Importer des produits depuis Excel

Modèle par catégorie, modes ajout, mise à jour ou les deux, correspondance des colonnes, aperçu et rapport d'erreurs

À quoi ça sert

L'import permet de constituer ou de mettre à jour le catalogue à partir d'un fichier Excel, plutôt que fiche par fiche. C'est l'outil de la reprise d'un catalogue existant, d'un ajout en masse de références, ou d'une révision tarifaire annuelle.

Le fichier est organisé en onglets : un onglet par catégorie de produits. Un modèle vierge, aux bonnes colonnes, se télécharge depuis l'assistant.

L'assistant procède en cinq étapes : « Configuration », « Fichier », « Correspondance », « Aperçu », « Import ». Rien n'est écrit avant la dernière.

Cette page est réservée aux administrateurs du module Catalogue.

Concepts clés

Onglet = catégorie — chaque onglet du fichier alimente une catégorie. Le rapprochement se fait automatiquement quand le nom de l'onglet correspond au libellé ou à la clé d'une catégorie.
Mode d'import — « Ajouter », « Ajouter ou mettre à jour », ou « Mettre à jour ». Il décide de ce que l'assistant fait d'une ligne.
Identifiant — la colonne qui désigne une fiche existante. Elle n'apparaît dans le modèle que pour les deux modes qui mettent à jour, et se récupère par un export du catalogue.
Correspondance — l'association entre une colonne du fichier et un champ de la fiche produit. Elle est proposée automatiquement d'après l'en-tête, et reste modifiable.
Aperçu — les cinq premières lignes de chaque onglet, telles qu'elles seront interprétées, avec les cellules en erreur signalées.

Comment faire

Ouvrir l'assistant d'import

Dans le menu, ouvrez « Catalogue » puis « Administration ».
Ouvrez le menu « Import / Export ».
Choisissez « Importer des produits ».

Étape « Configuration »

Choisissez le « Groupe » auquel les produits importés appartiendront. Vous ne pouvez choisir qu'un groupe dont vous êtes membre.
Choisissez le « Mode d'import ».
Choisissez le « Statut des produits importés » : « Brouillon » ou « Actif ».
Choisissez les « Catégories à importer ».
Passez à l'étape suivante.

Le bouton reste inactif tant qu'un groupe et au moins une catégorie ne sont pas choisis. Le statut retenu ne s'applique qu'aux fiches créées ; une fiche mise à jour garde le sien.

Télécharger le modèle

À l'étape « Configuration », choisissez d'abord vos catégories.
Cliquez sur « Télécharger le modèle ».

Le fichier modele-import-catalogue.xlsx contient un onglet par catégorie sélectionnée, avec les colonnes standard et les champs personnalisés de chaque catégorie. La colonne « Identifiant » n'y figure que pour les modes « Ajouter ou mettre à jour » et « Mettre à jour ».

Étape « Fichier »

Déposez votre fichier dans la zone « Glissez votre fichier Excel ici ou cliquez pour parcourir », ou cliquez pour le choisir.
Vérifiez le nombre d'onglets détectés.
Passez à l'étape suivante.

Les onglets vides sont ignorés et signalés par « L'onglet « {nom} » est vide et sera ignoré ».

Étape « Correspondance »

Pour chaque onglet, vérifiez la « Catégorie de l'onglet ». La mention « Catégorie détectée automatiquement » signale un rapprochement réussi ; « Aucune catégorie ne correspond — choisissez-en une » demande votre choix.
Pour chaque colonne, vérifiez le champ visé. Les propositions sont classées sous « Champs standard » et « Champs personnalisés ».
Choisissez « Ignorer » pour les colonnes à laisser de côté.
Passez à l'étape suivante.

Un onglet sans catégorie n'est pas importé.

Étape « Aperçu »

Parcourez les cinq premières lignes de chaque onglet.
Repérez la mention « {nombre} ligne(s) en erreur » et corrigez le fichier ou la correspondance si nécessaire.
Lancez l'import.

Étape « Import »

Le message « Import en cours... » s'affiche pendant le traitement.
À la fin, le résultat indique « {nombre} produit(s) importé(s) » et, le cas échéant, « {nombre} ligne(s) en erreur » avec le détail par ligne.
Cliquez sur « Voir les produits » pour ouvrir le catalogue, ou sur « Nouvel import » pour recommencer avec un autre fichier.

Les lignes valides sont enregistrées même si d'autres échouent : corrigez les lignes en erreur et relancez un import limité à celles-ci.

Référence

Modes d'import

Mode	Ce qu'il fait	Colonne « Identifiant »
Ajouter	Crée un nouveau produit par ligne	Absente
Ajouter ou mettre à jour	Met à jour si l'identifiant existe, sinon crée	Présente, facultative par ligne
Mettre à jour	Met à jour uniquement les produits existants	Présente, exigée par ligne

Colonnes du modèle

Colonne	Obligatoire par ligne
Identifiant	Selon le mode
Nom	Oui, à la création
Description	Non
Prix d'achat HT	Non
Prix de vente HT	Oui, à la création
TVA (%)	Non — 20 par défaut
Unité	Non
Référence	Non
Un champ par champ personnalisé de la catégorie	Selon le champ

Les champs de type relation CRM ne figurent pas dans le modèle et ne peuvent pas être importés. Les autres champs de type relation sont signalés par « Les champs de type relation ne sont pas pris en charge à l'import ».

Quand deux colonnes porteraient le même intitulé, le modèle ajoute le nom technique entre crochets. Conservez cet intitulé tel quel : c'est lui qui permet la reconnaissance automatique au réimport.

Comment les colonnes sont reconnues

Dans l'ordre : le nom technique entre crochets, puis l'intitulé d'un champ standard, puis l'intitulé ou le nom technique d'un champ personnalisé. La comparaison ignore la casse et les espaces de début et de fin. Chaque champ n'est attribué qu'une fois ; une colonne en double reste sans correspondance et doit être associée à la main ou ignorée.

Ce qu'une mise à jour touche

Seuls les champs présents dans le fichier sont modifiés ; les autres gardent leur valeur.
Les cellules vides sont ignorées : elles n'effacent pas la valeur existante.
Les champs personnalisés absents du fichier ou non associés à une colonne sont conservés.
Le statut de la fiche n'est pas modifié.

Erreurs signalées par ligne

Message	Cause
« Identifiant requis pour la mise à jour »	Mode « Mettre à jour », colonne « Identifiant » vide
« Produit introuvable »	L'identifiant ne correspond à aucune fiche accessible
« Erreurs de validation »	Un champ obligatoire manque ou une valeur est invalide ; le détail est donné champ par champ
« Cette référence est déjà utilisée »	Une autre fiche porte cette référence
« Un champ personnalisé obligatoire n'est pas renseigné »	Un champ obligatoire de la catégorie est vide
« Le champ personnalisé « {name} » n'existe pas pour cette catégorie »	La colonne vise un champ absent de la catégorie de l'onglet
« Erreur inconnue »	Aucune cause identifiable n'a pu être remontée

Messages sur le fichier

Message	Cause
« Impossible de lire le fichier Excel »	Le fichier n'est pas exploitable
« Le fichier ne contient aucune donnée »	Aucun onglet ne porte de ligne
« L'onglet « {nom} » est vide et sera ignoré »	Un onglet du fichier ne contient aucune ligne