Rechercher, filtrer et modifier en masse

À quoi ça sert

Les trois listes du module — « Devis », « Factures » et « Proformas » — fonctionnent de la même façon : une recherche libre, des filtres avancés, un tri par colonne et un interrupteur pour faire apparaître les documents archivés.

Ces listes permettent aussi d'agir sur plusieurs documents à la fois : cocher des lignes, puis les archiver, les annuler, leur affecter un client ou leur ajouter un rattachement CRM en une opération.

Recherche, filtres, tri, page et affichage des archivés sont inscrits dans l'adresse de la page : vous pouvez mettre une vue en favori ou l'envoyer à un collègue, et le bouton « Précédent » du navigateur revient à l'état précédent.

Concepts clés

• Recherche — le champ en entête de liste. Il porte sur plusieurs champs à la fois ; sur les devis, l'indication de saisie est « Rechercher (numéro, client, titre, montant...) ».
• Filtres et options — le bouton qui ouvre le constructeur de filtres avancés. Chaque condition combine un champ, un opérateur et une valeur ; une pastille indique le nombre de conditions actives.
• Afficher les archivés — l'interrupteur qui ajoute les documents archivés à la liste. Ils en sont exclus par défaut.
• Sélection — les cases à cocher des lignes. La case de l'entête sélectionne toutes les lignes affichées.
• Modification en masse — le panneau ouvert par le bouton « Modifier », qui applique une opération à la sélection.
• Documents éligibles — les documents de la sélection que l'opération peut réellement traiter. Les compteurs des boutons les affichent sous la forme « 2 sur 5 ».

Comment faire

Rechercher un document

1. Dans le menu, ouvrez « Facturation » puis l'onglet voulu.
2. Saisissez votre texte dans le champ de recherche de l'entête.

La liste se met à jour après une courte pause de saisie et repart à la première page. Le texte est repris dans l'adresse de la page.

Filtrer la liste

1. Cliquez sur « Filtres et options ».
2. Ajoutez une condition : choisissez un champ, un opérateur, une valeur.
3. Répétez pour ajouter d'autres conditions, puis appliquez.

La pastille du bouton indique le nombre de conditions. Les filtres se combinent avec la recherche et avec l'interrupteur « Afficher les archivés ».

Trier et paginer

1. Cliquez sur l'entête d'une colonne triable pour trier par ce champ.
2. Cliquez à nouveau pour inverser le sens.
3. Utilisez la pagination en bas de liste pour changer de page ou de nombre de lignes par page.

Afficher les documents archivés

1. Sur la liste « Devis » ou « Factures », activez « Afficher les archivés ».

Les documents archivés apparaissent dans la liste. Ils restent soumis aux filtres et à la recherche en cours. La liste « Proformas » n'a pas cet interrupteur.

Modifier plusieurs documents en une fois

1. Cochez les lignes concernées, ou la case de l'entête pour prendre toutes les lignes affichées.
2. Dans la barre flottante qui apparaît en bas de l'écran (sur ordinateur ; sur téléphone, voir plus bas), cliquez sur « Modifier ({n}) », {n} étant le nombre de lignes cochées. Le panneau « Modification en masse » s'ouvre.
3. Choisissez une « Opération » : « Affecter un client », « Changer le statut » ou « Ajouter un rattachement CRM ».
4. Renseignez la valeur demandée (le client, le statut, ou l'objet à rattacher).
5. Cliquez sur « Appliquer », puis confirmez la fenêtre « Confirmer la modification ».

Le résultat s'affiche sous forme de message : « 3 documents modifiés » si tout a réussi, « 2 modifié, 1 en échec » sinon. En cas d'échec partiel, le panneau affiche la liste « Documents non modifiés » avec le numéro de chaque document et la raison.

Archiver ou désarchiver une sélection

1. Cochez les lignes.
2. Dans la barre flottante qui apparaît en bas de l'écran, cliquez sur « Archiver » ou « Désarchiver ». Le bouton porte le nombre de documents éligibles : « Archiver (5) » si toute la sélection l'est, « Archiver (2 sur 5) » si seuls 2 des 5 documents cochés le sont.
3. Confirmez la fenêtre.

Seuls les brouillons sont archivables, et seuls les documents archivés sont désarchivables : le bouton n'apparaît que si la sélection contient au moins un document éligible, et n'agit que sur ceux-là.

Annuler des proformas en masse

1. Sur la liste « Proformas », cochez les lignes.
2. Cliquez sur « Annuler » dans la barre flottante qui apparaît en bas de l'écran.
3. Confirmez la fenêtre.

Le message de confirmation précise « Cette action est définitive. » L'annulation est la seule opération groupée proposée sur les proformas.

Travailler depuis un téléphone

1. Ouvrez la liste. Les documents sont présentés sous forme de cartes.
2. Touchez l'icône de filtres pour ouvrir le panneau « Filtres et options », qui regroupe les outils de l'entête : filtres avancés, recherche et, sur les devis et les factures, l'affichage des archivés.
3. Cochez des cartes : une barre apparaît au-dessus de la pagination, avec la case « Tout sélectionner » et les mêmes actions groupées.

Le bouton rond en bas à droite crée un document ; il propose l'ouverture dans le panneau latéral ou en pleine page. Il disparaît tant qu'une sélection est en cours.

Référence

Filtres disponibles par liste

Deux filtres n'apparaissent qu'à certaines conditions : « Client (CRM) » et « Client CRM manquant » demandent une source client CRM configurée sur l'organisation ; « PDP » demande au moins une connexion à une plateforme de dématérialisation.

« Type » distingue « Facture » et « Avoir ». « Source » distingue « Deltia » et « PDP », c'est-à-dire les documents créés dans Deltia de ceux importés de la plateforme. « Groupe » porte sur le groupe du document, qui est celui de son entité juridique : filtrer par groupe revient à filtrer sur les entités juridiques de ce groupe.

Champs de tri

Colonnes affichées

Les colonnes affichées ne sont pas paramétrables.

Opérations en masse et éligibilité

Le panneau restreint de lui-même le lot aux documents éligibles et indique combien de documents de la sélection seront réellement traités.

Limites et messages

Au-delà de la limite, les boutons d'action de la barre de sélection sont désactivés et l'avertissement s'affiche à côté d'eux.

Résultat d'une opération groupée

Les documents en échec sont listés sous « Documents non modifiés », chacun avec son numéro et sa raison. Les documents traités le sont bien : un échec partiel n'annule pas les réussites.

Ce qui remet la sélection à zéro

La sélection est vidée dès que la liste affichée change : changement de page ou de taille de page, de tri, de filtre, de recherche, ou bascule de « Afficher les archivés ». Elle l'est aussi après une opération réussie, ou quand vous cliquez sur la croix « Désélectionner » à droite des boutons d'action.

Questions fréquentes

Puis-je sélectionner tous les documents correspondant à mon filtre, au-delà de la page affichée ? Non. La case de l'entête sélectionne les lignes de la page courante. Augmentez le nombre de lignes par page si vous devez en traiter davantage, dans la limite de 50 documents par opération.

Pourquoi le bouton « Archiver » n'apparaît-il pas alors que j'ai coché des lignes ? Parce qu'aucune ligne cochée n'est un brouillon. Seuls les brouillons sont archivables.

Puis-je filtrer les factures par groupe ? Non. Le filtre « Groupe » est proposé sur les devis et les proformas. La liste des factures reste limitée aux documents de vos groupes ; voir Droits d'accès et visibilité par groupe.

Comment retrouver les documents sans client CRM ? Utilisez le filtre « Client CRM manquant » avec la valeur « Oui » sur la liste des devis ou des factures.