Opérations et mouvements

Enregistrer des réceptions, sorties, transferts et ajustements de stock, rattraper les factures à déstocker et lire le grand livre

À quoi ça sert

Toute variation du stock passe par une opération : une réception de marchandise, une sortie, un transfert entre deux lieux ou un ajustement. L'opération se prépare en brouillon, puis se valide : c'est à la validation que le stock bouge. Les mouvements qui en résultent forment le grand livre du stock, que l'on peut consulter article par article ou lieu par lieu.

Concepts clés

Brouillon — une opération enregistrée qui ne touche pas au stock.
Validée — une opération passée au grand livre : les quantités ont bougé. Elle ne se modifie plus ; une erreur se corrige par une nouvelle opération.
Annulée — un brouillon abandonné, qui ne bougera jamais le stock.
Motif — la raison de l'opération (achat, vente, casse, inventaire…).
Contrepartie — la fiche CRM à laquelle une consommation interne est imputée.
Grand livre — la liste ordonnée des mouvements validés.

Comment faire

Enregistrer une opération

Dans le menu « Stocks », cliquez sur « Opérations », puis « Nouvelle opération » et choisissez le type : « Réception », « Sortie », « Transfert » ou « Ajustement ».
Choisissez le « Motif » et, pour une réception, le « Fournisseur ».
Ajoutez les articles : scannez ou saisissez un code-barres, une référence, un numéro de lot ou de série, ou un emplacement dans « Scan » puis Entrée, ou cliquez sur « Ajouter un article ». Un numéro de lot ou de série retrouve son article et préremplit la ligne.
Pour chaque ligne, vérifiez le « Conditionnement » et la « Quantité », le prix (« Prix HT / cond. ») sur une réception, l'« Entrepôt » et l'« Emplacement ». Un transfert demande « Depuis » et « Vers ».
Pour un article suivi, saisissez le « N° de lot », la « DLC » ou les « N° de série » (un par ligne).
Cliquez sur « Enregistrer le brouillon », ou sur « Valider ».
Confirmez « Valider l'opération ? ».

Résultat : « Opération validée » s'affiche et les mouvements apparaissent dans l'onglet « Mouvements » de l'opération.

Imputer une consommation interne

Sur une sortie dont le motif est « Usage interne », choisissez la fiche dans « Imputer à » (« Rechercher : … »). Selon la catégorie de l'article, la contrepartie est demandée. La refacturation se fait depuis les Tableaux de bord.

Annuler un brouillon

Ouvrez l'opération, cliquez sur « Annuler l'opération » et confirmez. Le brouillon est abandonné.

Charger un véhicule

Cliquez sur « Charger le véhicule » dans « Opérations ».
Deltia ouvre un transfert depuis l'entrepôt qui réapprovisionne votre véhicule vers ce véhicule.

Voir aussi « Réassort véhicules » dans Commandes fournisseur.

Rattraper les factures à déstocker

Réservé aux administrateurs du module.

Dans « Opérations », ouvrez l'onglet « À déstocker ».
Repérez les factures dont le stock n'est pas à jour, avec leur état de « Synchronisation ».
Cliquez sur « Rattraper », ou sur « Tout rattraper ».
Pour une facture qui vend des articles suivis par numéro de série, cliquez sur « Choisir les n° de série », sélectionnez les numéros sortis, puis validez.

Résultat : « N factures rattrapées ». Le rattrapage nocturne reprend aussi ces factures.

Lire le grand livre

Cliquez sur « Mouvements ».
Filtrez par type (« Tous les mouvements »), entrepôt, période (« Du » / « Au ») ou article.

Voir le contenu d'un entrepôt

Cliquez sur « Stock par entrepôt » : la liste donne, pour l'entrepôt ou le véhicule choisi, chaque article avec son emplacement, son lot, sa DLC, son numéro de série et sa quantité.

Référence

Types d'opération et motifs proposés :

Type	Motifs
« Réception »	« Achat », « Retour client », « Stock initial », « Autre »
« Sortie »	« Vente », « Consommation sur tâche », « Retour fournisseur », « Casse / perte », « Usage interne », « Remplacement sous garantie », « Autre »
« Transfert »	« Transfert »
« Ajustement »	« Inventaire », « Correction », « Enregistrement au parc »

Le motif « Reprise du parc » (sortie qui installe un matériel repris chez un client) est posé par l'import d'un parc seul.

L'ajustement a un « Sens » : « Entrée » ou « Sortie ». Le motif « Enregistrement au parc » est posé par le module lui-même et ne se choisit pas.

Statuts d'une opération : « Brouillon », « Validée », « Annulée ».

La colonne des lots et numéros de série de l'opération s'intitule « Lot ou n° de série ». Les listes du module gardent leurs en-têtes visibles pendant le défilement ; vous pouvez redimensionner les colonnes, dont la largeur est conservée dans votre navigateur.

Types de mouvement du grand livre : « Entrée », « Sortie », « Transfert sortant », « Transfert entrant », « Ajustement + », « Ajustement − », « Revalorisation ». Colonnes : « Date », « Opération », « Article », « Mouvement », « Lieu », « Quantité », « Stock après », « Valeur ».

Synchronisation d'une facture : « Jamais synchronisée », « Postée », « Brouillon à valider », « Rien à déstocker », « Bloquée », « En échec », « Ignorée ».

Règles :

Un ajustement manuel demande un droit particulier : « Ajuster le stock ». Sans lui : « Ajuster le stock est réservé aux administrateurs du stock et aux rôles qu'ils désignent. »
« Stock insuffisant pour Article (Lieu) : N disponible(s) pour M demandé(s). » s'affiche quand le stock ne suffit pas, avec le nom de l'article et du lieu, sauf si le stock négatif est autorisé dans les réglages (jamais pour un article suivi par lot ou numéro de série).
Scanner le numéro de série d'un matériel qui n'est pas en stock (installé chez un client, prêté, en réparation, en retour fournisseur ou réformé) affiche un avis, par exemple « … n'est pas en stock : installé chez … », avec le lien « Voir le matériel » ; il n'est pas ajouté à une ligne de sortie. Un numéro porté par plusieurs articles demande de scanner le code-barres de l'article, et un numéro déjà sur la ligne est refusé.
Une ligne dont le conditionnement n'est pas celui de son article est refusée.
Un article suivi par lot demande « Saisissez le numéro de lot. » ; une date limite suivie demande « Saisissez la date limite (DLC). » ; un article suivi par numéro de série demande un numéro par unité, sans doublon.
À la sortie d'un lot, le lot à la date limite la plus proche part en premier. Un lot périmé n'est pas proposé.
Un kit ne se stocke pas : une opération qui en nomme un est refusée, ce sont ses composants qui entrent et sortent.
Le matériel prêté ou en réparation ne se déplace pas à la main ; voir Parc.
Quand une opération provient d'un document (facture, bon de livraison, tâche), la colonne « Origine » l'indique.