Parc, prêts et garanties

Suivre chaque matériel à l'unité, le prêter à un client, l'envoyer en réparation et surveiller ses garanties

À quoi ça sert

Le parc suit à l'unité les matériels de vos catégories « suivi en parc » : chaque unité a son numéro de série, son statut, son détenteur, ses garanties et son historique. On y prête un matériel à un client, on l'envoie en réparation, on le réforme, et on voit en un coup d'œil les prêts en retard et les garanties qui arrivent à échéance.

Concepts clés

Suivi en parc — un réglage de catégorie : chaque unité des articles de la catégorie est suivie par numéro de série. Une unité reçue ou retrouvée sans numéro reçoit un numéro d'inventaire de la forme « PARC-00001 ».
Détenteur — la fiche CRM qui détient le matériel (prêté ou installé). Sans détenteur, le matériel est « Dans nos locaux ».
Entrepôt « Chez les clients » — le lieu où se trouve un matériel prêté : il reste valorisé mais n'est plus disponible.
Entrepôt « En réparation » — le lieu des unités envoyées en réparation.
Garanties — la fin de garantie fournisseur et la fin de garantie client, calculées en mois à partir des réglages de l'article.

Comment faire

Retrouver un matériel

Dans le menu « Stocks », cliquez sur « Parc ».
Utilisez les vues « Tout le parc » et « Prêts en cours », le filtre de statut, « Garantie < 30 j » et le filtre « Détenteur ».
Ouvrez la fiche : statut, détenteur, « Garanties », dates, « Historique ».

Prêter un matériel

Ouvrez la fiche d'un matériel « En stock » et cliquez sur « Prêter ».
Choisissez le détenteur dans « Prêté à », l'« Emplacement chez le client » et la « Date de retour ».
Cliquez sur « Prêter ».

Résultat : « Matériel prêté ». Le matériel passe à « Prêté ». Si la date de retour est dépassée, le prêt est signalé « En retard ».

Enregistrer le retour d'un prêt

Ouvrez la fiche et cliquez sur « Retour de prêt ».
Choisissez où vous le rangez, puis « Remettre en stock ».

Résultat : « Matériel revenu de prêt ».

Envoyer en réparation et récupérer

Cliquez sur « Envoyer en réparation » : « Matériel envoyé en réparation ».
Au retour, cliquez sur « Retour de réparation », choisissez le lieu où le matériel réparé revient, puis validez.

Changer l'emplacement chez le détenteur

Cliquez sur « Changer l'emplacement chez le détenteur » et indiquez où se trouve le matériel (une pièce, un étage, un site).

Réformer un matériel

Cliquez sur « Réformer », confirmez « Réformer ce matériel ? » : il sort du parc pour de bon. Si le stock le détient encore, une sortie « Casse / perte » est passée en même temps. Un matériel réformé ne revient pas à la main ; s'il est retrouvé par réception ou comptage, il revient en stock.

Rattacher à un client un matériel installé sans client

Un matériel sorti sur un bon de livraison sans document d'origine ni client est installé, mais sans détenteur : sa fiche affiche « Client non rattaché ».

Ouvrez la fiche et cliquez sur « Rattacher à un client ».
Choisissez le « Client » dans la liste des détenteurs.
Cliquez sur « Rattacher ».

Résultat : « Matériel rattaché au client » s'inscrit dans l'historique, et la fiche CRM du client retrouve le matériel dans son onglet « Matériel installé ». Seul un matériel installé sans client peut être rattaché : « Seul un matériel installé sans client peut être rattaché à un client. »

Corriger les dates et garanties

Réservé à ceux qui ont le droit « Ajuster le stock ».

Ouvrez la fiche et cliquez sur « Corriger les dates ».
Modifiez la « Date de réception », la « Fin de garantie fournisseur », la « Date d'installation » ou la « Fin de garantie client ».
Cliquez sur « Corriger ».

Résultat : « Dates corrigées » s'inscrit dans l'historique, qui garde l'ancienne valeur. Rien n'est recalculé : chaque date est prise telle quelle, et une fin de garantie peut être effacée. Un matériel jamais installé n'a ni date d'installation ni garantie client (« Ce matériel n'a jamais été installé : sa date d'installation et sa garantie client n'existent pas. »).

Reprendre un parc existant

Réservé aux administrateurs du module. Cet import enregistre le matériel déjà installé chez vos clients, une ligne par unité.

Dans « Administration », cliquez sur « Importer un parc » (dans le menu de gauche, sous « Importer des articles »).
Cliquez sur « Télécharger un modèle », remplissez-le, puis déposez le « Fichier CSV ou Excel ».
Contrôlez l'« Aperçu » des lignes lues.
Cliquez sur « Importer ».

Résultat : « N matériels importés ». Chaque unité entre au registre sans coût et s'installe aussitôt chez son client ou son site, avec le motif « Reprise du parc ». Les lignes valides sont importées même si d'autres échouent : les « Lignes non importées » sont listées avec leur cause, et « Reprendre les lignes non importées » renvoie celles qui restent.

Ouvrir un retour fournisseur

Cliquez sur « Retour fournisseur » ; voir Retours fournisseur.

Référence

Statuts : « En stock », « Prêté », « Installé », « En réparation », « Retour fournisseur », « Réformé ».

Colonnes : « N° de série », « Article », « Statut », « Détenteur », « Fin de garantie » ; dans la vue des prêts, « Retour prévu ».

Ce qui change le statut automatiquement :

Événement	Statut
Réception d'un numéro de série nouveau	« En stock », garantie fournisseur calculée
Sortie pour une vente, une pièce de tâche, une consommation interne, un remplacement sous garantie ou une reprise du parc	« Installé » chez le détenteur
Retour client	« En stock »
Sortie « Retour fournisseur »	« Retour fournisseur »
Autre sortie, perte à l'ajustement	« Réformé »

Le détenteur à l'installation est la contrepartie de l'opération : l'acheteur de la facture ou du bon de livraison, ou le client de la tâche.

Qui peut détenir du matériel : les entités CRM choisies dans les réglages du stock (« Détenteurs du matériel »). Si la liste est vide, ce sont celles que la facturation lie à ses clients. Prêter ne demande pas l'accès à la facturation.

Colonnes du modèle de reprise du parc : « Référence », « Numéro de série » et « Client ou site » sont obligatoires ; « Date de réception », « Date d'installation », « Fin de garantie fournisseur », « Fin de garantie client », « Entrepôt » et « Emplacement » sont facultatives. Le client ou le site s'écrit comme son nom dans la CRM, parmi les détenteurs choisis dans les réglages du stock. Les dates s'écrivent JJ/MM/AAAA ou AAAA-MM-JJ. Une fin de garantie laissée vide est calculée depuis les durées de garantie de l'article. Sans date de réception, l'unité est reçue le jour de son installation. Sont refusées, ligne par ligne : une référence inconnue, un article non suivi en parc (« activez le suivi en parc de sa catégorie »), un numéro de série déjà au registre pour cet article, un client inconnu ou porté par plusieurs fiches de même nom, une date illisible, une installation antérieure à la réception. La reprise ne compte pas comme une vente : elle n'ajoute ni chiffre d'affaires ni marge. Le motif « Reprise du parc » est posé par l'import seul.

Garanties : quand vous renseignez ou changez une durée de garantie sur un article, les unités déjà au registre dont la fin de garantie est vide la reçoivent (« Garantie complétée » dans l'historique). Une fin de garantie déjà renseignée n'est jamais modifiée, et les unités des groupes que vous ne voyez pas ne sont pas complétées.

Retour fournisseur ouvert : la fiche d'un matériel qui a un retour ouvert ou envoyé affiche un bandeau (« Un retour fournisseur est ouvert pour ce matériel. » ou « Ce matériel a été envoyé au fournisseur, son retour est en cours. ») avec le lien « Voir le retour ». L'action « Retour fournisseur » est alors désactivée (« Un retour fournisseur est déjà en cours pour ce matériel. »).

Alertes : une notification prévient le groupe une fois par fin de garantie dans les 30 jours et une fois par date de retour de prêt.

Dans le CRM, la fiche du détenteur affiche un onglet « Matériel installé » en lecture seule, limité aux groupes du lecteur. Il montre le matériel de la fiche et celui des fiches placées dessous (les sites d'un client) ; le filtre « Tous les détenteurs » ou « Cette fiche seule » restreint la liste.