partez de l'exemple fourni, puis renseignez le périmètre et les articles.

Une personne valide ensuite le brouillon dans le module Stocks. Voir Créer une sortie de stock depuis une règle.

Envoyer un e-mail

1. Ajoutez une action « Envoyer un email ».
2. Renseignez le « Destinataire ». Une adresse fixe, une variable, ou plusieurs adresses séparées par des virgules ou des points-virgules.
3. Renseignez l'« Objet » et le « Corps du message ».
4. Activez « Ajouter un bouton » pour joindre un bouton, avec son libellé et son lien.

Le corps est du texte simple : chaque ligne devient un paragraphe. Le message reprend l'identité visuelle de l'organisation, et chaque envoi apparaît dans Emails envoyés.

Le lien du bouton accepte un chemin de l'application, par exemple /crm/..., ou une adresse complète.

Envoyer une notification

1. Ajoutez une action « Envoyer une notification ».
2. Choisissez un « Modèle de notification » et ajoutez de un à dix destinataires.

Le texte vient d'un modèle créé dans l'onglet « Modèles de notification ». Voir Envoyer une notification depuis une règle.

Ouvrir un accès à l'espace client

1. Ajoutez une action « Inviter à l'espace client ».
2. Depuis un déclencheur contrat, choisissez l'« Enregistrement CRM à inviter » dans « Choisir l'entité CRM du contrat » : les paramètres sont alors renseignés automatiquement.
3. Depuis un déclencheur CRM, désignez la fiche elle-même dans les paramètres.
4. Complétez si besoin « Message d'invitation », « Prénom », « Nom » et « Adresse email » — cette dernière reprend par défaut celle de la fiche CRM.

Un contrat pouvant être rattaché à plusieurs enregistrements CRM, société et contact, cette étape désigne celui sur lequel ouvrir le compte. Seuls les types d'entité configurés sur le portail sont proposés ; si aucun ne l'est, le message « Aucun type d'entité CRM n'est configuré sur le portail client. Configurez-en un dans l'administration du portail avant d'utiliser cette action. » s'affiche. Voir Inviter un client.

Si le compte existe déjà, l'action est marquée « ignorée » et non en erreur.

Appeler un web service

Ajoutez une action « Appeler un web service » pour envoyer, dans l'ordre, des appels à un service web externe (un ERP, un outil de CAO). Voir Appeler un web service depuis une règle.

Lancer une compétence

1. Ajoutez une action « Lancer une compétence ».
2. Dans « Compétence », choisissez une compétence publiée.

La règle lance sa version publiée, avec les droits de la personne qui l'a publiée. Sans compétence publiée, ou sans accès au module de l'assistant IA, « Aucune compétence publiée. Son auteur doit l'avoir publiée avant qu'une règle puisse la lancer. » remplace la liste. Une compétence qui s'arrête sur une écriture qu'elle propose a fait son travail : l'action est « exécutée ». Voir Valider les actions des automatisations pour la validation.

Référence

Actions disponibles

Il n'existe pas d'action de suppression, ni de mise à jour d'un document de facturation, d'un produit ou d'un contrat.

Sur une règle au déclencheur « Date », « Inviter à l'espace client » n'est pas proposée dans la liste des types d'action : elle vise la fiche CRM du déclencheur, qu'une règle planifiée n'a pas. Les douze autres actions restent disponibles, « Envoyer une notification » y est limitée à des personnes précises et à des rôles. Voir Choisir un déclencheur.

Paramètres attendus

Pour « Mettre à jour une fiche CRM », l'entité et le filtre se renseignent par l'éditeur visuel « Cibles à modifier ». Ce tableau liste les clés telles qu'elles sont enregistrées : la plupart se renseignent par un champ guidé, le reste dans « Autres paramètres (JSON) ».

Ajouter ou retirer une étiquette de tâche sans écraser les autres

Proposé uniquement sur le champ « Étiquettes » d'une action « Mettre à jour une tâche », et seulement quand le déclencheur de la règle est lui-même une tâche.

Variables du déclencheur

Une variable seule conserve le type d'origine — nombre, oui/non, liste. Insérée dans une phrase, elle est convertie en texte. Une variable qui ne correspond à aucun champ reste affichée telle quelle dans le résultat : vérifiez le nom technique avec les puces sous le champ des paramètres.

Pour calculer une valeur au lieu de recopier un champ, utilisez une formule. Voir Calculer une valeur avec une formule.

Génération des lignes d'un devis ou d'une facture

Les actions « Créer un devis (brouillon) » et « Créer une facture (brouillon) » génèrent une ligne par produit listé dans « Produits », qu'il vienne de la recherche de produit ou d'un champ catalogue à valeurs multiples de la fiche déclencheuse, toutes avec la quantité indiquée dans « Quantité ». Sans produits, le brouillon est créé sans ligne. Voir Lignes, remises et calcul.

La création d'une facture exige une entité juridique : voir Configurer une entité juridique.

Écrire dans un champ crédit

La valeur écrite est le montant signé à ajouter, jamais le solde obtenu. Voir Calculer une valeur avec une formule et Champ crédit.

Résultats d'une action

Une action en erreur fait passer l'exécution en « Échec » ; les autres actions ont quand même été tentées.

Limites

• Sur une règle déclenchée par un e-mail reçu, une action qui crée un objet ne peut pas reprendre le périmètre du déclencheur, un e-mail n'en ayant pas : nommez le périmètre en toutes lettres.

• Une clé inconnue dans les paramètres d'une création ou d'une mise à jour de fiche CRM, d'un devis, d'une facture, d'une sortie de stock, d'un e-mail, d'une invitation ou d'une compétence fait échouer l'action : elle n'est pas ignorée silencieusement.

• Une action « Créer une fiche CRM » ne renseigne pas un champ réservé à certains rôles : la valeur est écartée sans message d'erreur. La fiche créée déclenche à son tour les règles « À la création » de son entité ; la protection contre les boucles limite l'enchaînement.

• Si le serveur est interrompu pendant une action « Créer une fiche CRM », le rattrapage peut la rejouer et créer la fiche en double.

• Un destinataire d'e-mail qui n'a pas la forme d'une adresse est écarté ; si plus aucun destinataire ne subsiste, l'action échoue.

• Sur une règle déclenchée par un e-mail reçu, les actions sur une tâche ou une fiche CRM peuvent ranger les pièces jointes du message. Voir Ranger les pièces jointes d'un e-mail reçu.

Questions fréquentes

Puis-je supprimer un objet ou modifier un devis, une facture, un produit ou un contrat ?

Non. Aucune action de suppression n'existe, et les seules mises à jour possibles portent sur les fiches CRM et sur les tâches. Les documents de facturation ne peuvent qu'être créés, en brouillon.

Le devis ou la facture créé est-il envoyé au client ?

Non. Il est créé en brouillon et reste à finaliser manuellement. Voir Créer et suivre un devis.

Puis-je créer une fiche seulement si elle n'existe pas déjà ?

Oui : posez sur l'action « Créer une fiche CRM » une condition « Recherche » « aucun résultat n'existe » sur la même entité. Voir Restreindre une règle par une condition.

Comment mettre à jour la fiche qui vient de déclencher la règle ?

Ajoutez une action « Mettre à jour une fiche CRM », choisissez la même entité, et construisez un filtre sur l'identifiant en sélectionnant « Fiche déclencheuse ».

Que se passe-t-il si le même e-mail part deux fois ?

En principe, cela n'arrive pas : après une interruption, le rattrapage reprend après la dernière action déjà terminée, sans la rejouer.