Renseigner le client depuis le CRM

Sélectionner un client CRM, saisir manuellement, comparer avec Pennylane et remonter les corrections sur la fiche

À quoi ça sert

Le client est la partie « Destinataire » du document : c'est son nom, son adresse et ses identifiants qui seront imprimés sur le devis, la facture ou la proforma. Ces informations peuvent venir d'une fiche du CRM, être saisies à la main, ou être complétées par une recherche d'adresse ou d'entreprise.

Choisir le client depuis le CRM évite de retaper des coordonnées et garde le document rattaché à la fiche : le lien reste visible sur le document, et les corrections faites ici peuvent être renvoyées vers la fiche.

Concepts clés

Source du client CRM — une entité CRM (Contact, Société…) désignée par un administrateur du module comme source des clients, avec la correspondance entre ses champs et ceux du document. Une organisation peut en configurer plusieurs ; la recherche les interroge toutes à la fois. Voir Configurer les sources du client CRM et les objets liés.
Saisie manuelle — l'interrupteur qui délie le document du CRM pour taper les coordonnées à la main. Une entité juridique peut l'interdire.
Ligne d'un champ tableau — lorsque la source client est un tableau de la fiche, chaque ligne du tableau est une adresse de facturation distincte ; il faut en choisir une.
Indicateur de source — la petite icône à côté de chaque libellé de champ. Elle indique d'où vient la valeur affichée : « Source : CRM », « Source : Pennylane », « Modifié manuellement » ou « Renseigné depuis la recherche d'adresse ».
Accès restreint — le marqueur affiché à la place d'une valeur dont la source CRM appartient à un groupe auquel vous n'avez pas accès.

Comment faire

Sélectionner un client depuis le CRM

Ouvrez le document en brouillon et cliquez sur la carte « Client ».
Cliquez sur le sélecteur « Rechercher un contact… » (le libellé reprend le nom de l'entité CRM principale configurée).
Tapez quelques lettres, puis cliquez sur la fiche voulue. Si la liste est tronquée, « Affinez votre recherche pour plus de résultats » s'affiche.

Quand plusieurs sources du client sont configurées, la recherche porte sur toutes à la fois, et chaque résultat affiche le nom de son entité à côté de son libellé pour les distinguer.

Les champs client se remplissent à partir de la fiche, chacun marqué « Source : CRM ». Le nom de la fiche s'affiche en haut de la carte, avec un lien vers le CRM sous les coordonnées.

Créer une fiche client depuis le document

Ouvrez la carte « Client », sans client sélectionné.
Cliquez sur l'icône « + » en haut à droite de la carte : son infobulle est « Créer un nouveau contact » (au nom de la source principale, ou de la source déjà liée au document).
Renseignez la fiche qui s'ouvre à côté et enregistrez-la.

La fiche est créée dans le CRM, rattachée au groupe du document, puis sélectionnée comme client : ses champs sont repris aussitôt.

Choisir la ligne d'un champ tableau

Sélectionnez le client CRM.
Sous le nom du client apparaît un sélecteur portant le nom du champ tableau. Choisissez la ligne correspondant à l'adresse de facturation voulue.

S'il n'y a qu'une seule ligne, elle est sélectionnée automatiquement. Si le tableau est vide : « Aucune ligne disponible dans {champ}. Complétez ce tableau dans le CRM ou basculez en saisie manuelle. »

Compléter l'adresse par une recherche

Dans la carte « Client », utilisez le champ « Rechercher une adresse ou une entreprise ». Si l'adresse est déjà complète, le champ est replié derrière le bouton « Rechercher une adresse ».
Tapez une rue, une raison sociale, un SIREN ou un SIRET. Les résultats sont regroupés sous « Entreprises » et « Adresses ». Pour un identifiant, la progression s'affiche : « SIREN — 5/9 chiffres ».
Cliquez sur la proposition voulue.

Une adresse remplit l'adresse, le code postal, la ville et le pays. Une entreprise remplit en plus le nom, le SIRET et le numéro de TVA. Les champs concernés passent en « Renseigné depuis la recherche d'adresse ». Lorsqu'une entreprise ne diffuse pas son adresse, la mention « Adresse non diffusée » remplace celle-ci dans la liste.

La recherche n'est proposée qu'en saisie manuelle, ou après avoir sélectionné un client CRM — sinon la valeur trouvée n'aurait pas de fiche où aller.

Saisir un client à la main

Ouvrez la carte « Client ».
Activez l'interrupteur « Saisie manuelle ».
Renseignez les champs.

Le rattachement à la fiche CRM est retiré et les champs sont vidés au moment où vous basculez. L'interrupteur est absent lorsque l'entité juridique impose un client venu du CRM.

Corriger une valeur venue du CRM

Sélectionnez le client CRM.
Modifiez directement le champ à corriger dans la carte « Client ».

Le champ passe en « Modifié manuellement » et votre valeur est conservée : elle ne sera pas écrasée par la fiche CRM au chargement suivant. Cette correction ne vaut que pour ce document.

Remonter les corrections sur la fiche client

Après avoir corrigé un ou plusieurs champs, cliquez sur l'icône de remontée en haut de la carte « Client ». Son infobulle est « Remonter ces informations sur la fiche client », ou « Ajouter ces informations à la fiche client » lorsque le client est lu depuis un tableau.
Vérifiez le récapitulatif avant / après, champ par champ.
Confirmez par « Mettre à jour la fiche », ou « Ajouter la ligne ».

« Fiche client mise à jour » (ou « Ligne ajoutée à la fiche client ») confirme l'écriture. L'icône n'apparaît que s'il y a réellement quelque chose à écrire : si la fiche porte déjà ces valeurs, ou si le champ visé ne peut pas être écrit, aucun bouton n'est proposé.

Comparer avec les données Pennylane

Lorsque l'entité juridique est connectée à Pennylane et que le client y existe déjà avec des coordonnées différentes, la fenêtre « Données Pennylane disponibles » s'ouvre à la sélection du client. Elle compare colonne par colonne les valeurs « CRM » et « Pennylane ». Trois réponses :

« Tout remplacer par Pennylane » — chaque valeur non vide de Pennylane remplace celle du CRM.
« Compléter les champs vides » — Pennylane ne remplit que les champs vides côté CRM.
« Conserver le CRM » — rien n'est repris, la fenêtre se ferme.

Les champs repris passent en « Source : Pennylane ». Ce choix ne modifie ni la fiche CRM ni la fiche Pennylane : il ne porte que sur ce document.

Recharger les valeurs depuis la fiche CRM

Cliquez sur l'icône de rafraîchissement en haut de la carte « Client ».

Toutes les valeurs sont relues depuis la fiche, y compris par-dessus vos corrections manuelles et les valeurs issues de la recherche d'adresse. La comparaison avec Pennylane est reproposée s'il y a lieu.

Retirer le client

Cliquez sur la croix en haut de la carte « Client ».

Le rattachement à la fiche est retiré et tous les champs client sont vidés.

Référence

Champs du client

Champ	Obligatoire à la finalisation	Remarque
Nom / Raison sociale	Oui	« Le nom du client est requis »
Adresse	Oui	« L'adresse du client est requise »
Code postal	Oui	« Le code postal du client est requis »
Ville	Oui	« La ville du client est requise »
Pays	Oui	« France » par défaut
SIRET	Non
N° TVA	Non	Format européen si renseigné
Email	Non	Nécessaire pour l'envoi par email
Téléphone	Non

Un brouillon peut être enregistré avec un client incomplet, ou sans client du tout. Les contrôles ci-dessus s'appliquent à la finalisation : voir Créer et suivre un devis.

Formats et messages

N° TVA : deux lettres de pays puis 2 à 13 caractères alphanumériques. Sinon : « Le numéro de TVA doit être au format européen (ex: FR12345678910) ».
Email : « Email invalide » si l'adresse est mal formée.
Entité juridique interdisant la saisie manuelle, sans client CRM sélectionné : « La saisie manuelle est désactivée pour cette entité juridique : sélectionnez un client depuis le CRM. »
Entité juridique interdisant la saisie manuelle alors qu'aucune source client n'est configurée : « La saisie manuelle est désactivée mais aucune source CRM client n'est configurée. Contactez un administrateur. »

Verrouillage de la saisie

Situation	Comportement de la carte « Client »
Aucune source client CRM configurée	Saisie manuelle seule, sans sélecteur
Source configurée, saisie manuelle autorisée	Sélecteur CRM, avec interrupteur « Saisie manuelle »
Saisie manuelle désactivée sur l'entité	Pas d'interrupteur ; champs verrouillés jusqu'au choix d'un client CRM, puis modifiables pour correction
Fiche client hors de vos groupes	« Accès restreint » à la place du nom, avec l'infobulle « Vous n'avez pas accès à ce contact »
Champ CRM hors de vos groupes	« Accès restreint » à la place du champ, sauf si une valeur y a déjà été copiée

Priorité entre les sources

Une valeur que vous avez tapée, ou reprise d'une proposition de recherche, n'est jamais écrasée par une lecture ultérieure du CRM.
Une recherche d'adresse déclenchée automatiquement à partir de ce que la fiche connaît déjà ne complète que les champs vides ; une proposition que vous choisissez vous-même remplace la valeur en place.
L'icône de rafraîchissement passe outre tout cela et réapplique le CRM.
Changer de client CRM, ou basculer en saisie manuelle, remet les champs à zéro.