Créer une règle

À quoi ça sert

Le formulaire d'une règle rassemble les quatre décisions à prendre : le déclencheur, la condition, la confirmation et les actions. Cette page décrit le parcours complet — nommer, enregistrer, activer, modifier, supprimer — et le détail du bloc « Déclencheur ». Les trois autres blocs ont leur propre page.

Une règle enregistrée est immédiatement active : il n'y a pas d'étape de publication. Créez-la avec une condition étroite, vérifiez les premières exécutions, puis élargissez.

Concepts clés

• Module — le domaine d'où vient l'événement : CRM, Facturation, Tâches, Catalogue, Contrats, Stocks ou « Boîte mail ou webhook ». « Date » remplace ce choix par une planification horaire ; voir « Créer une règle planifiée » ci-dessous.
• Entité — l'objet précis surveillé à l'intérieur du module : une entité CRM, un type de tâche, un type de document de facturation, une boîte mail surveillée. Le catalogue, les contrats et les stocks n'en demandent pas : la règle porte sur tous les produits, tous les contrats ou tous les articles, et se restreint par sa condition.
• Évènement — ce qui doit arriver à cet objet : sa création, la modification d'un champ, sa finalisation, son encaissement, sa signature…
• Champs surveillés — sur l'évènement « À la modification d'un champ », la liste des champs dont le changement doit réveiller la règle. Vide, tout changement compte.
• Catégories de pièce — sur l'évènement « Au dépôt d'une pièce de suivi » d'un contrat, les catégories de pièce qui réveillent la règle. Vide, toute pièce compte.
• Analyse IA — un bloc facultatif qui fait lire le déclencheur par un modèle d'IA avant les actions. Voir Pré-traiter avec l'IA.
• Activée / Désactivée — l'interrupteur de la règle. Une règle désactivée n'est plus déclenchée, mais reste modifiable.
• Vue Graphique — l'onglet ouvert par défaut, qui présente la règle comme un schéma de blocs reliés dans leur ordre d'exécution, chacun modifiable sur place.
• Vue Visuelle — l'onglet qui présente la règle sous forme d'un formulaire classique, bloc par bloc.
• Vue Expert (JSON) — un troisième onglet du formulaire, qui montre la règle telle qu'elle est enregistrée et permet de la modifier ou de la coller directement en JSON.

Les trois vues partagent la même saisie : passer de l'une à l'autre ne perd rien, sauf en quittant la vue Expert (JSON) avec un JSON non encore validé.

Comment faire

Créer une règle

1. Ouvrez « Administration » puis « Automatisations », onglet « Règles ».
2. Cliquez sur « Nouvelle règle ». Le bouton est scindé : la partie principale ouvre le formulaire selon votre préférence d'ouverture, l'icône à côté ouvre l'autre mode, volet latéral ou page pleine.
3. Renseignez le « Nom » de la règle. C'est le libellé qui apparaîtra dans la liste et dans les exécutions.
4. Le formulaire s'ouvre sur la vue « Graphique » (sur téléphone ou tablette, il s'ouvre directement en vue « Visuel »). Construisez la règle sur le schéma — voir « Construire une règle en diagramme » ci-dessous — ou passez à l'onglet « Visuel » pour un formulaire bloc par bloc classique :
   • Dans « Déclencheur », choisissez le « Module », puis l'entité et l'« Évènement ». Voir Choisir un déclencheur.
   • Dans « Condition », laissez « Toujours » ou restreignez la règle. Voir Restreindre une règle par une condition.
   • Dans « Confirmation », activez la garde si les actions doivent être validées par l'utilisateur. Voir Demander une confirmation avant d'exécuter.
   • Pour faire lire le déclencheur par un modèle d'IA avant les actions, ajoutez une « Analyse IA ». Voir Pré-traiter une action avec l'IA.
   • Dans « Actions », cliquez sur « Ajouter une action » et configurez-la. Voir Configurer les actions. Une action peut aussi interroger un modèle d'IA avant de s'exécuter, voir Pré-traiter une action avec l'IA, ou attendre la décision d'un valideur, voir Valider les actions des automatisations.
5. Cliquez sur « Enregistrer ».

« Règle créée avec succès » s'affiche et la règle apparaît dans la liste, à l'état « Activée ».

Tant qu'aucune action n'est ajoutée, le formulaire affiche « Aucune action. Ajoutez-en une pour que la règle produise un effet. » : la règle peut être enregistrée, mais elle ne fera rien.

Créer une règle planifiée

1. Dans « Déclencheur », choisissez le module « Date ».

Le formulaire retire l'entité, l'évènement et les champs surveillés, et n'affiche plus les blocs « Condition » ni « Confirmation » : une règle planifiée n'a ni fiche déclencheuse ni utilisateur. Renseignez l'expression horaire et le fuseau à la place. Voir Choisir un déclencheur.

Construire une règle en diagramme

1. Sur la vue « Graphique », lisez la phrase en tête du schéma : elle relit la règle telle qu'elle est configurée, par exemple « Quand une tâche passe à « Terminé », si le montant dépasse 1 000 €, alors créer une facture. »
2. Cliquez sur un bloc — déclencheur, condition, confirmation ou une action — pour le modifier directement sur le schéma, sans ouvrir de panneau séparé.
3. Utilisez le « + » sur une flèche entre deux blocs pour insérer une condition, une confirmation ou une action à cet endroit précis. La flèche qui part du déclencheur propose aussi « Ajouter une analyse IA ». Une palette avec recherche (« Rechercher une action… ») s'ouvre ; « Aucune action ne correspond. » s'affiche si rien ne correspond au texte saisi.

Le bloc d'une action porte le nom de l'entité CRM ou du type de tâche qu'elle vise, par exemple « Créer une fiche CRM Contact », et la phrase en tête du schéma la reprend.

Le schéma présente les blocs de haut en bas dans leur ordre d'exécution. Si une action contient un JSON invalide (saisi depuis la vue Expert), le message « Le schéma ne peut pas être affiché tant qu'une action contient du JSON invalide. » remplace le schéma le temps de la corriger.

Tester une règle sur des évènements passés

1. Sur la vue « Graphique », cliquez sur « Tester sur des cas réels ».

Deltia reprend jusqu'à 5 évènements réellement survenus sur ce même déclencheur — y compris des évènements captés par une autre règle — et rejoue la condition et les actions telles que vous venez de les configurer, sans rien exécuter réellement : un bandeau rappelle « Résultat simulé — aucune action n'est exécutée. » Pour chaque évènement repris, l'aperçu affiche sa date, la règle qui l'avait capté à l'époque, la fiche concernée, si la condition aurait été vraie, et un décompte du type « 1 action sur 3 serait exécutée », complété de « dont 1 selon l'analyse IA » quand la condition d'une action dépend de l'analyse : cette réponse n'existe qu'à l'exécution et n'est pas simulée. Sous une action qui répète « Créer une tâche » sur une liste, l'aperçu ajoute le nombre de tâches qui seraient créées (« 3 tâches seraient créées ») ou « Liste non évaluable sur cet exemple : {erreur} ». Sans aucun évènement passé pour ce déclencheur : « Aucun déclenchement passé pour ce déclencheur. Cette règle pourra être testée dès qu'un premier événement aura eu lieu. »

Les conditions d'action « Recherche » sont rejouées sur les données d'aujourd'hui, et non sur celles de l'époque de l'évènement : le test indique ce que la règle ferait si elle se déclenchait maintenant. Voir Restreindre une règle par une condition.

Ce test n'est pas proposé sur une règle planifiée : sans fiche déclencheuse, il n'y a rien à rejouer.

Restreindre le déclenchement à certains champs

1. Choisissez l'évènement « À la modification d'un champ ».
2. Ouvrez « Champs surveillés » et sélectionnez un ou plusieurs champs.

La règle ne part alors que si l'un de ces champs a réellement changé de valeur. Laissé vide, le champ affiche « Tous les champs » et l'indication « Laissez vide pour déclencher sur n'importe quel champ. »

Restreindre le déclenchement à certaines catégories de pièce

1. Choisissez le module « Contrats », puis l'évènement « Au dépôt d'une pièce de suivi ».
2. Ouvrez « Catégories de pièce » et sélectionnez une ou plusieurs catégories.

La règle ne part alors que pour une pièce déposée dans l'une de ces catégories. Laissé vide, le champ affiche « Toutes les catégories » et l'indication « Laissez vide pour déclencher sur toute pièce déposée. » Voir Choisir un déclencheur.

Modifier une règle

1. Dans la liste, cliquez sur le nom de la règle, ou sur l'icône d'engrenage de la colonne « Gérer ».
2. Modifiez les champs voulus. Le bouton « Enregistrer » s'active dès qu'une valeur change.
3. Cliquez sur « Enregistrer ».

« Règle mise à jour avec succès » s'affiche. Modifier une règle ne change pas son état d'activation : une règle désactivée le reste.

Si vous fermez le volet avec des modifications non enregistrées, Deltia demande confirmation avant de les abandonner.

Modifier une règle en JSON

1. Ouvrez la règle, puis cliquez sur l'onglet « Expert (JSON) », à côté des onglets « Graphique » et « Visuel ».
2. Le JSON complet de la règle telle qu'elle est enregistrée s'affiche. Modifiez-le, ou collez-en un nouveau. « Copier le JSON » en copie le contenu.
3. Cliquez sur « Enregistrer ».

« Le JSON complet de la règle, tel qu'il est enregistré. Enregistrer depuis cet onglet écrit exactement ce que vous voyez ici. » Une clé de paramètre que l'onglet « Visuel » ne sait pas afficher, par exemple une copie cachée sur une action d'envoi d'e-mail, est ainsi conservée au lieu d'être perdue.

L'identifiant de la règle reste celui que vous êtes en train de modifier, même si le JSON collé en porte un autre : vous ne pouvez pas écraser une autre règle par erreur en collant son JSON.

Revenir à l'onglet « Visuel » après une modification en JSON

1. Depuis l'onglet « Expert (JSON) », cliquez sur l'onglet « Visuel ».

Le formulaire se recharge à partir du JSON affiché. « Revenir à l'onglet « Visuel » recharge le formulaire depuis ce JSON : les clés de « params » que le formulaire ne sait pas afficher seront perdues au prochain enregistrement visuel. » Un JSON invalide empêche de revenir à l'onglet « Visuel » tant qu'il n'est pas corrigé.

Activer ou désactiver une règle

1. Dans la liste, actionnez l'interrupteur de la colonne « Gérer ».

Le message « Règle activée » ou « Règle désactivée » confirme le changement, et la colonne affiche « Activée » ou « Désactivée ».

Activer une règle déclenchée par une boîte mail est réservé aux administrateurs du module Connecteurs ; la désactiver reste ouvert à tout administrateur. Voir Choisir un déclencheur.

Dupliquer une règle

1. Dans la liste, cliquez sur l'icône de copie de la colonne « Gérer » (« Dupliquer la règle » suivi du nom de la règle).
2. Confirmez dans « Dupliquer la règle » : « Une copie de la règle sera créée, désactivée : activez-la quand elle est prête. »

« Règle dupliquée : la copie est désactivée » s'affiche et la copie s'ouvre pour modification. Elle porte le nom de la règle suivi de « (copie) », reprend son déclencheur, sa condition, sa confirmation, son analyse IA et ses actions, et reste « Désactivée » : elle ne se déclenche pas tant que vous ne l'avez pas activée. En cas d'échec, « Erreur lors de la duplication de la règle » s'affiche.

Supprimer une règle

1. Dans la liste, cliquez sur l'icône de corbeille de la colonne « Gérer ».
2. Confirmez : « Cette action est définitive : la règle sera supprimée. »

« Règle supprimée avec succès » s'affiche. Les exécutions passées de cette règle restent visibles dans l'onglet « Exécutions », sans son nom.

Ouvrir la règle en page pleine

1. Depuis le volet latéral, cliquez sur l'icône d'agrandissement de l'en-tête.

Le formulaire s'ouvre en page pleine avec les mêmes blocs. Les modifications en cours sont conservées lors du passage en page pleine.

Retrouver les règles qui utilisent un champ CRM

1. Ouvrez « CRM » puis l'administration de l'entité, onglet des champs.
2. Ouvrez le champ concerné.

Si des règles le référencent, l'encart « Utilisé par des automatisations » liste leurs noms et prévient : renommer ou modifier le champ peut affecter leur fonctionnement. Les noms sont cliquables pour un administrateur de l'organisation. Voir Configurer les champs.

Référence

Blocs du formulaire

Colonnes de la liste des règles

Quand aucune règle n'existe, la liste affiche « Aucune règle d'automatisation ».

Messages de validation

D'autres refus viennent du serveur au moment de l'enregistrement : une expression qui ne s'analyse pas, un champ inexistant ou une fonction inconnue dans une formule. Leurs messages sont détaillés dans Restreindre une règle par une condition et Calculer une valeur avec une formule.

Comportements automatiques

• Une règle nouvellement créée est activée.
• Enregistrer une règle existante ne modifie pas son état d'activation.
• Les modifications de règles sont journalisées : voir Suivre les exécutions.

Questions fréquentes

Puis-je dupliquer une règle ?

Oui, depuis la colonne « Gérer » de la liste. La copie est créée désactivée.

Puis-je changer le module d'une règle existante ?

Oui, mais changer de module réinitialise l'entité, l'évènement et les champs surveillés : la condition et les actions écrites pour l'ancien contexte doivent être reprises.

Une règle est-elle limitée à un périmètre ?

Non. Une règle appartient à l'organisation. C'est la condition qui restreint son champ d'action, par exemple en testant le périmètre de l'objet déclencheur. Voir Périmètres et rôles.

Combien d'actions puis-je enchaîner dans une règle ?

Le nombre n'est pas plafonné. Elles s'exécutent dans l'ordre d'affichage, et chacune rend son propre résultat dans l'onglet « Exécutions ».

Puis-je écrire une règle entièrement en JSON, sans passer par le formulaire visuel ?

Oui. Sur une nouvelle règle comme sur une règle existante, ouvrez l'onglet « Expert (JSON) » et collez ou saisissez directement le JSON attendu, puis enregistrez depuis cet onglet.