Rattacher un devis ou une facture au CRM et aux contrats
Bandeau d'entités CRM, popover « Liens », et facturation vue depuis une fiche CRM ou un contrat
À quoi ça sert
Un devis ou une facture ne vit pas seul : il concerne un client, souvent un chantier ou une affaire, parfois un contrat. Deltia permet de rattacher un document de facturation à des enregistrements du CRM et à un contrat, pour le retrouver depuis ces fiches et faire remonter les informations utiles sur le document et son PDF.
Le rattachement se fait à deux endroits : le bandeau « Entités CRM » en entête du document, pour les objets liés au client, et le popover « Liens », pour le contrat et les enregistrements CRM libres. Le sens inverse existe aussi : un onglet « Facturation » sur une fiche CRM et un onglet « Facturation » sur un contrat.
Concepts clés
- Client — la fiche CRM qui identifie l'acheteur du document. Elle est choisie dans la carte « Client » ; voir Renseigner le client depuis le CRM.
- Objets liés affichés en entête — les entités CRM configurées par l'administrateur comme étant en relation avec le client (un chantier, une affaire…). Elles composent le bandeau « Entités CRM » sur un devis et la section des objets liés au client du popover « Liens » sur une facture, et leurs champs apparaissent sur le PDF, sauf ceux masqués sur le document.
- Masqué sur le document — un objet lié en entête peut être exclu du PDF (et du bloc transmis à Pennylane) sans être retiré : il reste un lien, reste listé, et reste utilisable pour retrouver le document. Seuls les objets liés en entête proposent ce réglage ; les entités CRM rattachables et le contrat ne sont jamais imprimés sur le document.
- Entités CRM rattachables — les entités que l'administrateur autorise à être liées librement au document, sans relation avec le client. Elles composent la section « Enregistrements CRM » du popover « Liens ».
- Contrat — un contrat du module Contrats, choisi dans la section « Contrat » du popover « Liens ».
- Accès restreint — l'indication affichée à la place du nom d'un contrat ou d'un enregistrement rattaché appartenant à un groupe dont vous n'êtes pas membre.
Les deux listes d'entités se règlent par entité juridique, dans Configurer les sources du client CRM et les objets liés.
Comment faire
Rattacher un objet lié au client (bandeau « Entités CRM »)
- Ouvrez le devis ou la facture. Le bandeau se trouve en entête, sous le titre.
- Renseignez d'abord le client : tant qu'aucun client CRM n'est sélectionné, le bandeau affiche « Sélectionnez d'abord un client CRM pour afficher les objets liés ».
- Cliquez sur le sélecteur d'une entité. La liste ne propose que les enregistrements rattachés au client choisi.
- Sélectionnez un enregistrement.
L'enregistrement remplace le sélecteur par une carte portant son nom et les champs configurés pour l'affichage. Le bouton « + » à droite du libellé de l'entité crée un nouvel enregistrement déjà relié au client, sans quitter le document.
Une seule fiche par entité peut être rattachée en entête : en sélectionner une autre remplace la précédente. La croix retire le rattachement et rend le sélecteur.
Masquer un objet lié sur le document
- Sur un devis, repérez l'objet lié dans le bandeau « Entités CRM ». Sur une facture, ouvrez « Liens » et repérez-le dans la section des objets liés au client.
- Cliquez sur l'icône œil à côté de l'enregistrement.
L'icône passe à l'œil barré et le badge « Masqué » apparaît à côté du nom. L'objet reste rattaché : il reste listé ici, et le document reste retrouvable depuis sa fiche. Il n'apparaît simplement plus sur le PDF, ni dans le bloc transmis à une plateforme de dématérialisation. Cliquez à nouveau sur l'icône pour le réafficher sur le document.
Une fois le devis finalisé ou la facture émise, l'icône est verrouillée : son infobulle indique « Document finalisé : l'affichage sur le document ne peut plus changer. » Voir Connecter un PDP et synchroniser pour le cas particulier d'un document déjà transmis à Pennylane.
Rattacher un contrat
- Ouvrez le devis ou la facture, puis cliquez sur « Liens » en entête.
- Dans la section « Contrat », ouvrez « Sélectionner un contrat ».
- Choisissez le contrat.
La pastille du bouton « Liens » s'incrémente. La liste ne contient que les contrats du groupe du document ; si elle est vide, « Aucun contrat disponible » s'affiche. Un avenant est affiché en retrait sous le contrat qu'il modifie. Pour retirer le contrat, cliquez sur la croix à droite du sélecteur.
Rattacher un enregistrement CRM libre
- Ouvrez le document, puis cliquez sur « Liens ».
- Dans la section « Enregistrements CRM », ouvrez le sélecteur de l'entité voulue et recherchez l'enregistrement.
- Sélectionnez-le.
L'enregistrement apparaît sous le libellé de son entité ; la croix le retire. Plusieurs enregistrements peuvent être rattachés pour une même entité. Le bouton « + » crée un nouvel enregistrement dans cette entité sans quitter le document. La section n'apparaît pas si l'entité juridique n'a aucune entité rattachable configurée.
Rattacher un client à un document importé d'une plateforme
Un document importé d'une plateforme de dématérialisation peut arriver sans client identifié dans Deltia.
- Ouvrez le devis ou la facture importé. À la place de la carte « Client », la ligne « Client » affiche « Aucune fiche CRM rattachée ».
- Cliquez sur « Rattacher un client » et recherchez la fiche.
- Sélectionnez-la.
Le message « Fiche CRM rattachée » s'affiche. Le menu de la ligne permet ensuite « Modifier la fiche rattachée » et « Retirer le rattachement ». Si aucune source client CRM n'est configurée, la ligne affiche « Configurez la source du client dans les paramètres du module pour activer le rattachement. »
Consulter la facturation d'une fiche CRM
- Ouvrez la fiche CRM du client.
- Allez dans l'onglet « Facturation ».
L'onglet affiche des totaux (« Devis en attente », « Devis acceptés », « À encaisser », « En retard », « Payé »), puis les documents groupés en sections : « Action requise », « Devis acceptés », « Factures à encaisser », « Payées », « Clôturés ». Les boutons « Tout », « Devis », « Factures », « Avoirs » et le champ « Rechercher par numéro » filtrent la liste.
Créer un devis ou une facture depuis une fiche CRM
- Depuis l'onglet « Facturation » d'une fiche, cliquez sur « Nouveau devis » ou « Nouvelle facture ».
- Complétez le document et enregistrez-le.
Le formulaire s'ouvre avec la fiche déjà rattachée. Si l'entité de la fiche est celle configurée comme source du client, elle est aussi renseignée comme client du document. « Nouvelle facture » n'apparaît que si vous avez accès aux factures.
Consulter les documents rattachés à un contrat
- Ouvrez le contrat.
- Allez dans l'onglet « Facturation ».
Le tableau liste les documents rattachés avec leur « Numéro », « Type », « Statut », « Total TTC » et « Date ». Il reprend aussi les documents rattachés aux avenants du contrat. L'onglet n'apparaît que si au moins un document est rattaché au contrat ou à l'un de ses avenants, et si vous avez accès aux factures.
Sur un devis accepté partiellement, le « Total TTC » affiché ici, comme partout ailleurs où un devis apparaît lié à une fiche CRM ou à un contrat, est le montant retenu par le client, pas le montant initialement proposé.
Référence
Où se rattache quoi
| Emplacement | Objets | Documents concernés |
|---|---|---|
| Bandeau « Entités CRM » en entête | Objets liés au client, une fiche par entité | Devis |
| Popover « Liens » → « Contrat » | Un contrat | Devis, factures |
| Popover « Liens » → « Entités CRM » | Objets liés au client | Factures |
| Popover « Liens » → « Enregistrements CRM » | Entités rattachables, plusieurs fiches possibles | Devis, factures |
| Ligne « Client » | La fiche client d'un document importé d'une plateforme | Devis, factures |
La pastille du bouton « Liens » compte le contrat et les enregistrements rattachables. Les objets liés au client n'y sont pas comptés sur un devis, où ils vivent dans le bandeau d'entête.
Masquer un lien sur le document
| Élément | Peut être masqué sur le document |
|---|---|
| Objet lié au client (bandeau ou popover « Liens ») | Oui, via l'icône œil |
| Enregistrement CRM rattachable (popover « Liens ») | Non concerné : jamais imprimé sur le document |
| Contrat | Non concerné : jamais imprimé sur le document |
- Masquer un objet lié ne le retire pas : il reste listé, reste retirable, et le document reste retrouvable depuis sa fiche.
- Un objet lié masqué n'atteint jamais le PDF ni le lien de consultation public envoyé au client ; il n'est pas simplement masqué après coup dans son navigateur.
- Le réglage se verrouille une fois le devis finalisé ou la facture émise : le document ne peut plus changer à ce stade.
- Sur un document transmis à une plateforme de dématérialisation, les objets liés voyagent dans le texte libre imprimé au-dessus de l'objet du document. Masquer un objet lié après un premier envoi à la plateforme n'efface donc ce texte que sur un renvoi ultérieur du document ; le PDF déjà transmis au client n'est pas modifié rétroactivement. Voir Connecter un PDP et synchroniser.
Filtrage par entité juridique et par groupe
| Élément | Restriction appliquée |
|---|---|
| Contrats proposés | Uniquement ceux du groupe du document |
| Groupe du document | Repris de l'entité juridique choisie, il ne se saisit pas |
| Entités rattachables proposées | Celles configurées sur l'entité juridique du document |
| Objets liés proposés en entête | Ceux configurés au niveau de l'organisation, et seulement les fiches rattachées au client sélectionné |
| Enregistrements proposés | Ceux auxquels vos groupes donnent accès |
Changer l'entité juridique d'un document met immédiatement à jour la liste : les enregistrements rattachés qui ne sont pas rattachables sur la nouvelle entité sont retirés des liens, sans attendre l'enregistrement du document. Le groupe du document suit lui aussi l'entité juridique — le choisir revient à choisir le groupe, et donc les contrats proposés.
Éléments inaccessibles ou supprimés
| Cas | Affichage |
|---|---|
| Contrat d'un groupe auquel vous n'avez pas accès | « Accès restreint », avec l'infobulle « Vous n'avez pas accès à ce contrat » |
| Contrat introuvable | « Contrat introuvable » |
| Enregistrement CRM inaccessible | « Accès restreint », avec l'infobulle « Vous n'avez pas accès à cet enregistrement » |
| Enregistrement CRM supprimé | Le nom barré, avec la mention « Supprimé » |
Dans tous ces cas le lien reste retirable : la croix reste active.
Ces mentions « Accès restreint » portent sur les liens du document et relèvent des groupes. L'onglet « Historique » peut afficher la même mention pour une autre raison : l'événement « Facturé » y est masqué aux utilisateurs qui n'ont pas le droit d'accès aux factures. Voir Droits d'accès et visibilité par groupe.
Messages d'erreur au rattachement
| Situation | Message |
|---|---|
| Aucun client sur le document | « Sélectionnez d'abord un client CRM avant de lier un objet. » |
| Fiche déjà rattachée | « Ce record CRM est déjà lié à ce document. » |
| Entité non prévue pour la facturation | « Cette entité CRM n'est pas configurée pour la facturation. » |
| Fiche introuvable | « Fiche CRM introuvable. » |
| Document non importé d'une plateforme | « Le rattachement à une fiche CRM n'est possible que pour un devis importé depuis une PDP » |
| Aucune source client configurée | « Aucune source client CRM n'est configurée pour votre organisation » |
Traces dans l'historique
| Entrée | Quand |
|---|---|
| Liens modifiés | Le contrat ou les enregistrements rattachés ont changé |
| Fiche CRM rattachée | Un client a été rattaché à un document importé |
| Rattachement CRM retiré | Ce rattachement a été retiré |
| Fiche CRM réaffectée (fusion) | La fiche rattachée a été absorbée par une autre lors d'une fusion CRM |
Lorsque deux fiches CRM sont fusionnées, les documents rattachés à la fiche absorbée pointent automatiquement vers la fiche conservée.
Questions fréquentes
Puis-je rattacher plusieurs contrats à un même devis ? Non. La section « Contrat » n'accepte qu'un contrat par document.
Pourquoi la section « Enregistrements CRM » n'apparaît-elle pas ? Parce qu'aucune entité rattachable n'est configurée sur l'entité juridique du document. La configuration se fait dans Configurer les sources du client CRM et les objets liés.
Puis-je rattacher un objet lié avant de choisir le client ? Non, pour le bandeau « Entités CRM » : les fiches proposées sont celles rattachées au client, donc le client doit être renseigné d'abord. La section « Enregistrements CRM » du popover, elle, ne dépend pas du client.
Les liens sont-ils modifiables après finalisation ? Oui. Le popover « Liens » et le bandeau restent utilisables sur un document déjà envoyé.
Masquer un objet lié le retire-t-il du document ? Non. Il reste rattaché, reste listé, et sert toujours à retrouver le document depuis sa fiche : seul son affichage sur le PDF (et sur le texte transmis à une plateforme de dématérialisation) change.
Puis-je démasquer un objet lié après la finalisation du devis ou l'émission de la facture ? Non. L'icône œil se verrouille dès que le document a quitté le brouillon, car son PDF ne peut plus changer.