Exporter le catalogue

À quoi ça sert

L'export produit un fichier Excel de vos fiches produits : un onglet par catégorie, une ligne par fiche, avec les champs standard et les champs personnalisés.

Il sert à trois choses : conserver une copie du catalogue, le communiquer à quelqu'un qui n'a pas accès à l'application, et surtout préparer une mise à jour en masse. Le fichier généré est directement réimportable : vous le modifiez, puis vous le repassez par l'import.

Exporter demande, en plus du rôle d'administrateur du module, un droit d'export accordé utilisateur par utilisateur.

Concepts clés

• Statuts à inclure — les fiches retenues dans le fichier. « Actifs » et « Brouillons » sont cochés par défaut ; « Archivés » peut être ajouté.
• Fichier réimportable — les intitulés de colonnes sont ceux attendus par l'import, et la première colonne porte l'identifiant de chaque fiche. Voir Importer des produits depuis Excel.
• Droit d'export — une autorisation propre à chaque utilisateur, accordée par un administrateur de l'organisation. Sans elle, l'entrée du menu est inactive.

Comment faire

Exporter le catalogue

1. Dans le menu, ouvrez « Catalogue » puis « Administration ».
2. Ouvrez le menu « Import / Export ».
3. Choisissez « Exporter les produits ».
4. Dans « Exporter le catalogue », cochez les statuts voulus parmi « Actifs », « Brouillons » et « Archivés ».
5. Cliquez sur « Exporter ».

Le bouton affiche « Export en cours… » pendant la génération, puis le fichier export-catalogue.xlsx est téléchargé et le message « Export terminé » s'affiche. Le bouton reste inactif tant qu'aucun statut n'est coché.

Obtenir le droit d'export

1. Demandez à un administrateur de l'organisation d'ouvrir « Administration » puis « Utilisateurs ».
2. Il ouvre votre profil, section « Catalogue », et active le droit d'export.

Sans ce droit, l'entrée « Exporter les produits » reste grisée et affiche au survol : « Droit d'export requis. Un administrateur de l'organisation peut l'activer dans Administration → Utilisateurs, sur votre profil, section « Catalogue ». » Voir Utilisateurs.

Préparer une mise à jour en masse

1. Exportez le catalogue en cochant les statuts concernés.
2. Ouvrez le fichier et modifiez les valeurs, sans toucher aux intitulés de colonnes ni à la colonne « Identifiant ».
3. Ouvrez « Importer des produits » et choisissez le mode « Mettre à jour ».
4. Déposez le fichier modifié et suivez l'assistant.

Référence

Contenu du fichier

Les champs personnalisés de type relation CRM ne sont pas exportés : ils n'ont pas de représentation réimportable. Quand deux colonnes porteraient le même intitulé, le nom technique est ajouté entre crochets ; conservez-le tel quel pour que la reconnaissance automatique fonctionne au réimport.

Statuts proposés

Périmètre de l'export

L'export ne porte que sur les produits des groupes dont vous êtes membre, et sur les catégories non archivées. Il est limité à 10 000 fiches.

Messages

Questions fréquentes

Puis-je exporter une seule catégorie ?

Non. L'export porte sur tout le catalogue accessible ; le fichier sépare ensuite les catégories en onglets, à supprimer dans Excel si vous n'en gardez qu'une.

Le fichier exporté peut-il être réimporté tel quel ?

Oui, à condition de ne pas modifier les intitulés de colonnes. Choisissez le mode « Mettre à jour » ou « Ajouter ou mettre à jour » pour que la colonne « Identifiant » soit prise en compte.

Pourquoi certains produits manquent-ils dans le fichier ?

Trois causes possibles : leur statut n'est pas coché, ils appartiennent à un groupe dont vous n'êtes pas membre, ou leur catégorie a été archivée.

Pourquoi l'entrée « Exporter les produits » est-elle grisée ?

Votre profil n'a pas le droit d'export sur le catalogue, même si vous êtes administrateur du module. Voir Droits d'accès et visibilité par groupe.

Les champs personnalisés sont-ils exportés ?

Oui, sauf les relations CRM. Chaque champ de la catégorie occupe une colonne de son onglet.