Droits d'accès et visibilité par groupe
Utilisateur, droit « factures », administrateur du module, instructeur, et filtrage des documents par groupe
À quoi ça sert
L'accès au module Facturation se règle sur deux axes indépendants. Le premier est le niveau d'accès au module, qui décide si l'utilisateur entre dans le module et s'il peut en modifier la configuration. Le second est le droit « Accès aux factures », qui ouvre en plus la partie factures, avoirs et proformas : une organisation peut ainsi laisser une équipe commerciale produire des devis sans lui donner la main sur la comptabilité.
À ces droits s'ajoute le périmètre de visibilité : un document appartient à un groupe, et vous ne voyez que les documents des groupes dont vous êtes membre. Cela vaut aussi pour les éléments rattachés — contrat, fiche client, enregistrement CRM : lorsqu'ils appartiennent à un groupe qui n'est pas le vôtre, le document reste visible mais l'élément lié est remplacé par un bandeau « Accès restreint ».
Enfin, un client extérieur n'a besoin d'aucun compte pour consulter un devis ou une facture : le lien de consultation qui lui est envoyé porte son propre jeton d'accès.
Concepts clés
- Niveau d'accès au module — « Aucun accès », « Utilisateur » ou « Admin ». Il se règle par utilisateur dans l'administration de l'organisation.
- Droit « Accès aux factures » — un interrupteur supplémentaire, propre au module Facturation. Il ouvre les factures, les avoirs et les proformas. Il est accordé d'office aux administrateurs du module, et l'interrupteur est alors activé et non modifiable.
- Administrateur du module — le niveau « Admin » sur le module Facturation. Seul un administrateur voit l'entrée « Administration » et peut créer ou modifier une entité juridique, une connexion à une plateforme de dématérialisation et la configuration CRM.
- Instructeur — un utilisateur qui dispose d'une ressource dans le module Ressources. Dans le module Facturation, il est confiné à la seule page « Mes proformas », en lecture.
- Groupe — le périmètre de visibilité d'un document. Le groupe d'un devis, d'une facture ou d'une proforma est repris de l'entité juridique choisie à la création.
- Accès restreint — le bandeau qui remplace un élément lié appartenant à un groupe dont vous n'êtes pas membre.
- Lien de consultation — l'adresse publique d'un devis ou d'une facture, accessible sans compte tant que le jeton qu'elle contient est valide.
Comment faire
Donner accès au module Facturation à un utilisateur
Cette manipulation est réservée à l'administrateur de l'organisation.
- Dans le menu, ouvrez « Administration » puis « Utilisateurs ».
- Cliquez sur l'utilisateur concerné.
- Ouvrez l'onglet « Modules ».
- Sur la ligne « Facturation », choisissez « Utilisateur » dans la liste déroulante de droite.
Résultat : l'utilisateur voit le module « Facturation » dans son menu et accède à la liste « Devis ». Les modifications sont enregistrées automatiquement.
Accorder ou retirer le droit « Accès aux factures »
- Dans le menu, ouvrez « Administration » puis « Utilisateurs ».
- Cliquez sur l'utilisateur concerné, puis sur l'onglet « Modules ».
- Sur la ligne « Facturation », activez ou désactivez l'interrupteur « Accès aux factures ».
Résultat : les entrées « Factures » et « Proformas » apparaissent ou disparaissent du menu de l'utilisateur. L'interrupteur n'est proposé que si l'utilisateur a déjà un accès au module, et il est verrouillé en position activée pour un administrateur du module.
Nommer un administrateur du module Facturation
- Dans le menu, ouvrez « Administration » puis « Utilisateurs ».
- Cliquez sur l'utilisateur concerné, puis sur l'onglet « Modules ».
- Sur la ligne « Facturation », choisissez « Admin ».
Résultat : l'utilisateur voit l'entrée « Administration » du module et obtient d'office le droit « Accès aux factures ».
Régler les groupes d'un utilisateur
- Dans le menu, ouvrez « Administration » puis « Utilisateurs ».
- Cliquez sur l'utilisateur concerné, puis sur l'onglet « Groupes ».
- Cochez les groupes auxquels il appartient.
Résultat : l'utilisateur voit les documents de ces groupes et peut créer un document sur une entité juridique qui leur est rattachée. S'il choisit un autre groupe, la création est refusée avec le message « Vous n'appartenez pas au groupe sélectionné. »
Référence
Ce que chaque niveau ouvre dans le module :
| Droit | Ouvre | Se règle |
|---|---|---|
| Accès au module, niveau « Utilisateur » | Devis, détail des devis, liens CRM et contrats | Administration, onglet « Modules » |
| Droit « Accès aux factures » | Factures, avoirs, proformas, conversion d'un devis en facture | Interrupteur « Accès aux factures » sur la même ligne |
| Accès au module, niveau « Admin » | Entités juridiques, connexions aux plateformes, configuration CRM, historique de configuration | Administration, onglet « Modules » |
Ce que vous voyez selon vos droits :
| Situation | Comportement |
|---|---|
| Aucun accès au module | Le module n'apparaît pas dans le menu. L'ouverture directe d'une page renvoie sur « Accès refusé » avec le message « Vous n'êtes pas autorisé à accéder au module "Facturation". » |
| Accès au module sans droit « Accès aux factures » | Les entrées « Factures » et « Proformas » sont masquées. L'ouverture directe d'une page de facture renvoie sur « Accès refusé ». |
| Accès au module sans droit « Accès aux factures », sur un devis | L'action « Convertir en facture » reste visible mais désactivée, avec l'infobulle « Vous n'avez pas accès aux factures. Contactez un administrateur. » |
| Accès au module sans droit « Accès aux factures », sur une fiche CRM ou un contrat | L'onglet de facturation n'affiche pas les factures et la création de facture n'est pas proposée. |
| Accès au module sans le niveau « Admin » | L'entrée « Administration » est masquée et l'ouverture directe de la page renvoie sur « Accès refusé ». |
Conditions d'affichage des entrées de menu, en plus des droits ci-dessus :
- « Factures » n'apparaît que si au moins une entité juridique est reliée à une plateforme de dématérialisation.
- « Proformas » n'apparaît que si au moins une entité juridique a les proformas activées.
- « Mes proformas » n'apparaît que pour un instructeur, et lui seul.
Visibilité par groupe :
- Un devis, une facture et une proforma portent le groupe de leur entité juridique. Les listes n'affichent que les documents de vos groupes.
- L'ouverture directe d'un document d'un autre groupe est refusée : « Vous n'avez pas accès à ce devis. », « Vous n'avez pas accès à cette facture. », « Vous n'avez pas accès à cette proforma. »
- Un contrat rattaché mais hors de vos groupes s'affiche « Accès restreint » et « Vous n'avez pas accès à ce contrat ».
- Une fiche client hors de vos groupes s'affiche « Accès restreint » et « Vous n'avez pas accès à ce contact ».
- Un enregistrement CRM rattaché mais hors de vos groupes s'affiche « Accès restreint » et « Vous n'avez pas accès à cet enregistrement ». Sans le droit « Accès aux factures », l'événement « Facturé » de l'historique d'un devis reste listé mais s'affiche « Accès restreint » : son détail, qui désigne la facture produite, n'est pas consultable.
Cas de l'instructeur :
| Point | Comportement |
|---|---|
| Menu | Seule l'entrée « Mes proformas » est visible dans « Facturation » |
| Navigation directe | Toute autre page du module renvoie automatiquement sur « Mes proformas » |
| Contenu | Les proformas de son formulaire, en lecture seule ; un sélecteur « Formulaire » apparaît s'il en a plusieurs |
| Filtres | Les filtres « Groupe » et « Entité de facturation » ne sont pas proposés |
| Sans proforma | La page affiche « Aucune proforma disponible. » |
Accès public par jeton :
- Un devis ou une facture peut être consulté sans compte, par un lien contenant un jeton propre au document.
- Le lien peut avoir une date d'expiration. Passée cette date, il ne donne plus accès au document.
- Un devis n'est consultable par ce lien qu'une fois finalisé. Repassé en brouillon, il redevient inaccessible jusqu'à une nouvelle finalisation et un nouvel envoi.
- Depuis ce lien, le destinataire d'un devis peut télécharger le PDF, cliquer sur « Valider le devis » ou sur « Rejeter le devis ». Le lien d'une facture est en consultation seule.
Le détail de l'envoi et du lien est décrit dans Envoyer un document au client.
Questions fréquentes
Un utilisateur voit « Devis » mais pas « Factures », pourquoi ? Soit le droit « Accès aux factures » n'est pas activé sur son compte, soit aucune entité juridique n'est reliée à une plateforme de dématérialisation. Vérifiez les deux.
Faut-il donner le droit « Accès aux factures » à un administrateur du module ? Non. Un administrateur du module l'obtient d'office, et l'interrupteur est verrouillé en position activée sur sa fiche.
Un utilisateur peut-il créer un devis sur une entité juridique d'un autre groupe ? Non. La création est refusée avec le message « Vous n'appartenez pas au groupe sélectionné. »
Le client qui reçoit un lien de consultation voit-il mes autres documents ? Non. Le jeton contenu dans le lien ne donne accès qu'au document pour lequel il a été émis.