Notes prédéfinies

À quoi ça sert

Une note prédéfinie est une phrase que vous écrivez une fois pour toute l'organisation et que vos vendeurs ajoutent à un document en un clic : une réserve (« Sous réserve de disponibilité des pièces. »), une condition de livraison, une précision commerciale. Elle évite de la retaper, ou de l'oublier, sur chaque devis.

Un administrateur du module Facturation tient le catalogue dans « Administration ». Sur chaque devis, facture ou proforma, le vendeur active ou retire chaque note avec un interrupteur. Les notes activées sont imprimées sur le document, avant la note libre.

Concepts clés

• Note prédéfinie — un texte du catalogue, avec ses règles d'usage : les documents auxquels elle s'applique, les entités juridiques concernées et son activation par défaut.
• Activée par défaut — la note est déjà activée à l'ouverture d'un nouveau document qui la concerne. Le vendeur peut la retirer.
• Note activée — une note que le document porte réellement. Le document conserve le texte de la note tel qu'il était à ce moment-là.
• Note libre — le champ de notes propre au document, qui reste disponible en plus des notes prédéfinies.
• Toutes les entités — la note concerne chaque entité juridique de l'organisation, y compris celles créées plus tard.

Comment faire

Ajouter une note au catalogue

Cette tâche est réservée à un administrateur du module Facturation.

1. Dans le menu « Facturation », ouvrez « Administration ».
2. Sur la page « Configuration Facturation », dans la carte « Notes prédéfinies », cliquez sur « Ajouter une note ».
3. Saisissez le « Texte » de la note.
4. Sous « S'applique aux », cochez « Devis », « Factures », ou les deux.
5. Activez « Activée par défaut » si la note doit être présente d'emblée sur les nouveaux documents.
6. Sous « Entités juridiques », choisissez « Toutes les entités » ou « Certaines entités », puis cochez les entités concernées.
7. Cliquez sur « Enregistrer ».

Résultat : le message « Notes prédéfinies enregistrées » s'affiche et la note apparaît dans la carte, avec des pastilles qui rappellent ses règles.

Modifier ou supprimer une note

1. Dans la carte « Notes prédéfinies », cliquez sur l'icône crayon d'une note pour la modifier, puis sur « Enregistrer ».
2. Pour la supprimer, cliquez sur l'icône corbeille de la note. Aucune confirmation n'est demandée : la suppression est enregistrée aussitôt.

Les documents existants ne changent pas : une note déjà activée sur un document y garde son texte, même si vous la modifiez ou la supprimez du catalogue.

Activer ou retirer une note sur un document

1. Ouvrez un devis, une facture ou une proforma en brouillon, ou créez-en un.
2. Au-dessus du champ de notes libres, repérez la liste des notes proposées, un interrupteur devant chacune.
3. Activez les notes à imprimer, désactivez les autres.
4. Enregistrez le document.

Résultat : les notes activées sont portées par le document et imprimées sur son PDF. Un document qui n'est plus modifiable affiche les interrupteurs verrouillés.

Référence

Champs d'une note

Le bouton « Enregistrer » reste inactif tant qu'un de ces points n'est pas réglé. Seules les entités juridiques non archivées sont proposées.

Dans la carte, chaque note affiche des pastilles : « Devis » et « Factures » selon les documents visés, « Activée par défaut » le cas échéant, puis le nom des entités concernées ou « Toutes les entités ». Sans note, la carte indique « Aucune note prédéfinie. ».

Quelles notes sont proposées sur un document

Dans tous les cas, une note est proposée si elle concerne l'entité juridique choisie sur le document, ou si elle vaut pour « Toutes les entités ». Les notes proposées changent donc avec l'entité sélectionnée.

Une note déjà activée sur le document reste affichée, avec son texte d'origine, même si le catalogue ne la propose plus : vous pouvez ainsi toujours la désactiver.

Notes activées à la création

Un nouveau document démarre avec les notes « Activée par défaut » qui lui correspondent. Un document créé sans passer par le formulaire (par un assistant, une automatisation ou un contrat, par exemple) reçoit la même sélection.

Un document déjà existant ne reçoit jamais de note de lui-même : modifier le catalogue ou la case « Activée par défaut » n'agit que sur les documents créés ensuite.

Où les notes s'impriment

Retirer toutes les notes d'un devis déjà transmis à Pennylane vide aussi la mention spéciale lors de la mise à jour suivante.

Reprise d'un document à l'autre

Droits

Questions fréquentes

Modifier une note change-t-il les documents déjà émis ?

Non. Chaque document garde le texte de la note tel qu'il était quand elle a été activée.

Puis-je imposer une note à tous les documents ?

Pas de façon verrouillée. « Activée par défaut » pré-active la note à la création, mais le vendeur peut la désactiver.

Les notes remplacent-elles le champ de notes libres ?

Non. Le champ de notes libres reste disponible ; les notes prédéfinies s'impriment avant lui.