Envoyer une notification depuis une règle

À quoi ça sert

L'action « Envoyer une notification » prévient des personnes de Deltia quand une règle se déclenche : un responsable commercial quand un contrat est signé, les membres d'un rôle quand une tâche est créée, les personnes désignées sur une fiche CRM quand elle change. La notification arrive dans l'application et par e-mail, selon les préférences de chaque destinataire.

Le texte du message n'est pas saisi dans la règle : il vient d'un modèle de notification, que vous créez une fois et que plusieurs règles peuvent réutiliser. Pour envoyer un message libre à une adresse e-mail, y compris extérieure à l'organisation, utilisez plutôt l'action « Envoyer un email » (voir Configurer les actions).

Concepts clés

• Modèle de notification — un message réutilisable : un nom, un titre, un texte et un lien facultatif. Il se gère dans l'onglet « Modèles de notification » de l'administration des automatisations.
• Destinataire — une désignation de personnes, pas une personne : elle est résolue à chaque exécution. Une action compte de un à dix destinataires.
• Variable — le titre, le texte et le lien d'un modèle acceptent les mêmes variables et formules que les paramètres d'une action. Voir Configurer les actions et Calculer une valeur avec une formule.

Comment faire

Créer un modèle de notification

1. Dans « Administration » puis « Automatisations », ouvrez l'onglet « Modèles de notification ».
2. Cliquez sur « Nouveau modèle ».
3. Renseignez le « Nom du modèle », le « Titre » et le « Message ».
4. Renseignez si besoin le « Lien (optionnel) ». Laissé vide, il pointe vers la fiche concernée.
5. Cliquez sur « Enregistrer ».

Le modèle apparaît dans la liste, avec son nom et le titre de la notification. Pour insérer une valeur de la fiche qui a déclenché la règle, écrivez-la entre doubles accolades : {{trigger.record.name}}. Le nom de la personne à l'origine de l'évènement s'écrit {{trigger.actor.name}}.

Modifier ou supprimer un modèle

1. Dans l'onglet « Modèles de notification », cliquez sur l'icône « Modifier le modèle » de la ligne : le modèle s'ouvre dans le volet latéral.
2. Pour le retirer, cliquez sur l'icône « Supprimer le modèle » et confirmez par « Supprimer ».

Enregistrer un modèle vérifie les règles qui l'utilisent : une variable qui ne correspond à aucun champ de leur déclencheur est refusée. Un modèle utilisé par une règle ne peut pas être supprimé.

Envoyer une notification depuis une règle

1. Dans le bloc « Actions » de la règle, cliquez sur « Ajouter une action » et choisissez le « Type d'action » « Envoyer une notification ».
2. Dans « Modèle de notification », choisissez un modèle. Sans modèle, la liste affiche « Aucun modèle de notification : créez-en un dans l'onglet « Modèles de notification ». »
3. Sous « Destinataires », ajoutez un destinataire avec « Ajouter un destinataire » et choisissez son type.
4. Complétez-le (les personnes, les rôles, le champ), puis ajoutez d'autres destinataires si besoin.
5. Enregistrez la règle.

À chaque déclenchement, les destinataires sont résolus, le texte du modèle est rempli avec les valeurs de la fiche et la notification part. L'exécution l'enregistre comme une action « exécutée ».

Référence

Types de destinataires

Seules les personnes qui ont accès au groupe de la fiche sont notifiées. Les personnes précises et les rôles sont, en plus, filtrés par le périmètre de la règle.

Champs d'un modèle

Sans lien, la notification ouvre la tâche, le contrat ou la fiche CRM qui a déclenché la règle. Pour une facture et pour une règle planifiée, il n'y a pas de lien par défaut : saisissez-en un si la notification doit mener quelque part.

Préférences des destinataires

Chaque modèle apparaît comme une ligne dans « Réglages » puis « Notifications », onglet « Automatisations », avec la description « Notification envoyée par une automatisation de votre organisation ». Chaque personne y choisit de recevoir la notification dans l'application, par e-mail, ou les deux. Voir Choisir ses notifications.

Messages de refus

Les créations, modifications et suppressions de modèles figurent dans l'historique des automatisations, sous « Modèle de notification enregistré » et « Modèle de notification supprimé ». Voir Suivre les exécutions.

Questions fréquentes

Puis-je notifier une personne extérieure à l'organisation ?

Non. Une notification ne s'adresse qu'à des utilisateurs de Deltia. Pour écrire à une adresse e-mail quelconque, utilisez l'action « Envoyer un email ».

Assigner une personne à une tâche la prévient-elle ?

Non. Pour prévenir les responsables d'une tâche, créez une règle sur les tâches avec une action « Envoyer une notification » dont le destinataire est « Les personnes de la fiche », champ « Responsables ».

Puis-je envoyer une notification un certain nombre de jours avant une date ?

Oui : combinez cette action avec le déclencheur « Avant une date ». Voir Se déclencher avant une date.