Valider les actions des automatisations

Valider ou invalider les actions qu'une automatisation a mises en attente, et choisir qui a ce droit

À quoi ça sert

Une règle d'automatisation peut ne pas exécuter une action tout de suite : elle la met en attente, et une personne habilitée la valide ou l'invalide. Tant que personne n'a décidé, rien n'est modifié dans Deltia.

Cette page s'adresse aux valideurs, qui décident, et aux administrateurs qui choisissent qui est valideur. Elle se distingue de la confirmation, qui interroge l'utilisateur dont la modification a déclenché la règle : ici, ce sont des personnes désignées à l'avance, quel que soit l'auteur de la modification.

Concepts clés

Valideur — un utilisateur qui a l'un des rôles désignés pour valider les actions. Lui seul voit la file, la carte d'accueil et l'entrée « À valider ».
Action en attente — une action que la règle a préparée, avec les valeurs qu'elle écrirait, et qui attend une décision.
Occurrences — quand la même action se représente avant d'avoir été décidée, elle ne crée pas un second élément : le compteur d'occurrences augmente. Pour une modification de tâche ou de fiche, l'élément est propre à la règle, à l'action et à la fiche visée, et ses valeurs sont mises à jour par la dernière occurrence. Une autre action (envoi d'e-mail, création de document) n'est mise en attente qu'une fois pour un même contenu, même si plusieurs règles la produisent.
Un élément par fiche — une mise à jour ciblée par un filtre qui touche plusieurs fiches ou tâches donne un élément par fiche ou tâche, à valider, corriger ou invalider séparément. Les valideurs ne reçoivent qu'une notification pour l'action.
Une répétition donne un élément par itération — une action « Créer une tâche » répétée sur une liste (voir Répéter une action sur une liste) met un élément par élément de la liste en attente, même si deux éléments donnent exactement les mêmes valeurs. La notification n'est envoyée qu'une fois.
Statuts — « En attente », « Appliquées », « Échouées » et « Invalidées ».

Comment faire

Traiter les actions en attente

Cliquez sur votre avatar, puis sur « À valider ». Un badge indique le nombre d'actions en attente.
Lisez chaque élément : la règle, l'action avec la fiche ou le type de tâche qu'elle vise, par exemple « Créer une fiche CRM Contact », la fiche concernée (un clic l'ouvre pour une fiche du CRM) et, dessous, ce que l'action écrira.
Cliquez sur « Valider » pour exécuter l'action, ou sur « Invalider » pour la refuser.

Le message « Action appliquée » ou « Action invalidée » confirme la décision. Une action validée s'exécute avec vos propres accès. Si elle n'est plus possible, elle passe dans « Échouées » avec la raison, par exemple « L'action ne s'applique plus à aucun enregistrement. »

Corriger une action avant de la valider

Le bouton « Modifier » apparaît sur une action en attente qui crée ou met à jour une fiche du CRM, ou qui crée ou met à jour une tâche.

Cliquez sur « Modifier ». Le formulaire de la fiche ou de la tâche s'ouvre dans le volet latéral, prérempli des valeurs que l'action allait écrire.
Corrigez ce qui doit l'être, puis enregistrez comme vous le feriez habituellement.

« Modification enregistrée, action validée » s'affiche : la fiche ou la tâche est créée ou mise à jour avec ce que vous avez enregistré, et l'élément passe dans « Appliquées » avec ces valeurs. Vous ne pouvez pas changer la cible de l'action : l'entité, le type de tâche et la fiche visés restent ceux de la règle.

Si la fiche ou la tâche est enregistrée mais que l'action n'a pas pu être marquée comme validée, « La modification est enregistrée, mais cette action n'a pas pu être marquée comme validée. Invalidez-la : la valider écraserait votre modification. » s'affiche : cliquez alors sur « Invalider ».

Le bouton « Modifier » est absent dans ces cas : l'action envoie un e-mail, crée un document ou lance une compétence ; la création d'une tâche porte une tâche parente ou un champ que le formulaire de tâche n'enregistre pas ; la mise à jour d'une tâche change aussi son statut ; l'élément est en attente depuis avant la séparation d'une mise à jour entre plusieurs fiches.

Retrouver une action décidée

Ouvrez la page « Validations des automatisations ».
Choisissez l'onglet « Appliquées », « Échouées » ou « Invalidées ».
Cliquez sur « Filtres » pour restreindre la liste ; le filtre reste posé quand vous changez d'onglet.

Vous pouvez filtrer sur « Règle », « Type d'action », « Occurrences », « Validée par », « Créée le », « Mise à jour le » et « Décidée le ». Un onglet vide affiche par exemple « Aucune action appliquée. », et « Aucune action ne correspond au filtre. » quand un filtre est posé.

Ouvrir l'action d'une notification

Cliquez sur la notification « Action à valider », ou sur le lien du e-mail « Voir l'action ».

La page montre cette action seule, avec son état du moment : un autre valideur a pu la décider entre-temps. Cliquez sur « Voir toute la file » pour revenir à la liste. Si la règle a été supprimée ou si vous n'avez plus accès à l'action, « Cette action n'est plus accessible : sa règle a été supprimée ou vous n'y avez plus accès. » s'affiche.

Valider depuis la page d'accueil

La carte « Validations des automatisations » liste les actions en attente, avec les mêmes boutons. Voir Page d'accueil.

Mettre une action en attente de validation

Administrateur de l'organisation :

Ouvrez « Administration » puis « Automatisations », et modifiez la règle.
Dans l'action concernée, activez « Soumettre à validation » : « L'action attend qu'un valideur la valide avant de s'exécuter. »
Enregistrez.

Dans l'onglet « Exécutions », le résultat de cette action s'affiche « en attente de validation ». Voir Créer une règle.

Une action « Créer une sortie de stock (brouillon) » soumise à validation montre ses valeurs en clair : le périmètre, le motif, l'entrepôt, les notes et les lignes sous la forme « 3 × nom de l'article ». Un valideur qui n'a pas accès au module Stocks voit les identifiants à la place des noms.

Une action « Lancer une compétence » montre la compétence par son nom ; sans accès à l'assistant IA, le valideur voit son identifiant. Valider cette action lance la compétence en entier, avec les droits de la personne qui l'a publiée et non les vôtres : la validation dure donc aussi longtemps que l'exécution. Si l'exécution échoue, l'élément passe dans « Échouées » avec la raison et n'est pas relancé.

Choisir les valideurs

Administrateur de l'organisation :

Ouvrez « Administration » puis « Automatisations », onglet « Réglages ».
Dans « Valideurs des actions », choisissez les rôles concernés.

Le message « Valideurs enregistrés » confirme le choix. Ce droit figure aussi dans l'écran des rôles et des droits, sous « Valider les actions des automatisations ».

Référence

Qui voit quoi

Situation	Effet
Aucun rôle valideur choisi	Personne ne valide, administrateurs compris
Vous n'avez aucun des rôles valideurs	Pas d'entrée « À valider », pas de carte d'accueil ; la page affiche « Vous n'êtes pas valideur des automatisations. Un administrateur choisit les rôles valideurs dans les réglages des automatisations. »
Vous avez un rôle valideur	Vous voyez les actions des règles rattachées à vos périmètres
La règle est supprimée	Ses actions en attente disparaissent de la file

Action issue d'un e-mail

Quand la règle est déclenchée par un e-mail reçu, l'élément ne conserve pas le contenu du message : une fois l'action décidée, les valeurs qu'elle devait écrire sont effacées et l'élément affiche « Contenu non conservé ».

Notification

Quand une action est mise en attente, les valideurs qui voient la règle reçoivent la notification « Action à valider » : « L'automatisation "…" attend votre validation », par e-mail et dans l'application par défaut. Elle est envoyée une fois par élément, pas à chaque occurrence supplémentaire. Elle se règle dans l'onglet « Automatisations » de Choisir ses notifications.