Exporter le catalogue
Générer un fichier Excel réimportable en choisissant les statuts, et le droit d'export nécessaire
À quoi ça sert
L'export produit un fichier Excel de vos fiches produits : un onglet par catégorie, une ligne par fiche, avec les champs standard et les champs personnalisés.
Il sert à trois choses : conserver une copie du catalogue, le communiquer à quelqu'un qui n'a pas accès à l'application, et surtout préparer une mise à jour en masse. Le fichier généré est directement réimportable : vous le modifiez, puis vous le repassez par l'import.
Exporter demande, en plus du rôle d'administrateur du module, un droit d'export accordé utilisateur par utilisateur.
Concepts clés
- Statuts à inclure — les fiches retenues dans le fichier. « Actifs » et « Brouillons » sont cochés par défaut ; « Archivés » peut être ajouté.
- Fichier réimportable — les intitulés de colonnes sont ceux attendus par l'import, et la première colonne porte l'identifiant de chaque fiche. Voir Importer des produits depuis Excel.
- Droit d'export — une autorisation propre à chaque utilisateur, accordée par un administrateur de l'organisation. Sans elle, l'entrée du menu est inactive.
Comment faire
Exporter le catalogue
- Dans le menu, ouvrez « Catalogue » puis « Administration ».
- Ouvrez le menu « Import / Export ».
- Choisissez « Exporter les produits ».
- Dans « Exporter le catalogue », cochez les statuts voulus parmi « Actifs », « Brouillons » et « Archivés ».
- Cliquez sur « Exporter ».
Le bouton affiche « Export en cours… » pendant la génération, puis le fichier
export-catalogue.xlsx est téléchargé et le message « Export terminé »
s'affiche. Le bouton reste inactif tant qu'aucun statut n'est coché.
Obtenir le droit d'export
- Demandez à un administrateur de l'organisation d'ouvrir « Administration » puis « Utilisateurs ».
- Il ouvre votre profil, section « Catalogue », et active le droit d'export.
Sans ce droit, l'entrée « Exporter les produits » reste grisée et affiche au survol : « Droit d'export requis. Un administrateur de l'organisation peut l'activer dans Administration → Utilisateurs, sur votre profil, section « Catalogue ». » Voir Utilisateurs.
Préparer une mise à jour en masse
- Exportez le catalogue en cochant les statuts concernés.
- Ouvrez le fichier et modifiez les valeurs, sans toucher aux intitulés de colonnes ni à la colonne « Identifiant ».
- Ouvrez « Importer des produits » et choisissez le mode « Mettre à jour ».
- Déposez le fichier modifié et suivez l'assistant.
Référence
Contenu du fichier
| Élément | Détail |
|---|---|
| Nom du fichier | export-catalogue.xlsx |
| Onglets | Un par catégorie active ayant au moins un produit exporté, dans l'ordre des catégories |
| Nom d'un onglet | Le libellé de la catégorie |
| Première colonne | « Identifiant » — l'identifiant de la fiche, attendu par l'import |
| Colonnes suivantes | Nom, Description, Prix d'achat HT, Prix de vente HT, TVA (%), Unité, Référence |
| Colonnes finales | Un champ par champ personnalisé de la catégorie |
Les champs personnalisés de type relation CRM ne sont pas exportés : ils n'ont pas de représentation réimportable. Quand deux colonnes porteraient le même intitulé, le nom technique est ajouté entre crochets ; conservez-le tel quel pour que la reconnaissance automatique fonctionne au réimport.
Statuts proposés
| Case | Fiches incluses | Cochée par défaut |
|---|---|---|
| Actifs | Produits actifs | Oui |
| Brouillons | Produits en brouillon | Oui |
| Archivés | Produits archivés | Non |
Périmètre de l'export
L'export ne porte que sur les produits des périmètres dont vous êtes membre, et sur les catégories non archivées. Il est limité à 10 000 fiches.
Messages
| Message | Situation |
|---|---|
| « Export terminé » | Le fichier a été généré et téléchargé |
| « Aucun produit à exporter pour les statuts sélectionnés. » | Aucune fiche accessible ne porte l'un des statuts cochés, ou aucune d'elles n'appartient à une catégorie active |
| « Sélectionnez au moins un statut à exporter. » | Aucun statut n'est coché |
| « Droit d'export requis. […] » | Votre profil n'a pas le droit d'export sur le catalogue |
Questions fréquentes
Puis-je exporter une seule catégorie ?
Non. L'export porte sur tout le catalogue accessible ; le fichier sépare ensuite les catégories en onglets, à supprimer dans Excel si vous n'en gardez qu'une.
Le fichier exporté peut-il être réimporté tel quel ?
Oui, à condition de ne pas modifier les intitulés de colonnes. Choisissez le mode « Mettre à jour » ou « Ajouter ou mettre à jour » pour que la colonne « Identifiant » soit prise en compte.
Pourquoi certains produits manquent-ils dans le fichier ?
Trois causes possibles : leur statut n'est pas coché, ils appartiennent à un périmètre dont vous n'êtes pas membre, ou leur catégorie a été archivée.
Pourquoi l'entrée « Exporter les produits » est-elle grisée ?
Votre profil n'a pas le droit d'export sur le catalogue, même si vous êtes administrateur du module. Voir Droits d'accès et visibilité par périmètre.
Les champs personnalisés sont-ils exportés ?
Oui, sauf les relations CRM. Chaque champ de la catégorie occupe une colonne de son onglet.