Commandes fournisseur

Commander chez un fournisseur, réceptionner les marchandises, réapprovisionner les articles et les véhicules

À quoi ça sert

La commande fournisseur du module « Stocks » garde la trace de ce que vous avez commandé, de ce qui est arrivé et de ce qui reste dû. Elle part au fournisseur en PDF. Chaque réception de marchandise est rattachée à la commande, qui avance de « Envoyée » à « Reçue » puis « Soldée ». Trois onglets aident à décider quoi commander : « À réapprovisionner » pour les articles sous leur seuil, « Besoins nets » pour les besoins à venir (Besoins nets) et « Réassort véhicules » pour les véhicules.

Cette page ne concerne pas les commandes de fournitures du module Achats.

Concepts clés

Commande — un document daté, rattaché à un fournisseur, avec ses lignes (article, conditionnement, quantité, prix HT).
Reste dû — pour chaque ligne, la quantité commandée moins la quantité reçue.
Réception — une opération de stock de type « Réception », rattachée à la commande.
Solder — clore une commande dont le fournisseur ne livrera pas le reste.

Comment faire

Créer une commande

Dans le menu « Stocks », cliquez sur « Commandes », puis « Nouvelle commande ».
Choisissez le « Fournisseur », l'entrepôt « Livrée à » (ou « Sans entrepôt ») et la « Date attendue ».
Cliquez sur « Ajouter un article » et choisissez article et conditionnement. La « Réf. fournisseur » et le prix sont repris des conditions d'achat de l'article. Sans tarif chez ce fournisseur, saisissez le prix : « Cet article n'a pas de tarif chez ce fournisseur : saisissez le prix. »
Saisissez les « Quantité » ; le « Total HT » se calcule. La quantité restante d'une ligne se lit avec son conditionnement, par exemple « 40 m (0,4 Couronne de 100 m) ».
Cliquez sur « Enregistrer le brouillon ».

Résultat : « Commande enregistrée ». Une commande brouillon se modifie librement.

Envoyer la commande

Ouvrez la commande brouillon.
Pour la transmettre par e-mail, cliquez sur « Envoyer par e-mail » et confirmez : la commande part en PDF à l'« E-mail de commande » du fournisseur.
Pour la transmettre autrement, cliquez sur « Télécharger le PDF », puis sur « Marquer envoyée ».
Si une ligne est à 0,00 €, Deltia la signale (« Ligne à 0 € ») et demande « Envoyer avec une ligne à 0 € ? » : cliquez sur « Envoyer quand même » pour confirmer, ou corrigez le prix.

Résultat : « Commande marquée envoyée ». La commande n'est plus modifiable.

Réceptionner une commande

Ouvrez la commande envoyée et cliquez sur « Réceptionner ».
Une réception s'ouvre, préremplie avec la commande. Ajustez les quantités arrivées, les lots, les dates limites ou les numéros de série.
Cliquez sur « Valider ».

Résultat : le stock augmente, la commande passe à « Partiellement reçue » ou « Reçue », et la réception apparaît dans « Réceptions ». Le tableau « Commandé / Reçu / Reste dû » se met à jour.

Solder ou annuler une commande

« Solder la commande » clôt une commande dont le reste dû ne viendra pas : « Commande soldée ».
« Annuler la commande » abandonne un brouillon : il ne pourra plus être envoyé ni réceptionné.

Réapprovisionner depuis les seuils

Ouvrez « Commandes », onglet « À réapprovisionner ».
La liste montre les articles au seuil ou en dessous, après déduction de ce que les fournisseurs doivent déjà : « En stock », « Seuil », « En commande (par entrepôt) », « Manquant », « Fournisseur » et « À commander ».
Sélectionnez les lignes et cliquez sur « Créer les commandes ».

Résultat : une commande brouillon par fournisseur est créée (« N commandes créées »). Un article sans fournisseur affiche « Aucun fournisseur ».

Réassortir les véhicules

Ouvrez « Commandes », onglet « Réassort véhicules ».
Chaque véhicule affiche ce qui lui manque sous ses niveaux, pris dans l'entrepôt qui le réapprovisionne.
Cliquez sur « Créer les transferts » et confirmez.

Résultat : un transfert brouillon est créé par véhicule, à valider avant que le stock bouge. Deux véhicules alimentés par le même dépôt peuvent demander les mêmes unités : le dépôt est compté en entier pour chacun.

Référence

Ce que « À réapprovisionner » déduit : pour le niveau d'un entrepôt, les commandes livrées à cet entrepôt ; pour le niveau de l'article, toutes ses commandes en cours, quel que soit leur entrepôt. Une commande sans entrepôt ne compte donc qu'au niveau de l'article. L'onglet indique si les commandes brouillon sont comptées comme en commande (« Les commandes brouillon sont comptées comme en commande. »), selon le réglage « Compter les commandes brouillon comme en commande » de l'administration du stock. Un article dont la politique de réapprovisionnement n'est pas « Au seuil » n'apparaît pas dans cet onglet ; voir Articles.

Statuts : « Brouillon », « Envoyée », « Partiellement reçue », « Reçue », « Soldée », « Annulée ».

Colonnes de la liste : « N° », « Fournisseur », « Statut », « Lignes », « Attendue le », « Total HT », « Reçu », « Créée le ».

Règles :

Une commande envoyée ne se modifie plus : « Cette commande est déjà envoyée : elle ne peut plus être modifiée. »
Une réception demande une commande envoyée ; une commande close n'accepte plus de réception.
Une commande a besoin d'au moins une ligne.
Une ligne à 0,00 € affiche « Prix à 0 € : saisissez le tarif du fournisseur. » et la commande affiche « Attention : au moins une ligne de la commande est à 0,00 €. »
Les prix d'achat sont des coûts : sans le droit « Voir les coûts du stock », ils n'apparaissent pas, vous ne saisissez pas de prix, et la commande est chiffrée d'après les conditions d'achat de l'article.
Le PDF reprend l'en-tête société choisi dans les réglages du stock, la référence fournisseur de chaque article et le total HT.