Se déclencher avant une date

À quoi ça sert

Le déclencheur « Avant une date » fait partir une règle quelques jours avant une date portée par un objet : l'échéance d'une tâche, la fin d'un contrat, la date de paiement d'une facture, un champ date d'une fiche CRM. Il sert à relancer, à prévenir ou à préparer un travail avant l'échéance, sans que personne ne modifie l'objet.

Contrairement au déclencheur « Date », qui part à intervalles réguliers sans objet, « Avant une date » part pour chaque objet concerné et lit ses champs : la condition, les variables et les formules restent disponibles. Il se combine souvent avec l'action « Envoyer une notification » (voir Envoyer une notification depuis une règle).

Concepts clés

• Date de référence — le champ date de l'objet que la règle surveille.
• Jours avant la date — le délai, de 0 à 365. Avec 0, la règle part le jour même de la date.
• Heure du déclenchement — l'heure de la journée à partir de laquelle la règle regarde les dates. Elle se règle au quart d'heure, dans le « Fuseau horaire » choisi sous le champ.
• Une fois par date — la règle part une seule fois pour un objet et une valeur de date donnés.

Comment faire

Créer une règle qui part avant une date

1. Dans le formulaire de la règle, choisissez le module (CRM, Tâches, Contrats ou Facturation) et l'entité.
2. Dans « Évènement », choisissez « Avant une date ».
3. Dans « Date de référence », choisissez la date à surveiller.
4. Dans « Jours avant la date », saisissez le nombre de jours.
5. Réglez l'« Heure du déclenchement » et le « Fuseau horaire ».
6. Ajoutez si besoin une condition, puis les actions, et enregistrez.

Dans la liste des règles, le déclencheur s'affiche avec son délai : « le jour même », « 1 jour avant » ou « 7 jours avant ». Dans le formulaire, un résumé indique par exemple que le champ « tombe dans 7 jours ou moins ».

Référence

Dates proposées

Quand l'entité n'a aucun champ date, le formulaire affiche « Cette entité n'a aucun champ date. »

Quels objets sont surveillés

Quand la règle part

• Chaque jour, à partir de l'heure choisie, la règle regarde les objets dont la date tombe entre aujourd'hui et la date d'aujourd'hui plus le nombre de jours.
• Une fois partie pour une date, elle ne repart pas pour la même date. Une date déplacée la déclenche de nouveau.
• Un objet créé alors que son échéance est déjà à moins de N jours est rattrapé : la règle part pour lui à la passe suivante.
• Les dates sont relevées toutes les 5 minutes, pendant l'heure qui suit l'heure choisie. Une passe manquée est reprise le lendemain, tant que la date n'est pas échue.
• Au plus 500 objets sont traités par règle et par passage.
• Les règles sont relevées en production uniquement : sur un environnement de test, ce déclencheur ne part pas.

Ce qu'une règle « Avant une date » lit

La règle lit l'objet comme les autres règles d'une entité (record) et peut avoir une condition. Aucune personne n'a provoqué le déclenchement : actor.id et actor.name valent donc rien, et la variable « Auteur du déclenchement » ne désigne personne.

Messages de refus

Questions fréquentes

Puis-je me déclencher après une date plutôt qu'avant ?

Non. Seul le délai « avant » existe, avec 0 pour le jour même.

Puis-je surveiller la date d'un devis ?

Non. Les devis et les proformas ne proposent pas de date de référence. Seules les factures (échéance de paiement), les contrats, les tâches et les fiches CRM en proposent.

La règle est-elle testable sans attendre la date ?

Pas sur un environnement de test : le relevé des dates ne tourne qu'en production. Créez la règle avec une date très proche en production, ou testez les actions avec un déclencheur « À la création ».