Gérer les comptes du portail
Liste des comptes, statuts, renvoi d'invitation, désactivation, réactivation, changement de groupe et suppression
À quoi ça sert
La liste « Portail client » réunit tous les comptes externes que votre organisation a ouverts. Vous y suivez où en est chaque invitation, vous relancez celles qui traînent, vous coupez l'accès d'un client qui n'a plus lieu d'en avoir un, et vous le rouvrez le jour venu.
Une fiche de compte rassemble l'identité, le groupe, les dates, les accès accordés et, pour un administrateur du module, la trace de tout ce que le client a fait sur son espace.
Concepts clés
- Invité — le compte existe, l'e-mail est parti, la personne n'a pas encore choisi son mot de passe.
- Actif — la personne a activé son compte et peut se connecter.
- Désactivé — l'accès est coupé, les sessions en cours sont fermées. Le compte reste listé et ne compte plus dans la limite de comptes.
- Lié à — la fiche CRM à laquelle le compte est rattaché.
- Accès — le résumé, en pastilles, de ce qui est ouvert au compte : « Contrats », « Facturation », puis les plannings et les types de tickets accordés.
- Suppression — l'effacement définitif du compte de connexion. Réservée à l'administrateur de l'organisation.
Comment faire
Retrouver un compte
- Ouvrez « Portail client ».
- Cliquez sur « Filtres » pour composer une recherche sur l'email, le prénom, le nom, le statut, l'accès ou l'une des dates.
- Cliquez sur un entête de colonne pour trier.
- Réglez le nombre de lignes par page en bas de la liste.
Un compteur à côté du titre indique le nombre de comptes correspondant à la recherche.
Ouvrir un compte
- Dans la liste, cliquez sur le nom du compte : sa fiche s'ouvre en volet latéral.
- Pour l'ouvrir en page pleine, utilisez l'icône d'agrandissement affichée sur la ligne, ou faites un clic milieu sur le nom pour l'ouvrir dans un nouvel onglet.
La fiche présente « Identité », « Historique », « Visibilité & invitation » et, pour un administrateur du module, « Journal d'audit ».
Renvoyer une invitation
- Ouvrez un compte au statut « Invité ».
- Cliquez sur « Renvoyer l'invitation ».
Le message « Invitation renvoyée » s'affiche. Un nouveau lien part par e-mail, avec le message d'accueil d'origine ; le lien précédent cesse d'être valable. La durée de validité appliquée est celle affichée dans « Visibilité & invitation ». L'action n'apparaît pas sur un compte déjà activé.
Désactiver un compte
- Ouvrez le compte.
- Cliquez sur « Désactiver ».
- Confirmez : « L'utilisateur ne pourra plus se connecter. Ses sessions en cours seront immédiatement coupées. Cette action peut être annulée en réactivant le compte. »
Le message « Compte désactivé » s'affiche, le statut passe à « Désactivé » et la date de désactivation apparaît. La place occupée sur la limite de comptes est libérée.
Réactiver un compte
- Ouvrez un compte au statut « Désactivé ».
- Cliquez sur « Réactiver ».
Le message « Compte réactivé » s'affiche et le client peut à nouveau se connecter avec son mot de passe. Le compte reprend une place sur la limite de comptes : si le plafond est atteint, la réactivation est refusée avec « Limite de comptes portail atteinte ({used}/{limit}). Demandez des comptes supplémentaires ou désactivez un compte existant. »
Un compte désactivé avant d'avoir été activé ne peut pas être réactivé : l'application répond « Action impossible dans le statut actuel ». Supprimez-le et réinvitez la personne.
Changer le groupe d'un compte
- Ouvrez le compte.
- Dans « Identité », ouvrez la liste « Groupe » et choisissez le nouveau groupe.
Le message « Groupe modifié » s'affiche. L'avertissement sous le champ le dit : « Modifier ce groupe changera aussi le groupe de la fiche CRM associée. » Le sélecteur est inactif sur un compte désactivé.
Consulter l'historique d'un compte
- Ouvrez le compte.
- Cliquez sur l'icône « Historique », dans l'entête du volet ou en haut de la page.
L'historique liste les étapes datées du compte. Il est réservé aux administrateurs du module.
Supprimer un compte
- Ouvrez le compte.
- Cliquez sur « Supprimer le compte ».
- Confirmez : « Cette action est définitive : le compte de {nom} sera supprimé de la plateforme et ses sessions immédiatement coupées. L'adresse e-mail redeviendra disponible pour une nouvelle invitation. Les tickets et réservations déjà créés sont conservés. »
Le message « Compte supprimé » s'affiche et la fiche se referme. Le bouton n'est visible que pour un administrateur de l'organisation.
Référence
Colonnes de la liste
| Colonne | Contenu | Tri | Filtre |
|---|---|---|---|
| Nom | Prénom et nom | Oui | Oui |
| Adresse de connexion | Oui | Oui | |
| Lié à | Fiche CRM rattachée | Non | Non |
| Statut | Invité, Actif ou Désactivé | Oui | Oui |
| Accès | Sections, plannings et types de tickets accordés | Non | Oui |
| Invité le | Date de la première invitation | Oui | Oui |
| Dernière invitation | Date et heure du dernier envoi | Oui | Oui |
Les dates d'activation et de désactivation ne sont pas des colonnes, mais on peut filtrer et trier dessus. La colonne « Accès » affiche au plus trois pastilles de planning ou de ticket, les autres étant regroupées dans une pastille « +N » dont l'infobulle donne la liste. Un compte sans aucun accès affiche « Aucun ».
Statuts et actions disponibles
| Statut | Actions proposées |
|---|---|
| Invité | Renvoyer l'invitation, Désactiver, Enregistrer, Supprimer le compte |
| Actif | Désactiver, Enregistrer, Supprimer le compte |
| Désactivé | Réactiver, Supprimer le compte |
« Supprimer le compte » n'apparaît que pour un administrateur de l'organisation. Sur un compte désactivé, les accès s'affichent en lecture seule.
Étapes de l'historique
Invitation envoyée, Invitation renvoyée, Compte activé, Compte désactivé, Compte réactivé, Compte supprimé, Profil synchronisé depuis le CRM, Groupe synchronisé depuis le CRM, Visibilité mise à jour, Fiche CRM réaffectée (fusion). En l'absence d'événement, le panneau affiche « Aucun historique disponible. »
Ce que la suppression efface, et ce qu'elle laisse
| Effacé | Conservé |
|---|---|
| Le compte de connexion et ses sessions | Les tickets créés depuis le portail |
| La ligne du compte dans la liste | Les réservations prises depuis le portail |
| Ses invitations en cours, ses notifications et leurs préférences | Ses lignes dans le journal d'audit |
L'adresse e-mail redevient disponible pour une nouvelle invitation.
Messages d'erreur
| Message | Situation |
|---|---|
| « Utilisateur du portail introuvable » | Le compte n'existe plus |
| « Action impossible dans le statut actuel » | Action refusée pour ce statut, par exemple réactiver un compte jamais activé |
| « Le compte a été modifié. Veuillez rafraîchir la page. » | Deux modifications simultanées sur le même compte |
| « Erreur lors de la désactivation », « Erreur lors de la réactivation », « Erreur lors de la suppression », « Erreur lors du changement de groupe », « Erreur lors du renvoi de l'invitation » | L'action n'a pas abouti |
Portée de la liste
Vous ne voyez que les comptes dont le groupe fait partie de vos groupes. Voir Groupes et visibilité des données.
Questions fréquentes
Désactiver un compte libère-t-il une place facturée ? Oui. Le compteur ne retient que les comptes « Invité » et « Actif ». Voir Suivre la limite de comptes.
Puis-je changer l'adresse e-mail d'un compte ? Pas depuis cette page. En mode « Un compte par fiche CRM », modifiez le champ correspondant sur la fiche CRM : le compte suit, et les sessions en cours du client sont coupées.
Que devient un compte si sa fiche CRM est supprimée ? Le compte reste listé. Rien ne le supprime automatiquement : désactivez-le, ou demandez sa suppression à un administrateur de l'organisation.
Pourquoi ne puis-je pas supprimer un compte ? La suppression détruit le compte de connexion : elle est réservée aux administrateurs de l'organisation, et le bouton est masqué pour les autres.