Connecter un PDP et synchroniser

À quoi ça sert

Un PDP (plateforme de dématérialisation partenaire) est le service par lequel vos factures sont émises et transmises à vos clients. Relier une entité juridique à un PDP change la façon dont Deltia produit les documents : la plateforme devient la source des numéros de facture officiels, des PDF, des envois par email et des statuts de paiement, que Deltia récupère et affiche.

Pennylane est aujourd'hui la seule plateforme prise en charge. Aucun autre PDP n'est proposé.

La connexion se règle par entité juridique, dans « Facturation » puis « Administration », en ouvrant l'entité voulue. Elle est réservée aux administrateurs du module Facturation.

Concepts clés

• Connexion PDP — un nom et un token API donnant à Deltia l'accès au compte Pennylane. Une entité juridique porte au plus une connexion.
• Token API — la clé générée dans Pennylane. Elle est stockée chiffrée et n'est jamais réaffichée après l'enregistrement.
• Template de facture — la mise en page Pennylane utilisée pour les factures de cette entité. « Template par défaut » laisse Pennylane décider.
• Synchronisation — la relecture des devis et factures présents sur la plateforme, qui met à jour les documents Deltia correspondants et importe ceux qui manquent.
• Synchronisation en cours — une synchronisation en cours verrouille les connexions concernées : une seconde demande est refusée tant qu'elle n'est pas terminée.

Comment faire

Créer une connexion PDP

1. Générez le token dans Pennylane : « Paramètres », « Connectivité », « Développeur », « Générer un Token API ». Le token doit porter les habilitations : Modèles de factures (lecture seule), Clients, Devis, Factures client, Produits.
2. Dans Deltia, ouvrez « Facturation », « Administration », puis « Modifier » sur l'entité juridique concernée.
3. Descendez à la section « Connexion PDP » et cliquez sur « Ajouter une connexion ».
4. Saisissez le « Nom » (par exemple « Pennylane Production ») et collez le « Token API ». Les deux sont obligatoires.
5. Cliquez sur « Ajouter ». La connexion s'affiche avec le badge « En attente de sauvegarde ».
6. Cliquez sur « Mettre à jour » pour enregistrer le formulaire.

La connexion est enregistrée et l'entité porte désormais le badge « PDP » dans la liste des entités juridiques.

Tester une connexion

1. Ouvrez l'entité juridique et allez à « Connexion PDP ».
2. Cliquez sur l'icône « Tester la connexion » à droite du nom de la connexion.

Le résultat s'affiche sous la connexion : « Connexion réussie », ou le message d'erreur renvoyé par la plateforme. Le test n'est proposé que sur une connexion déjà enregistrée.

Choisir le template de facture

1. Ouvrez l'entité juridique et allez à « Connexion PDP ».
2. Sous la connexion, ouvrez la liste « Template de facture ». Elle est alimentée par les modèles de votre compte Pennylane.
3. Choisissez un modèle, ou « Template par défaut ».
4. Enregistrez le formulaire.

Le message « Template mis à jour » confirme le changement.

Supprimer ou remplacer une connexion

1. Ouvrez l'entité juridique et allez à « Connexion PDP ».
2. Cliquez sur l'icône « Supprimer la connexion ». La connexion s'affiche barrée avec le badge « Suppression en attente » ; « Annuler » revient en arrière.
3. Pour la remplacer, cliquez sur « Ajouter une connexion » et saisissez la nouvelle dans le même formulaire.
4. Cliquez sur « Mettre à jour ».

La suppression et l'ajout ne prennent effet qu'à l'enregistrement du formulaire.

Lancer une synchronisation depuis l'administration

1. Ouvrez « Facturation » puis « Administration ».
2. Sur la carte « Synchronisation PDP », cliquez sur « Synchroniser ».
3. Dans la fenêtre « Synchroniser les factures et devis », choisissez la connexion à synchroniser, ou « Toutes les PDPs ».
4. Cliquez sur « Synchroniser ».

Le message « Synchronisation lancée. Vous serez notifié à la fin. » s'affiche. Le bouton est indisponible tant qu'aucune connexion n'existe.

Lancer une synchronisation depuis la liste des devis

1. Ouvrez « Facturation » puis « Devis ».
2. Cliquez sur « Synchroniser » en haut de la liste.
3. Choisissez le mode : « Devis existants », « Tous les devis » ou « Devis précis ». En mode « Devis précis », recherchez le devis par son numéro et sélectionnez-le dans les résultats.
4. Cliquez sur « Synchroniser ».

Le message « Synchronisation des devis lancée en arrière-plan. Vous serez notifié(e) à la fin. » s'affiche ; la liste se rafraîchit à la fin.

Lancer une synchronisation depuis la liste des factures

1. Ouvrez « Facturation » puis « Factures ».
2. Cliquez sur « Synchroniser » en haut de la liste.
3. Choisissez le mode : « Factures existantes », « Toutes les factures » ou « Facture précise ». En mode « Toutes les factures », cochez « Inclure les brouillons » pour reprendre aussi les factures encore à l'état de brouillon sur la plateforme.
4. Cliquez sur « Synchroniser ».

Référence

Où lancer une synchronisation

Le bouton n'apparaît sur les listes que si au moins une entité juridique porte une connexion PDP.

Modes de synchronisation

La recherche du mode « précis » se déclenche à partir de deux caractères et affiche « Aucun résultat » quand rien ne correspond.

Verrou et notifications

Une synchronisation s'exécute en arrière-plan. Pendant ce temps :

• la carte d'administration affiche « Sync en cours ({locked}/{total} connexions) » et le bouton est indisponible ;
• une nouvelle demande depuis l'administration répond « Une synchronisation est déjà en cours (depuis {startedAt}). » ;
• une nouvelle demande depuis une liste répond « Une synchronisation est déjà en cours. Veuillez patienter. »

À la fin, une notification vous est adressée : « Synchronisation des factures terminée » ou « Synchronisation des devis terminée », avec le nombre de documents synchronisés ; en cas d'échec, « Échec de synchronisation des factures » ou « Échec de synchronisation des devis » avec le message d'erreur. La liste affiche « Synchronisation terminée. Liste rafraîchie. » ou « La synchronisation a échoué. Consultez les notifications. »

Synchronisation automatique

Les statuts sont rafraîchis toutes les heures, sans intervention, pour chaque entité juridique active portant une connexion PDP. Une erreur sur une entité n'interrompt pas le traitement des autres. Aucune notification n'est émise pour ce passage automatique : seuls les documents changent.

Effets visibles :

Pour un devis ou une facture présent sur la plateforme, c'est la plateforme qui fait autorité : son statut est recopié tel quel, y compris lorsqu'il revient en arrière (un devis accepté puis remis en attente sur Pennylane redevient « Devis finalisé » dans Deltia). Deux exceptions : un devis « Facturé » ne bouge plus, parce qu'une facture Deltia a été créée pour lui, et un devis que vous avez rouvert dans Deltia — donc repassé en brouillon — reste sous votre main jusqu'à ce que vous le renvoyiez.

La synchronisation reprend aussi le titre, le client, la devise, les dates et le rattachement au devis d'origine. Une modification faite sur la plateforme — une date corrigée, un client changé — redescend donc dans Deltia. Seule exception : si vous avez lié un contact CRM au document, ce contact reste affiché ; le client de la plateforme est conservé en arrière-plan et réapparaît si vous retirez le lien.

Les lignes et les montants, eux, suivent l'origine du document — visible dans la colonne « Source » de la liste des factures :

• Source « PDP » — le devis ou la facture a été importé depuis la plateforme. Ses lignes et ses montants sont ceux de la plateforme : un article ajouté ou un prix corrigé sur Pennylane redescend dans Deltia à chaque synchronisation. Une remise en pourcentage appliquée à une ligne sur Pennylane est conservée sur la ligne.
• Source « Deltia » — le devis ou la facture a été rédigé dans Deltia, même une fois transmis à la plateforme. Ses lignes, ses remises de ligne et ses montants restent ceux saisis dans Deltia : la synchronisation ne les remplace jamais par la reconstruction de la plateforme. Exception : les totaux d'un avoir, même rédigé dans Deltia, sont toujours ceux de la plateforme.

L'historique du document en garde la trace : « Importé(e) depuis le PDP », « Synchronisée depuis le PDP », « Facturé depuis le PDP », « Lignes récupérées depuis le PDP », « Lignes mises à jour depuis le PDP », « Statut aligné sur le PDP ».

Un document que la plateforme n'a pas modifié depuis la dernière vérification est reconnu comme tel et n'est pas relu en détail : la synchronisation horaire ne coûte donc presque rien tant que rien ne bouge.

Objets liés au client transmis à Pennylane

Les objets CRM liés au client d'un devis ou d'une facture (voir Rattacher un devis ou une facture au CRM et aux contrats) sont transmis à Pennylane sous forme de texte libre, imprimé au-dessus de l'objet du document. Ce texte n'est réécrit qu'au moment où le document est transmis ou retransmis à la plateforme.

En conséquence, masquer un objet lié sur le document après un premier envoi à Pennylane n'a pas d'effet sur le PDF déjà transmis au client : le texte libre qui le mentionne encore n'est retiré qu'à l'occasion d'un renvoi ultérieur du même document à la plateforme.

Ce qui change quand un PDP est connecté

L'entrée « Factures » du menu n'apparaît que si au moins une entité juridique de l'organisation porte une connexion PDP — et seulement pour les utilisateurs ayant accès aux factures. Tant qu'aucune connexion n'existe nulle part, le module se limite aux devis, et aux proformas si elles sont activées quelque part. Créer la première connexion fait donc apparaître une entrée de menu pour tous les utilisateurs concernés.

Voir Factures, Avoirs, Envoi et lien public et Accès et rôles.

Exclusivité avec les proformas

Une entité juridique ne peut pas avoir à la fois une connexion PDP et la génération de proformas. Le formulaire l'indique dans les deux sens :

• avec une connexion PDP, la case « Activer la génération de proformas » est désactivée et le texte « Retirez le connecteur PDP ci-dessous pour activer les proformas (les deux sont exclusifs). » s'affiche ;
• avec les proformas activées, le bouton « Ajouter une connexion » disparaît et le texte « Désactivez la génération de proformas ci-dessus pour connecter un PDP (les deux sont exclusifs). » s'affiche.

Voir Proformas.

Messages d'erreur

Questions fréquentes

Puis-je connecter une autre plateforme que Pennylane ? Non. Pennylane est la seule plateforme prise en charge à ce jour.

Puis-je relier plusieurs connexions à une même entité juridique ? Non, une entité juridique porte au plus une connexion. Pour changer de compte, supprimez la connexion et ajoutez la nouvelle dans le même formulaire.

Puis-je revoir le token API après l'avoir enregistré ? Non. Il est stocké chiffré et n'est jamais réaffiché. Pour en changer, remplacez la connexion.

Faut-il synchroniser à la main pour voir les paiements ? Non. Les statuts sont rafraîchis automatiquement toutes les heures. La synchronisation manuelle sert à obtenir la mise à jour immédiatement, ou à importer des documents créés directement sur la plateforme.

Que se passe-t-il si la plateforme est indisponible ? La synchronisation automatique isole l'erreur sur l'entité concernée et poursuit avec les autres. Une synchronisation lancée à la main se termine sur « La synchronisation a échoué. Consultez les notifications. »