Créer un avoir

À quoi ça sert

Une facture transmise à la plateforme de dématérialisation ne peut plus être modifiée. Quand le montant facturé doit être corrigé — geste commercial, erreur de facturation, annulation de commande —, vous émettez un avoir : un document qui rend au client tout ou partie du montant de la facture d'origine.

L'avoir se crée depuis la facture concernée, en deux modes : total, qui annule toute la facture, ou partiel, qui ne crédite que les lignes retenues. Il est numéroté sur une série distincte de celle des factures et suit ensuite le même cycle de vie qu'une facture : brouillon, finalisation, transmission au PDP.

Concepts clés

• Avoir — document de type « Avoir », rattaché à la facture qu'il crédite. Ses montants sont affichés en négatif.
• Avoir total — reprend toutes les lignes de la facture d'origine. Une fois transmis au PDP, il fait passer la facture d'origine au statut « Avoir émis ».
• Avoir partiel — ne reprend que les lignes que vous sélectionnez, avec la possibilité d'en réduire les quantités. La facture d'origine conserve son statut.
• Statut créditable — état de la facture d'origine autorisant un avoir. La facture doit avoir été transmise au PDP.
• Motif de l'avoir — texte libre facultatif, saisi à la création et affiché ensuite sur le détail de l'avoir.
• Numérotation séparée — l'avoir prend le numéro suivant de la série « Avoirs » de l'entité juridique, indépendante de la série des factures. Voir Configurer une entité juridique.

Comment faire

Créer un avoir total

1. Dans le menu, ouvrez « Facturation » puis « Factures ».
2. Ouvrez la facture à créditer. Elle doit avoir été transmise au PDP.
3. Dans le menu « Actions », choisissez « Créer un avoir ». La même action est proposée en cliquant sur le badge de statut de la facture.
4. Laissez le type sur « Avoir total (annule toute la facture) », sélectionné par défaut.
5. Renseignez si besoin le champ « Motif (optionnel) ».
6. Cliquez sur « Créer l'avoir ».

Un message confirme « Avoir AV-0001 créé ». L'avoir est créé au statut « Brouillon », avec le client, le vendeur, les liens CRM et le contrat de la facture d'origine.

Créer un avoir partiel

1. Ouvrez la facture et lancez « Créer un avoir ».
2. Choisissez « Avoir partiel (sélectionner les lignes à créditer) ».
3. Dans « Lignes à créditer », décochez les lignes qui ne sont pas concernées.
4. Ajustez si besoin la quantité de chaque ligne retenue. Le total de la ligne et l'aperçu « Total HT » / « Total TTC » se recalculent à chaque modification, affichés en négatif.
5. Renseignez si besoin le motif, puis cliquez sur « Créer l'avoir ».

Si vous décochez toutes les lignes, la création est refusée avec le message « Au moins une ligne doit être sélectionnée pour un avoir partiel ».

Finaliser et transmettre l'avoir

1. Ouvrez l'avoir au statut « Brouillon ». Depuis la facture d'origine, le lien « Avoir » y conduit directement.
2. Ajustez si nécessaire les lignes. L'entête — client et entité juridique — est en lecture seule : il est repris de la facture d'origine.
3. Dans le menu « Actions », choisissez « Finaliser ».
4. Confirmez : « Un avoir finalisé sera transmis au PDP et ne pourra plus être modifié. »

Un message confirme « Avoir finalisé et transmis au PDP » avec le numéro attribué. Si l'avoir est total, la facture d'origine passe alors au statut « Avoir émis » et n'accepte plus aucune action.

Retrouver les avoirs d'une facture

Sur le détail de la facture d'origine, un lien « Avoir » apparaît lorsqu'il en existe un seul. Au-delà, un menu « Avoirs » liste chaque avoir avec son numéro et son statut. Sur le détail d'un avoir, le lien « Facture d'origine » ramène à la facture créditée.

Dans la liste « Factures », la colonne « Type » distingue les factures des avoirs, et le filtre « Type » permet de n'afficher que les avoirs.

Référence

Statuts de la facture d'origine autorisant la création d'un avoir.

Conditions d'affichage de l'action « Créer un avoir ». Elle n'apparaît que si les trois sont réunies : le document n'est pas lui-même un avoir, son statut figure dans le tableau ci-dessus, et il a bien été transmis au PDP.

Messages d'erreur.

Effet sur la facture d'origine.

Champs de la fenêtre « Créer un avoir ».

Libellés accordés au genre. Un avoir affiche « Créé », « Finalisé », « Transmis à la PDP », « Envoyé », « Consulté », « Payé », « Partiellement payé », « Annulé », « Archivé », là où une facture affiche « Créée », « Finalisée », « Transmise à la PDP », et ainsi de suite. De même, l'action d'annulation se lit « Annuler l'avoir » au lieu de « Annuler la facture ».

Le reste du cycle de vie — finalisation, renvoi au PDP, annulation, archivage, envoi par e-mail, historique — est identique à celui d'une facture : voir Émettre et suivre une facture.

Questions fréquentes

Puis-je créer un avoir sur un brouillon de facture ? Non. Tant que la facture n'est pas transmise au PDP, l'action n'est pas proposée : modifiez ou annulez directement le brouillon.

Puis-je créer un avoir à partir d'un avoir ? Non : « Impossible de créer un avoir à partir d'un autre avoir. »

Puis-je créer plusieurs avoirs partiels sur la même facture ? Oui, tant que la facture reste dans un statut créditable. Le détail de la facture les regroupe alors dans un menu « Avoirs ».

Puis-je changer le client d'un avoir ? Non. L'entête d'un avoir est en lecture seule, même au statut « Brouillon » : il reprend le client de la facture d'origine.

Puis-je annuler un avoir ? Oui, comme une facture : cliquez sur son badge de statut puis « Annuler l'avoir ». L'opération est irréversible et ne rétablit pas le statut de la facture d'origine.