Ranger les pièces jointes d'un e-mail reçu
Enregistrer les pièces jointes d'un e-mail reçu dans la description d'une tâche ou dans un champ fichier d'une fiche CRM
À quoi ça sert
Une règle déclenchée par un e-mail reçu peut créer une tâche ou une fiche CRM à partir du message. Par défaut, le contenu de l'e-mail n'est pas conservé, pièces jointes comprises. Cette option demande à l'action de copier les pièces jointes dans Deltia : dans la description de la tâche, ou dans un champ fichier de la fiche CRM. Elles suivent ensuite les droits d'accès de la tâche ou de la fiche.
Elle s'utilise par exemple pour créer une tâche de traitement par e-mail reçu, avec les documents du message joints à la tâche.
Concepts clés
- Déclencheur e-mail — le module « Boîte mail ou webhook », évènement « À la réception d'un e-mail ». Voir Choisir un déclencheur.
- Actions concernées — « Créer une tâche », « Mettre à jour une tâche », « Créer une fiche CRM » et « Mettre à jour une fiche CRM ». Aucune autre action, et aucune action de contrat, ne range de pièce jointe.
- Lecture par l'IA — faire lire les pièces jointes par un modèle d'IA est une autre option, qui ne conserve rien. Voir Pré-traiter une action avec l'IA.
Comment faire
Joindre les pièces jointes à une tâche
- Créez ou ouvrez une règle au déclencheur « À la réception d'un e-mail ».
- Ajoutez une action « Créer une tâche » ou « Mettre à jour une tâche ».
- Activez « Joindre les pièces jointes de l'e-mail à la description ».
- Enregistrez la règle.
À chaque e-mail, les fichiers sont enregistrés sur la tâche et listés à la fin de sa description.
Ranger les pièces jointes dans une fiche CRM
- Ajoutez une action « Créer une fiche CRM » ou « Mettre à jour une fiche CRM », et choisissez l'entité.
- Dans la liste « Pièces jointes de l'e-mail », choisissez le « Champ fichier où les ranger ».
- Enregistrez la règle.
Chaque fichier est ajouté au champ choisi de la fiche. Pour ne rien enregistrer, choisissez « Ne pas enregistrer les pièces jointes ».
Seuls les champs fichier à plusieurs fichiers et sans date d'expiration sont proposés. Si l'entité n'en a aucun, le formulaire affiche « Cet objet n'a aucun champ fichier multiple sans expiration. » : ajoutez d'abord un tel champ à l'entité.
Référence
Ce qui est copié et ce qui ne l'est pas
| Cas | Comportement |
|---|---|
| Fichier joint ordinaire | Copié dans Deltia |
| Image incluse dans le corps du message | Ignorée |
| Pièce jointe de type message ou lien | Ignorée |
| Au-delà de 10 fichiers | Les fichiers en trop sont ignorés |
| Fichier de plus de 15 Mo | Ignoré |
| Plus de 20 Mo au total | Ignoré |
Un fichier ignoré ne produit pas d'erreur : l'action reste « exécutée ».
Règles de fonctionnement
- Rejouer le même e-mail n'ajoute pas une seconde fois les fichiers déjà rangés. Une action « Créer » rejouée peut en revanche créer une seconde tâche ou une seconde fiche.
- Une règle qui ne fait que ranger des pièces jointes ne laisse pas de mise à jour de fiche vide.
- Sans l'option, rien ne change : le contenu de l'e-mail reste non conservé.
- Quand une action est soumise à validation, le valideur qui l'approuve en la modifiant ne range aucun fichier. Voir Valider les actions des automatisations.
Message de refus
| Message | Cause |
|---|---|
| « Seul un e-mail reçu a des pièces jointes que l'action peut classer » | La règle n'a pas le déclencheur « À la réception d'un e-mail » mais porte l'option sur une action |
L'option n'apparaît pas dans l'éditeur quand le déclencheur n'est pas un e-mail reçu, et elle disparaît des actions si vous changez de déclencheur.
Questions fréquentes
Puis-je ranger les pièces jointes dans un contrat ?
Non. Aucune action de contrat n'existe dans les automatisations.
Puis-je ranger les pièces jointes dans un champ image ?
Non. Seuls les champs fichier à plusieurs fichiers, sans date d'expiration, sont proposés.
Les pièces jointes sont-elles visibles de tout le monde ?
Non. Elles sont rattachées à la tâche ou à la fiche et suivent ses droits d'accès.