Envoyer un document au client

À quoi ça sert

Une fois un devis ou une facture finalisé, vous devez le transmettre au client. Deltia propose deux chemins complémentaires : un lien de consultation que vous copiez et diffusez vous-même (email, SMS, WhatsApp), et un envoi par email déclenché depuis Deltia.

Le lien de consultation ouvre une page publique où le client voit le document au format PDF, sans avoir besoin de compte. Sur un devis, il peut l'accepter ou le refuser directement depuis cette page ; si le devis contient des lignes optionnelles, il choisit d'abord celles qu'il retient. Chaque ouverture est tracée dans l'historique du document.

Concepts clés

• Lien de consultation — une adresse publique propre au document. Elle contient un jeton d'accès : toute personne qui possède le lien voit le document. Le lien peut recevoir une date d'expiration.
• Page publique — ce que voit le client en ouvrant le lien : le PDF du document et, pour un devis, les boutons « Valider le devis » et « Rejeter le devis ».
• Envoi par email — l'action « Envoyer par email », disponible sur les documents transmis à une plateforme de dématérialisation, fait partir l'email via Pennylane.
• Destinataires — les adresses auxquelles l'email est envoyé. Par défaut l'email du client renseigné sur le document ; sinon, vous les saisissez au moment de l'envoi, dans la limite de 10 adresses.
• Statut « Consulté » — le devis y passe quand le client ouvre le lien alors qu'il était au statut « Envoyé ».
• Composition de l'acceptation — sur un devis qui contient des lignes optionnelles, le panneau où le client coche les prestations qu'il retient avant de valider. Voir Lignes, remises et calcul HT / TVA / TTC.

Comment faire

Envoyer un devis et générer le lien de consultation

L'action « Envoyer » n'apparaît que sur un devis au statut « Devis finalisé », c'est-à-dire déjà transmis à la plateforme de dématérialisation.

1. Ouvrez le devis, puis le menu « Actions ».
2. Cliquez sur « Envoyer ». La fenêtre « Envoyer le devis au client ? » s'ouvre.
3. Renseignez si besoin « Expiration du lien (optionnel) ». Sans date, le lien n'expire pas ; si le devis porte une date d'expiration, elle est proposée par défaut.
4. Cochez « Envoyer par email au client » et saisissez « Email du destinataire » pour que Deltia envoie le lien par email en même temps.
5. Cliquez sur « Envoyer ».

Le devis passe au statut « Envoyé », le message « Devis envoyé » s'affiche, et la fenêtre affiche « Lien de consultation généré » avec un bouton « Copier le lien ».

Copier ou partager le lien de consultation

Ces actions sont disponibles sur un devis dès qu'il est finalisé, et jusqu'à son annulation.

1. Ouvrez le devis, puis le menu « Actions ».
2. Choisissez « Copier le lien public », « Envoyer par SMS » ou « Envoyer par WhatsApp ».

« Copier le lien public » affiche « Lien copié dans le presse-papier ». Les deux autres ouvrent votre application de messagerie avec le texte « Voici votre devis : » suivi du lien.

Envoyer un devis par email via Pennylane

1. Ouvrez le devis au statut « Devis finalisé », puis le menu « Actions ».
2. Cliquez sur « Envoyer par email ».
3. Si le client a une adresse email, confirmez la fenêtre « Envoyer le devis par email ? ». Sinon, le panneau « Envoyer par email » s'ouvre : saisissez une adresse, appuyez sur Entrée pour l'ajouter, répétez jusqu'à 10 adresses, puis cliquez sur « Envoyer ».

Le message « Devis envoyé par email » s'affiche et le devis passe au statut « Envoyé ». Quand le client n'avait pas d'adresse enregistrée, la première adresse saisie est reportée sur le devis (« Email client renseigné » dans l'historique).

Renvoyer un document par email

1. Ouvrez le devis au statut « Envoyé » ou « Consulté », ou la facture au statut « Envoyée », « Consultée », « Partiellement payée » ou « En retard ».
2. Dans le menu « Actions », cliquez sur « Renvoyer par email ».
3. Confirmez la fenêtre, ou saisissez les destinataires dans le panneau si aucune adresse n'est connue.

Le message « Devis renvoyé par email » ou « Facture renvoyée par email » s'affiche. Le renvoi reprend par défaut les destinataires du dernier envoi.

Envoyer une facture par email

1. Ouvrez la facture au statut « Transmise à la PDP », puis le menu « Actions ».
2. Cliquez sur « Envoyer par email », puis confirmez la fenêtre « Envoyer la facture par email ? » ou saisissez les destinataires.

La facture passe au statut « Envoyée ». Si la facture a déjà été envoyée, le message « Cette facture a déjà été envoyée. » apparaît : utilisez « Renvoyer par email ».

Valider ou rejeter un devis depuis la page publique

Ce parcours est celui du client, à partir du lien que vous lui avez transmis.

1. Le client ouvre le lien. La page affiche le PDF du devis.
2. S'il contient des lignes optionnelles, le panneau « Composez votre devis » s'affiche au-dessus du PDF : le client coche ou décoche les prestations optionnelles qu'il retient, et le total se met à jour en direct.
3. Il clique sur « Valider le devis », ou sur « Rejeter le devis ».
4. Sur un devis composable, la validation ouvre d'abord la fenêtre « Valider le devis » : « Vérifiez ce que vous retenez avant de valider. » Elle récapitule les « Prestations retenues », puis le client confirme.
5. En cas de refus, il choisit un « Motif de refus » et peut ajouter un « Commentaire », puis confirme. Sur un devis composable, la fenêtre propose l'alternative « Ajuster ma sélection » plutôt que tout refuser : elle ramène au panneau de composition sans enregistrer de refus.

Le devis passe au statut « Accepté » ou « Refusé », et les boutons disparaissent de la page publique. Le motif et le commentaire restent affichés sur la page. Un client ne peut pas retenir zéro prestation, ni décocher une ligne qui n'est pas optionnelle : ces cas ne sont pas proposés.

Référence

Disponibilité des actions d'envoi et de partage

Les actions « Envoyer par email » et « Renvoyer par email » passent par Pennylane : elles supposent une connexion à une plateforme de dématérialisation sur l'entité juridique du document. Voir Connecter un PDP et synchroniser.

Ce que voit le client sur la page publique

Un objet CRM lié au client et masqué sur le document n'apparaît jamais sur cette page : il n'atteint pas le navigateur du client, il n'est pas simplement masqué après coup. Voir Rattacher un devis ou une facture au CRM et aux contrats.

Un devis n'est consultable par son lien que dans les statuts Finalisé, Devis finalisé, Envoyé, Consulté, Accepté, Refusé, Expiré, Facturé et Annulé. Repassé en brouillon, il ne l'est plus : le message « Le devis repassera en brouillon afin d'être corrigé. Le PDF et le lien de consultation actuels seront invalidés ; vous devrez le finaliser puis l'envoyer à nouveau. » prévient avant l'opération. Un lien expiré ne donne plus accès au document.

Motifs de refus

Le champ « Commentaire » est facultatif, quel que soit le motif. Ces libellés sont ceux de la page publique ; le portail client formule deux d'entre eux différemment.

Traces dans l'historique

Le passage au statut « Consulté » n'a lieu que depuis le statut « Envoyé » : un devis simplement « Finalisé » et consulté par son lien reste « Finalisé », avec la ligne « Consulté par le destinataire » dans son historique.

Quel PDF est affiché

L'action « Télécharger le PDF » suit la même règle. Sur un devis en brouillon alors qu'une connexion à une plateforme existe, elle n'est pas proposée.

Limites et messages

Le client connecté au portail

Un client disposant d'un accès au portail retrouve ses documents dans « Ma facturation », sans passer par un lien de consultation. Il y voit ses devis et ses factures classés par section (« Action requise », « Devis acceptés », « Factures en cours », « Payées », « Archivées »), télécharge leur PDF, et répond à un devis en attente : refus avec un motif et un commentaire facultatif, ou acceptation, avec le même choix des lignes optionnelles que sur la page publique. Les factures restent en consultation seule. Il reçoit la notification « Nouvelle facture » lorsqu'une facture lui est envoyée. Voir Mes devis et factures.

Questions fréquentes

Puis-je faire signer électroniquement un devis ? Non. Le module Facturation ne propose pas de signature électronique : l'accord du client se matérialise par l'action « Valider le devis » sur la page publique, ou « Accepter » dans le portail.

Le client peut-il modifier le devis depuis le lien ? Non. Il peut seulement choisir, parmi les lignes marquées optionnelles, celles qu'il retient avant de valider. Il ne peut ni ajouter une ligne, ni changer un prix, ni retirer une ligne ferme.

Puis-je partager le lien d'une facture par SMS ou WhatsApp ? Non. Les actions « Copier le lien public », « Envoyer par SMS » et « Envoyer par WhatsApp » ne sont proposées que sur les devis. Une facture se transmet par email via Pennylane, ou par le portail client.

Que se passe-t-il si je corrige un devis déjà envoyé ? Le lien et le PDF déjà diffusés cessent de fonctionner. Après correction, finalisez le devis puis envoyez-le à nouveau : un nouveau lien est généré.