Alimenter le chatbot en sources de connaissance
Ajouter un document, une adresse web ou un texte, suivre le traitement, activer, réindexer ou supprimer une source
À quoi ça sert
Un chatbot ne répond qu'à partir de ce que vous lui donnez à lire. Les sources de connaissance sont ces documents : un fichier déposé, une page web, ou un texte collé à la main.
Chaque source ajoutée est traitée automatiquement : son texte est extrait, découpé en fragments, puis indexé pour que le chatbot puisse le retrouver quand un visiteur pose une question. Vous suivez ce traitement dans la liste des sources, vous désactivez une source devenue obsolète sans la supprimer, et vous la réindexez quand son contenu a changé.
Les sources se gèrent depuis « Chatbot » puis « Chatbots » : sélectionnez un chatbot, la section « Sources » s'affiche en dessous. Les administrateurs du module retrouvent la même section dans l'onglet « Sources » de « Chatbot » puis « Administration ».
Concepts clés
- Source — un document, une page web ou un texte confié au chatbot. Elle porte un nom, un type, un statut de traitement et un interrupteur d'activation.
- Fragment — un morceau de source. Le traitement découpe le texte en fragments ; c'est le fragment, et non la source entière, que le chatbot retrouve et utilise pour composer sa réponse. Voir Relire et valider les fragments d'une source.
- Traitement — la suite « Extraction », « Découpage », « Indexation » affichée sur le badge de statut pendant que la source est prise en charge.
- Source activée — l'interrupteur à droite de chaque ligne. Une source désactivée reste dans la liste, avec ses fragments, mais le chatbot ne s'en sert plus.
- Validation manuelle — le badge que porte une source ajoutée avec l'option « Ajouter (avec validation) » : ses fragments sont créés inactifs et n'alimentent pas le chatbot tant qu'ils n'ont pas été validés.
- Réindexation — le retraitement d'une source : son texte est relu, redécoupé et réindexé. Nécessaire après un changement de découpage, ou quand la page web d'origine a évolué.
Comment faire
Ajouter un fichier
- Ouvrez le chatbot et rendez-vous à la section « Sources ».
- Dans « Ajouter une source », cliquez sur la carte « Fichier ». Vous pouvez aussi déposer directement le fichier sur cette carte.
- Cliquez sur la zone « Cliquez ou glissez-déposez un fichier » et choisissez le fichier.
- Vérifiez le « Nom » : il est pré-rempli avec le nom du fichier, sans son extension.
- Cliquez sur « Ajouter (avec validation) », ou ouvrez la flèche à droite du bouton pour choisir « Ajouter sans validation ».
La source apparaît dans la liste et son traitement démarre : « Source ajoutée ». Pour un fichier audio ou vidéo, le message est « Source ajoutée — transcription en cours ».
Pour un fichier Excel ou CSV, une fenêtre « Aperçu du fichier Excel » s'intercale : cochez les feuilles à indexer, vérifiez l'aperçu des premières lignes, puis cliquez sur « Indexer ». Quand une seule feuille est retenue, son nom est ajouté à celui de la source.
Ajouter un site ou une page web
- Dans « Ajouter une source », cliquez sur la carte « Site ».
- Saisissez l'adresse dans « URL ». Le champ « Nom » se remplit tout seul à partir du domaine et du chemin lorsque vous quittez le champ.
- Choisissez la « Profondeur de crawl » : « Cette page uniquement », « + liens directs (niveau 1) » ou « + 2 niveaux de liens ».
- Cliquez sur « Ajouter (avec validation) » ou « Ajouter sans validation ».
Avec une profondeur supérieure à zéro, chaque page liée découverte devient une source distincte, nommée d'après la source d'origine et le nom de la page. Le message indique alors le nombre de sources créées.
Ajouter un texte
- Dans « Ajouter une source », cliquez sur la carte « Texte ».
- Collez le texte. Il doit faire au moins 200 caractères, sinon « Le texte doit contenir au moins 200 caractères » s'affiche.
- Vérifiez le « Nom » : il reprend le début du texte si vous ne l'avez pas saisi.
- Cliquez sur « Ajouter (avec validation) » ou « Ajouter sans validation ».
Le texte est enregistré comme un document et indexé comme les autres sources.
Renommer une source
- Dans la liste des sources, cliquez sur le nom de la source.
- Modifiez le nom, puis cliquez sur « OK » ou appuyez sur Entrée. La touche Échap annule.
Le message « Nom mis à jour » confirme le changement.
Activer ou désactiver une source
- Dans la liste des sources, actionnez l'interrupteur à droite de la ligne.
« Source désactivée » ou « Source activée » s'affiche. Une source désactivée et ses fragments cessent immédiatement d'alimenter les réponses du chatbot, sans être supprimés.
Réindexer une source
- Cliquez sur la ligne de la source pour la déplier.
- Cliquez sur « Réindexer ».
« Réindexation lancée » s'affiche et le statut repasse à « En cours ». Les fragments existants sont remplacés par ceux issus du nouveau traitement.
Réindexer toutes les sources d'un chatbot
- Ouvrez « Chatbot » puis « Administration », et ouvrez le chatbot.
- Dans l'onglet « Sources », cliquez sur « Réindexer » en haut de la carte « Sources ».
- Confirmez : « Cette action va re-découper et re-vectoriser toutes les sources prêtes du chatbot. L'opération peut prendre plusieurs minutes selon le nombre de sources. »
« Réindexation démarrée : les sources sont retraitées en arrière-plan. » s'affiche. Ce bouton n'existe que dans la vue d'administration.
Supprimer une source
- Dans la liste des sources, cliquez sur l'icône de corbeille de la ligne.
- Confirmez la question « Êtes-vous sûr de vouloir supprimer … ? ».
« Source supprimée » s'affiche. La source et ses fragments disparaissent. Une source en cours de traitement ne peut pas être supprimée : « Impossible de supprimer une source en cours de traitement ».
Retrouver une source dans la liste
- Saisissez tout ou partie du nom dans « Rechercher une source... ». La recherche ignore les accents.
- Affinez avec la liste « Type » et la liste « Statut ».
« Aucune source ne correspond aux filtres. » s'affiche quand rien ne correspond.
Référence
Types de source
| Type | Origine | Ajout |
|---|---|---|
| Document | PDF, Word, Excel, CSV, texte, Markdown | Carte « Fichier » ou carte « Texte » |
| URL | Page web, éventuellement ses pages liées | Carte « Site » |
| Vidéo | Fichier audio ou vidéo, transcrit automatiquement | Carte « Fichier » |
| Transcription | Transcription rattachée à une source déjà traitée | Aucun ajout direct |
Statuts de traitement
| Statut | Signification |
|---|---|
| En attente | La source est créée, son traitement n'a pas commencé |
| En cours | Le traitement est en route ; le badge précise l'étape (« Extraction », « Découpage », « Indexation ») |
| Prêt | La source est traitée et ses fragments sont disponibles |
| Erreur | Le traitement a échoué ; le motif s'affiche en dépliant la ligne |
Formats et limites de fichier
- Formats acceptés : PDF, DOCX, Excel (XLSX, XLS), CSV, TXT, Markdown, et les fichiers audio et vidéo MP4, MKV, AVI, MOV, MPEG, 3GP, MP3, M4A, WAV, FLAC, AAC, WebM, OGG.
- Taille maximale : 25 Mo. Au-delà, « Les fichiers sont limités à 25 Mo ».
- Un format non reconnu est refusé : « Format non supporté. Formats acceptés : PDF, DOCX, Excel, CSV, TXT, Markdown, MP4, MKV, AVI, MOV, MP3, WAV, FLAC, OGG, WebM… ».
- Les fichiers audio et vidéo sont transcrits avant d'être découpés. La transcription exige un service configuré par un administrateur : sans lui, ces sources sont refusées. Voir Configurer le module Chatbot.
Profondeur de crawl
| Choix | Effet |
|---|---|
| Cette page uniquement | Une seule source, celle de l'adresse saisie |
| + liens directs (niveau 1) | Les pages liées depuis cette page deviennent des sources |
| + 2 niveaux de liens | Les pages liées, puis celles qu'elles pointent à leur tour |
Le nombre de pages découvertes est plafonné à 20 adresses.
Compteurs affichés
La barre au-dessus de la liste totalise, pour le chatbot : « Sources », « Prêtes », « En cours » (sources en attente et en cours de traitement), « Erreurs » et « Fragments ».
Chaque ligne indique le nombre de fragments actifs sur le total, puis la date d'ajout : « 12/15 fragments · 04/03/2026 09:30 ».
Messages d'erreur de traitement
| Message | Situation |
|---|---|
| « Impossible d'accéder à la page. Vérifiez que l'URL est correcte et accessible publiquement. » | La page n'a pas pu être chargée |
| « Accès restreint. La page nécessite une connexion ou bloque les robots. » | La page refuse l'accès |
| « Page introuvable. Vérifiez que l'URL existe et est accessible. » | Adresse inexistante |
| « La page met trop de temps à répondre. Réessayez plus tard. » | Délai dépassé |
| « Le contenu n'est pas une page web. Seules les pages HTML sont supportées. » | L'adresse ne pointe pas vers une page HTML |
| « Contenu insuffisant. La page semble vide, protégée par JavaScript, ou nécessite une authentification. » | Trop peu de texte exploitable |
| « Le document semble être une image scannée. L'OCR n'a pas pu extraire suffisamment de texte. » | Document scanné, texte non extrait |
| « Le fichier contient des caractères non supportés. Réessayez après l'avoir converti dans un autre format. » | Encodage non exploitable |
| « Format de fichier non supporté. » | Type de contenu refusé à l'extraction |
| « Impossible de récupérer le fichier depuis le stockage. » | Le fichier n'a pas pu être relu |
| « Erreur lors de l'indexation IA. Réessayez dans quelques instants. » | L'indexation a échoué |
| « Problème de connexion réseau. Vérifiez votre connexion et réessayez. » | Incident réseau pendant le traitement |
Une source en erreur reste dans la liste : corrigez la cause, puis « Réindexer ».
Ce que le chatbot utilise réellement
Un fragment n'est retenu que si la source est activée, que le fragment est activé, et qu'il a été indexé. Un poids peut en outre faire remonter ou descendre une source dans les résultats de recherche. Voir Relire et valider les fragments d'une source et Régler la qualité des réponses.
Questions fréquentes
Puis-je ajouter une page web protégée par un mot de passe ? Non. La page doit être accessible publiquement, sinon l'ajout se solde par « Accès restreint. La page nécessite une connexion ou bloque les robots. »
Une page web ajoutée est-elle relue automatiquement quand elle change ? Non. Le contenu est figé au moment du traitement. Utilisez « Réindexer » sur la source pour reprendre la version actuelle de la page.
Combien de pages un crawl peut-il ajouter ? Au maximum 20 adresses, quelle que soit la profondeur choisie.
Puis-je remettre en service une source supprimée ? Non. La suppression retire la source et ses fragments. Pour mettre une source de côté sans la perdre, désactivez-la avec l'interrupteur de sa ligne.
Que se passe-t-il si je réindexe une source dont j'ai modifié des fragments ? Les fragments sont recalculés à partir du texte d'origine : vos corrections de contenu, vos désactivations de fragments et vos poids de fragment sont perdus.