Utiliser un chatbot interne

À quoi ça sert

Un chatbot interne répond aux collaborateurs, pas aux visiteurs d'un site. Il s'appuie sur des documents que vous ne souhaitez pas publier — procédures, guides techniques, contrats, comptes rendus — et il est accessible depuis le menu de Deltia, une fois connecté.

Chaque réponse cite les extraits sur lesquels elle s'appuie : vous ouvrez la source d'un clic pour vérifier l'information.

Concepts clés

• Chatbot interne — un chatbot rattaché à un groupe, sans adresse publique.
• Groupe du chatbot — il détermine qui peut ouvrir le chatbot. Vous devez être membre de ce groupe.
• Accès chatbots internes — une autorisation accordée par un administrateur, distincte de l'accès au module Chatbot.
• Source citée — l'étiquette affichée sous une réponse, qui nomme le document utilisé et, pour un PDF, la page concernée.
• Historique — la liste de vos conversations avec ce chatbot. Elle vous est propre.

Comment faire

Ouvrir un chatbot interne

1. Regardez le menu latéral : chaque chatbot interne auquel vous avez accès y figure, sous son propre nom.
2. Cliquez dessus.

La fenêtre de conversation s'ouvre, avec le nom et la description du chatbot en en-tête.

Si aucune entrée n'apparaît, l'une des conditions listées dans « Référence » n'est pas remplie.

Poser une question

1. Saisissez votre question dans la zone « Posez votre question... ».
2. Appuyez sur Entrée, ou cliquez sur le bouton d'envoi.

La réponse s'écrit progressivement. Tant qu'elle s'écrit, un bouton permet de l'interrompre.

Avant votre premier message, les cartes de prompts prédéfinis du chatbot sont affichées : un clic envoie le message préparé. Voir Régler le comportement du chatbot.

Consulter une source citée

1. Sous une réponse, repérez le bloc « Sources ».
2. Cliquez sur une étiquette.

Si la source est un document ou une page web, elle s'ouvre dans un nouvel onglet ; pour un PDF, le navigateur se positionne directement sur la page indiquée par l'étiquette. Si la source n'a pas de document à ouvrir — un texte collé, une transcription — un encadré affiche l'extrait utilisé, avec le titre de section et la page quand ils existent.

Reprendre ou démarrer une conversation

1. Ouvrez le panneau « Historique » : il est affiché à gauche sur écran large, et accessible par l'icône de menu de l'en-tête sur écran étroit.
2. Cliquez sur une conversation pour la rouvrir.
3. Cliquez sur « Nouveau » pour repartir de zéro.

Le bouton « Nouvelle conversation » de l'en-tête produit le même effet dès qu'un échange est en cours.

Effacer une conversation ou tout l'historique

1. Ouvrez le panneau « Historique ».
2. Pour une conversation, cliquez sur l'icône de corbeille de sa ligne.
3. Pour tout retirer, cliquez sur « Effacer l'historique » en bas du panneau.

Les conversations disparaissent de votre historique. Elles restent consultables par les administrateurs du module dans l'onglet « Conversations » du chatbot. Voir Consulter les conversations d'un chatbot.

Relancer une réponse en erreur

Quand une réponse échoue, un bouton de relance s'affiche sur le message. Un clic renvoie votre dernière question.

Référence

Conditions d'accès

Les quatre conditions doivent être réunies pour qu'un chatbot interne apparaisse dans votre menu :

L'option « Accès chatbots internes » se règle sur la fiche d'un utilisateur, dans « Administration », onglet « Modules ». Voir Accès aux modules et Groupes.

Différences avec un chatbot public

Rendre un chatbot interne

Un administrateur du module ouvre l'onglet « Paramètres » du chatbot, active « Chat interne » dans la dernière section, choisit le « Groupe », puis enregistre. Sans groupe, l'enregistrement est refusé : « Un chatbot interne doit avoir un groupe associé ».

Le passage en interne fait disparaître l'adresse publique du chatbot ainsi que les onglets « Style » et « Intégration ».

Limites d'usage

Les plafonds de messages d'un chatbot s'appliquent aussi au chat interne, où chaque utilisateur compte pour une session. Voir Limiter l'usage d'un chatbot.

Questions fréquentes

Mes collègues voient-ils mes conversations ?

Pas dans leur propre historique : celui-ci est personnel. En revanche, les administrateurs du module retrouvent toutes les conversations du chatbot dans sa fiche.

Puis-je ajouter des documents au chatbot interne ?

Oui, si vous avez accès au module Chatbot : ouvrez le chatbot depuis la page « Chatbot » et ajoutez vos sources. Voir Alimenter le chatbot en sources de connaissance.

Pourquoi le chatbot répond-il qu'il ne trouve pas l'information ?

Le plus souvent parce que la source correspondante n'est pas encore au statut « Prêt », parce qu'elle est désactivée, ou parce que la question ne recoupe aucun fragment. Voir Régler la qualité des réponses.

Le chatbot interne a-t-il une adresse à partager ?

Il a une adresse dans Deltia, que vous pouvez transmettre à un collègue : elle ne fonctionnera que s'il remplit lui aussi les quatre conditions d'accès.