Configurer les sources du client CRM et les objets liés

À quoi ça sert

La carte « Configuration CRM » relie la facturation à votre CRM. Elle répond à deux besoins :

• remplir le client d'un devis ou d'une facture depuis une fiche CRM, au lieu de retaper la raison sociale, l'adresse et le SIRET à chaque document ;
• afficher en entête des documents les objets CRM associés au client, par exemple le chantier ou le contact concerné, et les reprendre dans le PDF.

Le client peut venir de plusieurs entités CRM : une organisation qui gère par exemple des particuliers dans une entité et des entreprises dans une autre configure une source pour chacune, et les utilisateurs cherchent indifféremment dans les deux au moment de choisir le client d'un document.

Elle se trouve dans « Facturation » puis « Administration », page « Configuration Facturation ». Elle vaut pour toute l'organisation, contrairement aux « Entités CRM rattachables », qui se règlent entité juridique par entité juridique. L'écran est réservé aux administrateurs du module Facturation.

Concepts clés

• Source du client — une entité CRM dans laquelle les utilisateurs chercheront le client d'un devis ou d'une facture. Une organisation peut en configurer plusieurs.
• Source principale — la première source de la liste. Elle détermine le libellé proposé tant qu'aucun client n'est sélectionné, et passe en tête des résultats de recherche.
• Mapping — l'association entre un champ du client (Nom, Adresse, SIRET…) et le champ CRM d'où sa valeur est reprise. Chaque source a son propre mapping.
• Champ de recherche — le champ CRM utilisé pour trier et libeller les résultats quand un utilisateur cherche un client, propre à chaque source.
• Objet lié affiché en entête — une entité CRM additionnelle, rattachée au client par une relation, dont des champs sont affichés en entête du document et dans le PDF.
• Entité CRM rattachable — un type d'objet CRM que le bouton « Liens » d'un devis ou d'une facture propose de rattacher. Ce réglage est propre à une entité juridique.

Comment faire

Ajouter une source du client

1. Ouvrez « Facturation » puis « Administration ».
2. Sur la carte « Configuration CRM », section « Sources du client », cliquez sur « Ajouter une source ».
3. Ouvrez la liste « Entité CRM » et choisissez l'entité qui porte ces clients. Une entité déjà prise par une autre source, ou par un objet lié, n'est pas proposée.
4. Cliquez sur « Sauvegarder ».

Le message « Configuration CRM enregistrée » confirme l'enregistrement. Tant qu'aucune source n'est configurée, la section affiche « Aucune source CRM configurée. Sélectionnez une entité pour activer le remplissage automatique des informations acheteur. » La première source ajoutée porte le badge « Principale ».

Associer les champs du client aux champs CRM d'une source

1. Sur la source concernée, sous « Associez les champs CRM aux champs acheteur », chaque champ du client propose une liste des champs de l'entité.
2. Sélectionnez le champ CRM correspondant, ou laissez le tiret pour ne rien reprendre.
3. Cliquez sur « Sauvegarder ».

Les champs ainsi associés sont recopiés dans le client du devis ou de la facture dès qu'un utilisateur sélectionne une fiche de cette source.

Choisir le champ de recherche d'une source

1. Sur la source concernée, ouvrez la liste « Champ de recherche ».
2. Choisissez le champ CRM à utiliser, ou laissez « Par défaut (nom d'affichage CRM) ».
3. Cliquez sur « Sauvegarder ».

Ce champ sert au tri et au libellé des résultats de cette source dans la recherche d'un client.

Prendre les données d'une source dans une ligne d'un champ tableau

1. Sur la source concernée, allez à « Source des données ». La section n'apparaît que si l'entité choisie possède un champ tableau exploitable.
2. Sélectionnez « Ligne d'un champ tableau ».
3. Choisissez le « Champ tableau » à utiliser.
4. Choisissez la « Colonne d'affichage des lignes », qui identifiera chaque ligne dans le sélecteur ; sans choix, les lignes s'affichent « Ligne 1 », « Ligne 2 »…
5. Associez chaque champ du client à une colonne du tableau.
6. Cliquez sur « Sauvegarder ».

Ce mode sert aux clients qui regroupent plusieurs entités juridiques : une fiche CRM, une ligne de tableau par entité facturable.

Réordonner ou supprimer une source du client

1. Sur la carte « Configuration CRM », section « Sources du client », saisissez la poignée à gauche d'une source et faites-la glisser à sa nouvelle place.
2. Pour retirer une source, cliquez sur l'icône de corbeille sur sa carte.
3. Cliquez sur « Sauvegarder ».

L'ordre affiché est l'ordre de recherche et d'affichage : la source en tête devient la source principale. Le bouton « Ajouter une source » reste inactif tant qu'une source en cours d'ajout n'a pas encore d'entité choisie.

Afficher un objet CRM lié en entête des documents

1. Configurez d'abord au moins une source du client : sans elle, la section affiche « Configurez d'abord la source du client CRM pour pouvoir ajouter des objets liés. »
2. Dans « Objets liés affichés en entête », ouvrez la liste « Ajouter un objet » et choisissez une entité CRM.
3. Sur la carte de l'entité ajoutée, renseignez le « Champ de relation vers le client » : le champ de cette entité qui pointe vers l'entité client.
4. Cochez les « Champs affichés en entête ». Faites glisser les étiquettes pour choisir leur ordre.
5. Renseignez l'« Ordre » pour placer cette entité par rapport aux autres.
6. Cliquez sur « Sauvegarder ».

L'entête des devis et factures affiche alors ces objets, filtrés automatiquement par le client sélectionné. Voir Client et données CRM.

Choisir les entités rattachables d'une entité juridique

1. Ouvrez « Facturation », « Administration », puis « Modifier » sur l'entité juridique concernée.
2. Descendez à « Entités CRM rattachables » et ouvrez la liste « Ajouter un type d'entité ».
3. Faites glisser les lignes pour définir leur ordre d'affichage.
4. Pour restreindre les éléments proposés, cliquez sur l'icône « Configurer un filtre » et composez le « Filtre d'autocomplétion ». La ligne porte alors le badge « Filtre actif ».
5. Cliquez sur « Mettre à jour ».

Ces entités sont celles que le bouton « Liens » proposera sur les devis et factures de cette entité juridique. Voir Liens CRM et contrats.

Référence

Les trois réglages et leur portée

Sources du client

Une organisation configure une à plusieurs sources, chacune avec sa propre entité CRM, son mapping et son champ de recherche. La recherche d'un client interroge toutes les sources à la fois et regroupe les résultats, la source principale en tête ; le libellé de l'entité de chaque résultat n'est affiché que s'il y a plusieurs sources. Deux sources ne peuvent pas pointer vers la même entité CRM.

Champs du client associables

Aucune association n'est obligatoire, mais les champs non associés restent à saisir à la main sur chaque document. « Nom / Raison sociale », « Adresse », « Code postal », « Ville » et « Pays » sont exigés à la finalisation d'un devis ou d'une facture.

Modes de la source des données

Changer de mode efface les associations déjà faites : elles ne portent pas sur les mêmes champs. Le mode « Ligne d'un champ tableau » n'est proposé que si l'entité possède au moins un champ tableau exploitable.

Objets liés affichés en entête

Une entité sans champ pointant vers l'entité client affiche « Aucun champ LOOKUP/MASTER_DETAIL pointant vers cette entité » : la relation ne peut pas être établie tant que ce champ n'existe pas dans le CRM.

Les champs proposés à l'affichage excluent les champs invisibles, les champs de relation, les fichiers et les images.

Garde-fous

Une entité déjà prise par une autre source, ou choisie comme objet lié, n'est pas proposée dans la liste des entités disponibles. Le bouton « Sauvegarder » reste inactif tant que rien n'a changé ; « Annuler les modifications » revient aux valeurs enregistrées.

Effet côté utilisateur

• Un utilisateur qui crée un devis ou une facture cherche son client dans les entités CRM configurées, et le document se remplit avec les champs associés à la source du résultat choisi. Voir Client et données CRM.
• Les objets liés configurés apparaissent en entête du document et dans le PDF, restreints au client sélectionné.
• Les entités rattachables de l'entité juridique alimentent le bouton « Liens ». Voir Liens CRM et contrats.
• Un champ CRM réservé à certains groupes est signalé par une alerte dans le formulaire : les utilisateurs des autres groupes ne verront pas sa valeur.

Questions fréquentes

Puis-je configurer des sources du client différentes par entité juridique ? Non. Les sources du client et les objets liés affichés en entête valent pour toute l'organisation. Seule la liste des entités rattachables se règle par entité juridique.

Combien de sources du client puis-je configurer ? Autant que nécessaire ; deux ou trois sources couvrent la plupart des organisations. Chacune a sa propre entité CRM, son mapping et son champ de recherche.

Que deviennent les documents déjà émis si je change le mapping ? Rien. Les informations du client sont recopiées sur le document au moment où il est rempli ; un changement de mapping ne s'applique qu'aux documents remplis ensuite.

Puis-je retirer complètement les sources du client ? Oui, une par une, avec l'icône de corbeille de chaque source, à condition d'avoir d'abord retiré tous les objets liés affichés en entête si vous retirez la dernière.