Retours fournisseur

À quoi ça sert

Quand un matériel du parc tombe en panne, le dossier de retour fournisseur (RMA) suit son renvoi au fournisseur, du dépôt jusqu'à la clôture : remplacé, remboursé par avoir ou réparé. Il permet aussi de remplacer le matériel défectueux chez le client par une unité du stock.

Concepts clés

• Dossier de retour — numéroté « RMA-00001 » et suivant un matériel.
• Remplacer chez le client — une unité du stock part chez le client et l'unité défectueuse revient en stock : les deux mouvements ont lieu ensemble ou pas du tout. Le remplaçant garde la fin de garantie client de l'unité défectueuse.
• Coût de sortie — le coût auquel le matériel a quitté le stock pour le fournisseur. Il n'est visible que de ceux qui voient les coûts.

Comment faire

Ouvrir un retour

1. Depuis la fiche d'un matériel, cliquez sur « Retour fournisseur » et confirmez « Ouvrir un retour fournisseur ? ». Ou, dans « Retours fournisseur », cliquez sur « Nouveau retour » et saisissez le « N° de série du matériel ».
2. Si le matériel est entré sans fournisseur connu, choisissez-le dans « Fournisseur du matériel ».
3. Cliquez sur « Ouvrir le retour ».

Résultat : « Retour fournisseur ouvert ». Un matériel réformé, ou déjà en retour ouvert, est refusé (« Retour déjà ouvert » dans la liste de choix). La fiche du matériel affiche un bandeau avec un lien vers le retour ; voir Parc.

Remplacer chez le client

1. Ouvrez le retour et cliquez sur « Remplacer chez le client ».
2. Saisissez le « N° de série du matériel de remplacement » et l'« Entrepôt de reprise de l'unité défectueuse » (l'entrepôt qui reprend l'unité défectueuse), puis « Valider ».

Résultat : « Remplacement remis au client ». Impossible sur un matériel prêté : reprenez d'abord le prêt.

Envoyer au fournisseur

Cliquez sur « Envoyer au fournisseur » et confirmez : le matériel sort du stock, à son coût, vers le fournisseur (« Matériel envoyé au fournisseur »).

Clore le retour

• « Clore : remplacé » — saisissez le « N° de série » et l'« Entrepôt » du matériel de remplacement reçu ; il entre au coût de sortie du défectueux, qui est réformé.
• « Clore : avoir reçu » — le matériel est retiré du parc, rien ne revient.
• « Clore : réparé » — le matériel réparé revient en stock à son coût de sortie.

Annuler

« Annuler le retour » est possible tant que le retour est ouvert et n'a pas été suivi d'un remplacement : le matériel reste où il est.

Référence

Statuts : « Ouvert », « Envoyé », « Remplacé », « Avoir reçu », « Réparé », « Annulé ».

Colonnes : « N° », « N° de série », « Client », « Statut », « Fournisseur », « Ouvert le ». La fiche donne aussi la « Commande d'achat » et la « Réception » d'origine du matériel.

Questions fréquentes

Peut-on avoir deux retours ouverts pour le même matériel ?

Non.