Administration du stock

Configurer les catégories d'articles, les entrepôts et véhicules, les réglages de déstockage et de valorisation, et les droits du module Stocks

À quoi ça sert

L'« Administration » du module « Stocks » est réservée aux administrateurs du module. Elle règle ce qui s'applique à toute l'organisation : l'arborescence des catégories et leur comportement, les lieux de stockage, la méthode de valorisation, ce qui sort les ventes du stock, et qui voit les coûts ou ajuste le stock. Elle contient aussi les imports d'articles et de parc ; voir Articles et Parc.

Concepts clés

Catégorie — un nœud de l'arborescence. Elle porte des champs personnalisés et un comportement, que ses sous-catégories héritent.
Surcharge — l'adaptation, dans une sous-catégorie, d'un champ hérité déclaré « Surchargeable ». Un champ verrouillé ne se modifie que sur la catégorie qui l'a créé.
Comportement — comment les articles d'une catégorie sont suivis et stockés. Une valeur non définie sur la catégorie est héritée du parent, puis des réglages de l'organisation.
Entrepôt — un lieu de stockage ; types « Entrepôt », « Véhicule », « Chez les clients », « En réparation ».
Emplacement — un sous-lieu d'un entrepôt, identifié par un code scanné sur l'étiquette.

Comment faire

Créer et ranger les catégories

Dans « Stocks », cliquez sur « Administration », onglet « Catégories ».
Cliquez sur « Nouvelle catégorie », nommez-la, puis « Créer ». Pour une sous-catégorie, utilisez « Ajouter une sous-catégorie ».
Réordonnez ou déplacez par glisser-déposer (« Déplacer la catégorie »).

Résultat : « Ordre des catégories enregistré ». Une catégorie ne se déplace pas sous elle-même ni sous l'une de ses sous-catégories.

Régler une catégorie

Ouvrez la catégorie : quatre sous-onglets.

« Général » : le nom, la catégorie parente et « Archiver » (la catégorie et ses sous-catégories sont archivées, leurs articles restent consultables ; refusé tant que des articles actifs en dépendent).
« Champs » : les champs propres à cette catégorie ; cochez « Surchargeable » pour laisser les sous-catégories les adapter.
« Champs hérités » : « Surcharger » un champ (libellé, obligatoire, texte d'aide, valeur par défaut, options, masquer) ou « Rétablir l'héritage ».
« Comportement » : voir la référence.

Déclarer des entrepôts et des véhicules

Onglet « Entrepôts » : cliquez sur « Nouvel entrepôt ».
Renseignez le « Nom », le « Code (scanné sur l'étiquette) » et le « Type ». Pour un véhicule, indiquez les « Conducteurs » et « Réapprovisionné depuis ».
Pour restreindre l'entrepôt, choisissez les « Rôles autorisés ». Sans rôle, il est ouvert à toute l'organisation.
Ajoutez des emplacements avec « Nouvel emplacement ».

Au premier entrepôt créé, Deltia propose « Suivre le stock par entrepôt ? » : « Passer "Par entrepôt" » change le stockage par défaut, « Garder un stock global » le laisse.

Affecter le stock existant à un entrepôt

Quand des articles ont du stock hors entrepôt, un bandeau les liste. Choisissez l'« Entrepôt de destination » et cliquez sur « Affecter le stock » : un transfert conserve la valeur, après quoi les catégories peuvent suivre le stock par entrepôt.

Désactiver les entrepôts

Le commutateur « Gérer des entrepôts » désactive les entrepôts : le stock rangé revient en stock global, entrepôts et véhicules sont archivés, les catégories repassent au stock global. Les prêts et les réparations restent suivis. C'est refusé tant qu'un entrepôt a du stock négatif.

Régler le module

Onglet « Réglages » : voir la référence ci-dessous, puis « Enregistrer ». Un réglage que vous ne modifiez pas garde sa valeur enregistrée.

Importer des articles ou un parc

Dans le menu de gauche de l'« Administration », « Importer des articles » ouvre l'import décrit dans Articles, et « Importer un parc » celui décrit dans Parc, prêts et garanties. Les deux sont réservés aux administrateurs du module.

Définir les champs des fournisseurs

Onglet « Champs fournisseurs » : ajoutez les champs personnalisés de toutes les fiches fournisseur. Le type d'un champ ne change plus après création, et les champs formule ne sont pas disponibles.

Créer, modifier, supprimer et réordonner les champs personnalisés du stock est réservé aux administrateurs du module Stock : un administrateur d'organisation qui n'administre pas le module est refusé. Un champ en visibilité « Admin uniquement » n'est ni rempli ni visible des autres utilisateurs du module : sa valeur reste masquée dans les listes, les fiches, les historiques, les filtres, les tris et les recherches des articles et des fournisseurs, et la valeur existante est conservée quand un autre utilisateur enregistre la fiche.

Référence

Comportement d'une catégorie :

Réglage	Valeurs
« Suivi des articles »	« Quantité seule », « Par n° de lot », « Par n° de série »
« Date limite (DLC) »	« Obligatoire à la réception », « Non suivie »
« Stockage »	« Stock global, sans lieu », « Par entrepôt », « Par emplacement »
« Entrepôts autorisés »	« Tous les entrepôts » ou une sélection
« Consommation interne »	« Sans contrepartie », « Imputée à une contrepartie », « Imputée et refacturée à la contrepartie »
« Images des articles »	Avec ou sans images
« Suivi en parc »	Chaque unité est suivie au parc, numérotée
« TVA par défaut »	Taux de départ d'un produit catalogue créé depuis un article

Un changement de suivi ou de date limite est refusé tant que des articles concernés ont du stock. Un changement de lieu est refusé seulement si du stock deviendrait inaccessible ; autoriser plus d'entrepôts est libre.

Réglages :

Bloc	Contenu
« Valorisation »	« Prix d'achat réel (lot, sinon premier entré, premier sorti) », « Dernier prix d'achat », « Coût unitaire moyen pondéré (CUMP) » : affichage seulement
« En-tête société »	L'en-tête imprimé sur les commandes fournisseur
« Confidentialité des coûts »	« Rôles qui voient les coûts »
« Ajustements »	« Rôles qui ajustent le stock »
« Mouvements »	« Autoriser le stock négatif » ; « Ce qui sort les ventes du stock » ; « Sortie issue d'une facture » ; « Retour issu d'un avoir »
« Entrepôts par défaut »	« Réceptions », « Sorties sur facture », « Bons de livraison », « Pièces de tâche »
« Références articles »	Numérotation automatique : préfixe et nombre de chiffres
« Comportement par défaut des catégories racines »	Valeurs de départ des catégories
« Numéros d'inventaire du parc »	Format des numéros de type « PARC-00001 »
« Détenteurs du matériel »	Entités CRM qui peuvent détenir du matériel ou recevoir une consommation interne
« Calcul des besoins »	Période, horizon, devis et ordres pris en compte, type de tâche des ordres de fabrication ; voir Besoins nets
« Commandes fournisseur »	« Compter les commandes brouillon comme en commande »

« Ce qui sort les ventes du stock » : « La facture finalisée », « Le bon de livraison expédié », « Les pièces saisies sur les tâches » ou « Rien : sorties manuelles uniquement ». La facture et le bon de livraison s'excluent. Les pièces de tâche peuvent s'ajouter à la facture : la facture laisse alors de côté ce que « Facturer les pièces » a déjà facturé. « Sortie issue d'une facture » et « Retour issu d'un avoir » se choisissent entre « Validée automatiquement » et « Créée en brouillon à vérifier ». Une vente d'articles suivis par numéro de série passe toujours par un brouillon. À l'activation du module ou au passage à la facture, les factures émises avant cette date ne sont pas déstockées.

Droits, accordables à des rôles depuis l'écran des droits (Rôles et droits) :

Droit	Permet
« Voir les coûts du stock »	Voir prix d'achat, valorisation et marges ; saisir un prix d'achat
« Ajuster le stock »	Corriger le stock à la main et valider un inventaire
« Utiliser l'entrepôt »	Voir un entrepôt et y faire entrer ou sortir des marchandises

Les administrateurs du stock ont toujours ces trois droits. Un entrepôt réservé à des rôles n'est ni visible ni utilisable des autres.