Capturer les coordonnées des visiteurs

À quoi ça sert

Un visiteur qui pose des questions à votre chatbot est un contact potentiel. La capture de leads propose à ce visiteur, après quelques échanges, de laisser ses coordonnées : un bandeau apparaît sous la conversation, il clique, remplit un court formulaire et vous récupérez le contact.

Vous décidez au bout de combien de messages la proposition apparaît, ce qu'elle dit, quels champs sont demandés, si un consentement est requis, et si le contact doit créer une fiche dans le CRM.

Les réglages vivent dans l'onglet « Paramètres » de la fiche d'administration du chatbot, section « Capture de leads ». Pour consulter les contacts déjà recueillis, voir Consulter les leads capturés.

Concepts clés

• Capture de leads — l'interrupteur qui commande tout le dispositif. Tant qu'il est éteint, aucun formulaire n'est proposé au visiteur.
• Nombre de messages avant affichage — le nombre de messages envoyés par le visiteur à partir duquel la proposition apparaît.
• Message d'introduction — la phrase affichée au-dessus du bouton, puis au-dessus du formulaire.
• Libellé du bouton d'appel à l'action — le texte du bouton sur lequel le visiteur clique pour ouvrir le formulaire.
• Consentement GDPR — la case que le visiteur doit cocher avant d'envoyer, accompagnée du texte que vous rédigez.
• Champ du formulaire — une ligne composée d'un type, d'une clé, d'un libellé, d'un caractère obligatoire ou non et d'une longueur maximale.
• Clé — le nom technique du champ. C'est lui qui sert au rapprochement avec les champs de l'entité CRM.
• Capture dans le CRM — l'option qui crée automatiquement une fiche CRM à chaque contact recueilli.

Comment faire

Activer la capture de leads

1. Ouvrez « Chatbot » puis « Administration », et ouvrez le chatbot.
2. Dans l'onglet « Paramètres », descendez à « Capture de leads ».
3. Actionnez « Activer la capture de leads ». Les réglages détaillés apparaissent en dessous.
4. Cliquez sur « Enregistrer ».

« Chatbot mis à jour » confirme la sauvegarde. Le bouton d'enregistrement reste inactif tant que rien n'a changé.

Choisir le moment où la proposition apparaît

1. Dans « Capture de leads », renseignez « Nombre de messages avant affichage ». La valeur minimale est 1.
2. Enregistrez.

La proposition apparaît dès que le visiteur a envoyé ce nombre de messages dans la conversation en cours.

Rédiger la proposition

1. Renseignez « Message d'introduction » : c'est la phrase affichée au-dessus du bouton pour proposer la capture.
2. Renseignez « Libellé du bouton d'appel à l'action ».
3. Enregistrez.

Demander un consentement

1. Actionnez « Consentement GDPR requis ».
2. Renseignez « Texte du consentement GDPR ».
3. Enregistrez.

Le visiteur voit alors une case à cocher accompagnée de ce texte ; l'envoi reste bloqué tant qu'elle n'est pas cochée.

Définir les champs du formulaire

1. Dans « Champs du formulaire », cliquez sur « Ajouter un champ ».
2. Choisissez le type : « Texte », « Email » ou « Téléphone ».
3. Actionnez « Obligatoire » si le champ doit être rempli.
4. Renseignez la « Clé » et le « Libellé ». La clé est le nom technique utilisé pour le rapprochement avec le CRM ; le libellé est ce que le visiteur lit.
5. Renseignez la longueur maximale si la valeur proposée ne convient pas.
6. Enregistrez.

Pour retirer un champ, cliquez sur l'icône de corbeille de sa ligne.

Réordonner les champs

1. Dans « Champs du formulaire », saisissez la poignée à gauche d'un champ.
2. Faites-le glisser à la position voulue, ou déplacez-le au clavier après avoir activé la poignée.
3. Enregistrez.

Le formulaire présente les champs dans cet ordre.

Créer une fiche CRM à chaque contact

1. Dans « Capture de leads », actionnez « Capture dans le CRM ».
2. Choisissez l'« Entité CRM » dans laquelle les fiches seront créées.
3. Choisissez le « Groupe » : c'est le groupe de visibilité des fiches créées.
4. Vérifiez le bloc « Correspondance des champs ».
5. Enregistrez.

Vérifier la correspondance des champs

1. Une fois l'entité CRM choisie, lisez le bloc « Correspondance des champs ».
2. Une coche verte signale une clé de champ qui existe dans l'entité ; un triangle rouge signale l'inverse, avec le message « Le champ '<clé>' n'existe pas dans l'entité CRM ».
3. Corrigez la clé du champ, ou créez le champ manquant dans l'entité CRM, puis enregistrez.

Seules les valeurs dont la clé correspond à un champ de l'entité sont reportées sur la fiche créée. Voir Champs.

Référence

Réglages et valeurs livrées

Types de champ

Ce que voit le visiteur

1. Un bandeau sous la conversation, avec le message d'introduction, le bouton d'appel à l'action et une croix « Fermer ».
2. Après un clic sur le bouton : le formulaire, avec un champ par ligne définie. Un champ obligatoire porte une étoile après son libellé.
3. La case de consentement, si elle est requise, puis le bouton « Envoyer ».
4. Après l'envoi : « Merci pour vos informations ! ».

Messages d'erreur affichés au visiteur :

Comportements automatiques

• Le bandeau n'apparaît qu'une fois le nombre de messages atteint, et seulement si la conversation a réellement commencé.
• Une fois le formulaire envoyé, il n'est plus proposé au visiteur sur ce navigateur, y compris dans une nouvelle conversation.
• La croix « Fermer » masque la proposition pour la visite en cours.
• Le contact est enregistré comme lead, consultable dans la section « Leads » du chatbot. Voir Consulter les leads capturés.
• Avec « Capture dans le CRM » activée, une fiche est créée dans l'entité et le groupe choisis, son nom d'affichage est calculé selon le modèle de l'entité, et la création déclenche les notifications habituelles de création de fiche.
• Si l'entité CRM comporte un champ dont la clé est lead, ce champ reçoit l'identifiant du lead capté. L'interface le rappelle : « Astuce : créez un champ lead (type Lien interne, template /chatbot/leads/{value}) dans votre entité CRM pour recevoir automatiquement un lien vers le lead capturé. »

Ce que la capture ne fait pas

• Aucune adresse e-mail n'est envoyée automatiquement au visiteur.
• Aucun rapprochement n'est fait avec une fiche CRM existante : chaque contact crée une nouvelle fiche.
• Le formulaire n'est pas proposé sur un chatbot interne.

Questions fréquentes

Puis-je demander les coordonnées dès le premier message ? Oui, en réglant « Nombre de messages avant affichage » sur 1. La proposition apparaît alors dès le premier message du visiteur.

Le visiteur peut-il refuser ? Oui. La croix ferme la proposition et la conversation continue normalement. La proposition réapparaît lors d'une visite ultérieure tant qu'aucun contact n'a été envoyé.

Que se passe-t-il si je change les champs après coup ? Les leads déjà capturés gardent les champs d'alors. Le nouveau formulaire ne s'applique qu'aux visiteurs suivants.

Un champ non rempli est-il enregistré ? Seules les valeurs saisies sont conservées sur le lead. Rendez un champ obligatoire si sa valeur est indispensable.

Puis-je créer la fiche CRM dans un groupe auquel je n'appartiens pas ? Non. La liste « Groupe » ne propose que vos propres groupes. Voir Groupes.