Créer et suivre un devis

À quoi ça sert

Le devis est la proposition chiffrée que vous adressez à un client avant de facturer. Vous le rédigez en brouillon, vous le finalisez lorsqu'il est prêt, vous l'envoyez au client, puis vous enregistrez sa réponse : accepté, refusé, ou converti en facture.

Chaque devis porte un numéro attribué automatiquement, une entité juridique émettrice, un client, des lignes chiffrées et une date de validité. Son statut indique à tout moment où il en est dans ce parcours.

Concepts clés

• Brouillon — le devis est modifiable librement. C'est le seul état dans lequel vous pouvez changer les lignes, le client ou les dates.
• Finalisé — le contenu est figé et un PDF est produit. Un devis finalisé ne peut plus être modifié.
• PDP — plateforme de dématérialisation partenaire, à laquelle une entité juridique peut être connectée. Voir Connecter un PDP et synchroniser.
• Devis finalisé — le statut que prend le devis une fois créé sur le PDP. C'est depuis cet état qu'il peut être converti en facture.
• Entité juridique — la société émettrice du devis. Elle apporte les informations vendeur, la numérotation, les taux de TVA et le groupe du devis. Voir Configurer une entité juridique.
• Lien de consultation — l'adresse publique que le client ouvre pour voir le devis, le télécharger, l'accepter ou le refuser. Voir Envoyer un document au client.
• Statut terminal — « Facturé » et « Annulé » : plus aucun changement de statut n'est proposé.
• Ligne optionnelle — une ligne que vous marquez comme facultative : à l'acceptation, le client peut la refuser sans remettre en cause le reste du devis. Voir Lignes, remises et calcul HT / TVA / TTC.

Comment faire

Créer un devis

1. Dans le menu, ouvrez « Facturation » puis « Devis ».
2. Cliquez sur « Nouveau devis ». Le bouton est scindé : la partie principale ouvre le formulaire selon votre préférence d'ouverture, l'icône à côté ouvre l'autre mode (volet latéral ou page pleine). Sur mobile, le bouton flottant propose les deux entrées.
3. Si plusieurs entités juridiques sont actives, choisissez-en une dans « Sélectionner une entité juridique ». S'il n'y en a qu'une, elle est pré-sélectionnée. Le groupe du devis est celui de l'entité choisie.
4. Renseignez le titre du devis, et si besoin la description.
5. Vérifiez « Date du devis » (aujourd'hui par défaut), « Valide jusqu'au » et « Date d'échéance du paiement ». Ces deux dernières sont calculées à partir du délai de paiement par défaut de l'entité ; l'échéance suit la date du devis tant que vous ne l'avez pas choisie vous-même.
6. Renseignez le client dans la carte « Client ». Voir Renseigner le client depuis le CRM.
7. Saisissez les lignes. Voir Lignes, remises et calcul HT / TVA / TTC.
8. Cliquez sur « Créer le brouillon ».

Le devis est créé au statut « Brouillon » et son numéro s'affiche : « Devis DV-2026-0001 créé avec succès ».

Modifier un devis en brouillon

1. Ouvrez le devis depuis la liste.
2. Modifiez les champs voulus : le bouton « Enregistrer » s'active dès qu'une valeur change.
3. Cliquez sur « Enregistrer ».

Un devis qui n'est ni en « Brouillon » ni en « Erreur de transmission » s'ouvre en lecture seule : « Un devis ne peut être modifié qu'à l'état brouillon. »

Finaliser un devis

1. Ouvrez le devis en brouillon.
2. Dans le menu « Actions », choisissez « Finaliser ».
3. Confirmez : « Un devis finalisé ne peut plus être modifié. Vous pourrez ensuite l'envoyer vers le PDP pour créer la facture. »

Les modifications non enregistrées sont sauvegardées avant la finalisation, puis le PDF du devis est produit. Si l'entité juridique a une connexion PDP active, le devis y est envoyé dans la foulée : il passe à « Devis finalisé » et le message « Devis finalisé et envoyé au PDP » s'affiche. Sinon il reste au statut « Finalisé ».

Si un contrôle échoue, la liste des points bloquants s'affiche sous « Le devis ne peut pas être finalisé » et le statut ne change pas.

Envoyer un devis finalisé au PDP

1. Ouvrez un devis au statut « Finalisé » ou « Erreur de transmission ».
2. Dans « Actions », choisissez « Envoyer au PDP ».

L'action n'apparaît que si l'entité juridique a une connexion PDP active. En cas d'échec, le devis passe à « Erreur de transmission » : corrigez la cause, puis relancez « Envoyer au PDP ».

Enregistrer l'acceptation d'un devis

1. Ouvrez le devis, ou cliquez sur son badge de statut dans la liste.
2. Choisissez « Accepter ».
3. Si le devis contient des lignes optionnelles, décochez celles que le client ne retient pas ; le total se recalcule en direct. Cette étape ne s'affiche pas sur un devis sans ligne optionnelle.
4. Confirmez : « Le devis sera marqué comme accepté par le client. »

La date d'acceptation s'affiche ensuite dans le récapitulatif du devis. Les lignes optionnelles refusées restent visibles, dans un encart séparé qui indique leur montant proposé et le montant finalement retenu.

Un devis venu d'un PDP dont les lignes ne correspondent pas exactement à son total ne propose pas cette sélection : il s'accepte en totalité, ou se refuse.

Télécharger le PDF du devis

1. Ouvrez le devis.
2. Dans « Actions », choisissez « Télécharger le PDF ».

Sur un devis contenant des lignes optionnelles, le PDF porte un badge « Option » sur chacune d'elles, et affiche à la fois le « Total TTC options comprises » et le « Total TTC hors options ». Une fois le devis accepté partiellement, les lignes non retenues apparaissent barrées avec le badge « Non retenue » et un « Total TTC retenu » s'ajoute. « Télécharger le devis émis », proposé en plus sur un devis accepté partiellement, récupère la version d'origine, avec toutes les lignes.

Un objet CRM lié au client et masqué sur le document n'apparaît pas sur ce PDF, même s'il reste rattaché au devis. Voir Rattacher un devis ou une facture au CRM et aux contrats.

Enregistrer un refus

1. Ouvrez le devis, ou cliquez sur son badge de statut dans la liste.
2. Choisissez « Refuser ».
3. Sélectionnez un motif de refus. Le bouton de confirmation reste inactif tant qu'aucun motif n'est choisi.
4. Ajoutez un commentaire si nécessaire, puis confirmez.

Le motif et le commentaire restent affichés sur le devis refusé.

Convertir un devis en facture

1. Ouvrez un devis présent sur le PDP, au statut « Devis finalisé » ou à un statut ultérieur permettant encore la facturation.
2. Dans « Actions », choisissez « Convertir en facture ».
3. Confirmez : « Le devis PDP sera converti en facture. Cette action est irréversible. »

La facture est créée et le devis passe à « Facturé ». Si le client a refusé des lignes optionnelles à l'acceptation, seules les lignes retenues sont facturées, et la remise globale éventuelle est répartie au prorata de ces lignes. L'action est absente si le devis n'a pas été envoyé au PDP. Elle est visible mais inactive si vous n'avez pas accès aux factures : « Vous n'avez pas accès aux factures. Contactez un administrateur. » Voir Droits d'accès et visibilité par groupe et Émettre et suivre une facture.

Transmettre le périmètre accepté au PDP

Un devis venu d'un PDP peut être accepté partiellement dans Deltia avant que la plateforme ne le sache : le document qu'elle conserve porte alors encore toutes les lignes, y compris celles que le client a refusées.

1. Ouvrez le devis. Le bandeau « Périmètre non transmis au PDP » s'affiche tant que la plateforme n'est pas alignée.
2. Cliquez sur « Transmettre le périmètre ».

« Le périmètre accepté a été transmis au PDP. » confirme l'opération. Tant que ce n'est pas fait, convertir ce devis en facture facturerait des lignes que le client n'a pas retenues.

Repasser un devis en brouillon

1. Ouvrez le devis.
2. Dans « Actions », choisissez « Modifier le devis ».
3. Confirmez par « Repasser en brouillon ».

Le devis redevient modifiable et conserve son numéro. Le PDF et le lien de consultation actuels sont invalidés : vous devrez le finaliser puis l'envoyer à nouveau. L'action n'est pas proposée sur un devis importé depuis un PDP.

Dupliquer un devis

1. Ouvrez le devis, quel que soit son statut.
2. Dans « Actions », choisissez « Dupliquer », puis confirmez.

Un nouveau devis en brouillon est créé avec les mêmes informations et un nouveau numéro. Les dates de validité et d'échéance absentes sont recalculées à partir du délai de paiement par défaut de l'entité juridique.

Annuler un devis

1. Ouvrez le devis.
2. Dans « Actions », choisissez « Annuler », puis « Confirmer l'annulation ».

« Le devis sera annulé et ne pourra plus être modifié ni envoyé au PDP. » Un devis facturé ne peut pas être annulé.

Archiver ou désarchiver un devis

1. Ouvrez un devis en brouillon.
2. Dans « Actions », choisissez « Archiver ».

Les devis archivés sont masqués dans la liste : activez « Afficher les archivés » pour les retrouver, puis « Désarchiver » pour les remettre en brouillon. Seul un brouillon est archivable.

Consulter l'historique d'un devis

1. Ouvrez le devis.
2. Cliquez sur l'icône « Historique », dans l'en-tête du volet ou en haut de la page.

L'historique liste les étapes datées du devis : « Brouillon créé », « Mise à jour », « Finalisé », « Devis envoyé au PDP », « Échec envoi au PDP », « Envoyé », « Consulté par le destinataire », « Accepté », « Refusé », « Expiré », « Repassé en brouillon », « Facturé », « Facturé depuis le PDP », « Annulé », « Email envoyé », « Email renvoyé », « Échec envoi email », « Importé depuis le PDP », « Lignes récupérées depuis le PDP », « Lignes mises à jour depuis le PDP », « Lignes restaurées », « Statut aligné sur le PDP », « PDF du périmètre accepté généré », « Périmètre accepté transmis au PDP ».

Référence

Statuts et transitions

Le statut « Expiré » existe et peut être atteint depuis « Envoyé » ou « Consulté », mais aucun traitement de l'application ne l'applique de lui-même à la date de fin de validité.

Disponibilité des actions

Contrôles à la finalisation

La finalisation est refusée tant que l'un de ces points n'est pas réglé :

• « Le devis doit contenir au moins une ligne »
• « La date d'échéance est requise »
• « Les informations du vendeur sont manquantes », ou l'un des champs vendeur manquants : nom, adresse, code postal, ville
• « Les informations du client sont manquantes », ou l'un des champs client manquants : « Le nom du client est requis », « L'adresse du client est requise », « Le code postal du client est requis », « La ville du client est requise »
• « Le numéro de TVA doit être au format européen (ex: FR12345678910) » et « Email invalide », lorsque ces champs sont renseignés mais mal formés
• « La saisie manuelle est désactivée pour cette entité juridique : sélectionnez un client depuis le CRM. », lorsque l'entité impose un client venu du CRM

La date d'émission n'est jamais bloquante : si elle est vide, elle prend le jour de la finalisation.

Motifs de refus

Prix trop élevé, Délai trop long, Choix d'un autre fournisseur, Projet annulé, Demande modifiée, Autre. Un commentaire libre peut accompagner n'importe quel motif.

Règles de la sélection à l'acceptation

Comportements automatiques

• Sur une entité connectée à un PDP, la finalisation envoie le devis au PDP sans action supplémentaire de votre part.
• Les statuts des devis présents sur le PDP sont rafraîchis toutes les heures : un devis accepté, refusé ou facturé sur la plateforme voit son statut suivre dans l'application, et la facture correspondante y est créée lorsque la plateforme indique qu'il a été facturé. Voir Connecter un PDP et synchroniser.
• L'ouverture du lien de consultation par le client fait passer le devis à « Consulté » et ajoute « Consulté par le destinataire » à l'historique.

Questions fréquentes

Puis-je modifier un devis déjà finalisé ?

Pas directement : « Un devis finalisé ne peut plus être modifié. » Utilisez « Modifier le devis » pour le repasser en brouillon, corrigez, puis finalisez-le et envoyez-le de nouveau. Le lien de consultation précédent cesse d'être valable.

Un devis expire-t-il tout seul à sa date de validité ?

Non. La date « Valide jusqu'au » figure sur le devis et dans la liste, mais aucun traitement ne bascule le devis en « Expiré » à cette date.

Puis-je supprimer un devis ?

Non. Un brouillon peut être archivé, et un devis non facturé peut être annulé. Dans les deux cas il reste consultable, avec son historique.

Le numéro change-t-il si je repasse le devis en brouillon ?

Non, le devis conserve son numéro. Une duplication, elle, crée un nouveau devis avec un nouveau numéro.

Le client peut-il n'accepter qu'une partie du devis ?

Seulement les lignes que vous avez marquées « Optionnelle ». Il peut les refuser à l'acceptation, mais pas retirer une ligne ferme : une telle réponse est refusée, pas enregistrée comme acceptation.