Articles

À quoi ça sert

Un article est un bien dont vous suivez le stock : une pièce détachée, un consommable, un matériel. Sa fiche donne son unité de base, ses conditionnements, ses conditions d'achat chez chaque fournisseur, ses seuils de réapprovisionnement et la quantité en stock. Les autres écrans du module (opérations, commandes, inventaires) s'appuient sur elle.

Concepts clés

• Unité de base — l'unité dans laquelle le stock se compte : pièce, m, kg…
• Conditionnement — la forme sous laquelle l'article s'achète, se stocke ou se vend (pièce, carton de 12…), avec le nombre d'unités de base qu'il contient.
• Décimales autorisées — la précision des quantités, de 0 à 6. Un article suivi par numéro de série se compte en unités entières.
• Seuil de réapprovisionnement — sous ce seuil, l'article est proposé au réapprovisionnement ; la « Quantité à commander » est celle proposée.
• Réapprovisionnement — la politique de l'article : « Au seuil » (par défaut), « Sur commande », « Alerte désactivée » ou « Calcul des besoins ». Voir la référence ci-dessous.
• Stock de sécurité — un plancher par entrepôt que le calcul des besoins s'interdit de franchir ; voir Besoins nets.
• Nomenclature — la liste des composants que consomme la fabrication d'un article ; voir Nomenclatures et ordres de fabrication.
• Catégorie — l'article en reprend les champs et le comportement (suivi par lot ou numéro de série, date limite, stockage par entrepôt). Voir Administration du stock.
• Kit — un article composé d'autres articles. Il ne se stocke pas : le vendre sort ses composants.
• Produit catalogue — le produit du Catalogue qui vend un conditionnement de l'article.

Comment faire

Créer un article

1. Dans le menu « Stocks », cliquez sur « Articles », puis « Nouvel article ».
2. Renseignez le « Nom », choisissez la « Catégorie » et l'« Unité de base ».
3. La « Référence » est « Attribuée automatiquement » si la numérotation automatique est activée ; sinon saisissez-la.
4. Indiquez, si besoin, le « Seuil de réapprovisionnement » et la « Quantité à commander », en unités de base.
5. Remplissez les « Champs de la catégorie ». Un champ en visibilité « Admin uniquement » n'est rempli que par les administrateurs du module Stock. Voir Administration du stock.
6. Cliquez sur « Créer ».

Résultat : l'article est créé. Les onglets « Conditionnements », « Fournisseurs » et le reste de la fiche fonctionnent dès la création, avant l'enregistrement. Seuls « Changer de catégorie » et « Créer le produit catalogue » exigent un article enregistré, sans modification en attente (« Enregistrez d'abord vos modifications. »).

Ajouter un conditionnement

1. Ouvrez l'onglet « Conditionnements ».
2. Cliquez sur « Ajouter un conditionnement ».
3. Donnez-lui un « Nom » et le nombre d'« Unités » qu'il contient.
4. Ajoutez ses « Codes-barres » : scannez ou saisissez, puis Entrée.
5. Cochez « Achetable » et « Vendable » selon l'usage.

Résultat : le conditionnement est proposé sur les opérations, commandes et bons de livraison.

Renseigner les conditions d'achat

1. Ouvrez l'onglet « Fournisseurs » puis cliquez sur « Ajouter un fournisseur ».
2. Choisissez le fournisseur et le « Conditionnement acheté ».
3. Saisissez la « Réf. fournisseur », le « Prix HT », le « Minimum » et le « Délai (j) ».
4. Renseignez si besoin le « Multiple de commande » (la quantité commandée est arrondie à un multiple de ce nombre de conditionnements) et la « Justification du prix (tarif négocié, contrat) ».
5. Cochez « Préféré » pour le fournisseur à privilégier.

Le prix d'achat n'est visible et modifiable que par les personnes qui ont le droit « Voir les coûts du stock ».

Fixer des niveaux par entrepôt

1. Ouvrez l'onglet « Niveaux par entrepôt ».
2. Cliquez sur « Ajouter un niveau », choisissez l'entrepôt ou le véhicule.
3. Saisissez le « Seuil » et le « Niveau à atteindre ». Le « Stock de sécurité » est facultatif et sert au calcul des besoins.

Résultat : l'alerte de stock bas et le réapprovisionnement se calculent aussi pour cet entrepôt.

Créer un kit

1. À la création, cochez « Kit ».
2. Avant de créer, ouvrez l'onglet « Composants ».
3. Cliquez sur « Ajouter un composant… » et indiquez la « Quantité par kit ». Ajoutez au moins un composant : un kit sans composant est refusé (« Un kit contient au moins un composant. »).
4. Cliquez sur « Créer ».

Résultat : vendre le kit sort ses composants du stock. Son chiffre d'affaires se répartit entre eux selon leur coût. Un kit ne peut pas contenir un autre kit et n'a pas de fournisseur.

Choisir comment un article est réapprovisionné

1. Ouvrez l'onglet « Général » de la fiche.
2. Dans « Réapprovisionnement », choisissez la politique.
3. Enregistrez.

Résultat : l'article suit la politique choisie dans les alertes de stock bas, les propositions de commande et le calcul des besoins.

Déclarer la nomenclature d'un article fabriqué

Voir Nomenclatures et ordres de fabrication.

Créer le produit catalogue d'un conditionnement

1. Dans l'onglet « Conditionnements », cliquez sur « Créer le produit catalogue ».
2. Choisissez la « Catégorie du catalogue », le « Prix de vente HT (€) » et la « TVA (%) ».
3. Cliquez sur « Créer ».

Résultat : « Produit catalogue créé et lié ». Le produit reprend, une seule fois à la création, le prix d'achat du conditionnement (conditions du fournisseur préféré, sans TVA) et la référence interne (SKU) de l'article, pour le conditionnement de base seulement. Il ne reprend jamais la référence fournisseur et n'est pas mis à jour ensuite. Un produit ne vend qu'un conditionnement.

Changer la catégorie d'un article

1. Cliquez sur la catégorie de l'article, puis « Changer de catégorie ».
2. Lisez l'aperçu : valeurs perdues (conservées dans l'historique), champs à renseigner, changement de suivi ou de stockage.
3. Cliquez sur « Changer de catégorie ».

Importer des articles

1. Dans l'administration du stock, ouvrez l'import « Importer des articles ».
2. Choisissez le « Mode d'import » : « Créer des articles » ou « Créer ou mettre à jour par référence ».
3. Téléchargez le modèle avec « Télécharger un modèle », remplissez-le, puis déposez le « Fichier CSV, Excel, JSON ou XML ».
4. Vérifiez la « Correspondance » entre colonnes du fichier et champs (un fichier JSON ou XML n'a pas de colonnes à associer).
5. Contrôlez l'« Aperçu » : chaque ligne indique son « Résultat » (« Création », « Mise à jour », « Inchangé » ou « Erreur ») et son « Contrôle ». Choisissez le « Périmètre », puis cliquez sur « Importer ».

Résultat en mode création : « N articles importés, dont M avec un stock initial ». Résultat en mode mise à jour : « Import terminé : N créations, M mises à jour, P inchangées. » Les lignes valides sont importées même si d'autres échouent ; « Reprendre les lignes non importées » relance les autres. « Télécharger le rapport (CSV) » donne, champ par champ, la valeur « Avant » et la valeur « Après » de chaque ligne.

Mettre à jour des articles et des fournisseurs par import

1. Choisissez le mode « Créer ou mettre à jour par référence ».
2. Indiquez la « Référence » de chaque article : elle sert de clé.
3. Ajoutez, si besoin, les colonnes du fournisseur : « SIRET » ou « Fournisseur », « Référence fournisseur », « Conditionnement d'achat », « Quantité du conditionnement », « Prix d'achat », « Quantité minimale de commande », « Délai (jours) », « Fournisseur préféré » et « Justification du prix ».
4. Suivez les étapes de l'aperçu et importez.

Résultat : un article existant est mis à jour avec les seules valeurs du fichier ; une valeur absente ne change rien et rien n'est jamais supprimé. Une référence inconnue crée l'article, à condition de donner son nom, sa catégorie et son unité.

Imprimer des étiquettes

1. Dans le menu d'actions de la fiche de l'article, choisissez « Étiquettes ».
2. Choisissez le « Conditionnement » et le « Nombre d'étiquettes ».
3. Cliquez sur « Imprimer ».

Résultat : une planche A4 d'étiquettes portant le code que la douchette relit.

Archiver un article

Dans le menu d'actions de la fiche, choisissez « Archiver » puis confirmez « Archiver l'article ? ». L'article disparaît des listes et ne peut plus être commandé ni mouvementé ; il se restaure.

Référence

Colonnes de la liste : « Référence », « Nom », « Catégorie », « Unité », « Seuil », « En stock ». Le filtre « Toutes les catégories » restreint la liste, et « Archivés » affiche les articles archivés.

Onglets de la fiche : « Général », « Conditionnements », « Fournisseurs », « Stock », « Mouvements », « Parc », « Niveaux par entrepôt », « Composants », « Historique ». L'onglet « Stock » donne l'« En stock » par entrepôt, emplacement, lot et numéro de série, avec la valeur au « prix réel », le « CUMP » et le « Dernier prix d'achat ».

Politiques de réapprovisionnement :

Le « Seuil » d'un niveau par entrepôt n'est obligatoire que pour la politique « Au seuil ».

Colonnes du modèle d'import : pour créer, « Nom », « Catégorie » et « Unité » sont obligatoires ; pour mettre à jour, seule la « Référence » l'est. « Référence », « Code-barres », « Seuil », « Quantité à recommander », « Réapprovisionnement », « Stock initial », « Coût unitaire », « Décimales », « Entrepôt », « Emplacement », « Lot », « Péremption » (AAAA-MM-JJ), « Numéros de série » (séparés par « ; »), « Garantie fournisseur (mois) » et « Garantie client (mois) » sont facultatives. Un stock initial demande un coût unitaire. La colonne « Entrepôt » accepte le code de l'entrepôt, ou son nom exact s'il est unique. Un fichier CSV ou Excel porte une ligne par article et par fournisseur ; un fichier JSON (la liste des articles) ou XML (un élément « item » par article sous un élément « items », 10 Mo au plus) décrit aussi les conditionnements et les fournisseurs de chaque article.

En mode mise à jour, le stock initial d'un article existant est ignoré : son stock ne change que par une opération de stock. L'unité, la précision et la catégorie d'un article, et le contenu d'un kit, ne se changent pas par import.

Garanties : « Garantie fournisseur (mois) » et « Garantie client (mois) » se renseignent sur les articles suivis au parc ; voir Parc.

Questions fréquentes

Pourquoi ne puis-je pas baisser les décimales d'un article ?

L'article détient des quantités plus fines : sortez-les ou régularisez-les avant de baisser la précision.

Pourquoi la catégorie ne change-t-elle pas le suivi de mes articles ?

Un changement de suivi ou de date limite est refusé tant que les articles concernés ont du stock : videz-le d'abord.