Agir sur des fiches CRM depuis une règle

À quoi ça sert

Une règle peut modifier le CRM sans intervention : changer des champs sur les fiches qui correspondent à un filtre, créer une fiche, ou ajouter une note à un champ de type Notes. Cette page détaille ces trois actions. Le reste des actions, les variables du déclencheur et les résultats sont dans Configurer les actions.

Concepts clés

• Cibles à modifier — le filtre qui désigne les fiches d'une entité CRM à modifier. On choisit un filtre, jamais une fiche précise. Les actions « Mettre à jour une fiche CRM » et « Ajouter une note à une fiche CRM » en ont un.
• Plafond — ces deux actions n'agissent que sur les 50 premières fiches correspondant au filtre.
• Champ Notes — un champ de type Notes d'une entité CRM, destiné aux notes longues et aux transcriptions de réunion. Voir Champ Notes.
• Signature « Automatisation » — la mention portée par une note ajoutée par une règle, à la place d'un nom d'utilisateur.

Comment faire

Mettre à jour des fiches CRM

1. Ajoutez une action « Mettre à jour une fiche CRM ».
2. Dans « Cibles à modifier », choisissez l'« Entité CRM à modifier ».
3. Construisez le filtre qui désigne les fiches à modifier.
4. Sous « Ajouter un champ », choisissez le champ à changer et saisissez sa nouvelle valeur avec le widget adapté à son type.

Pour un champ liste ou une case à cocher, le menu de valeur propose aussi les valeurs attendues du pré-traitement IA de l'action ({{llm.clé}}) : un « Choix » ou un « Oui/Non » sert à remplir ce champ. Voir Pré-traiter une action avec l'IA.

Pour viser la fiche qui a déclenché la règle, utilisez la valeur « Fiche déclencheuse » proposée dans le sélecteur de valeur du filtre, ou saisissez {{trigger.record.id}} sur le champ d'identifiant.

L'avertissement « Seules les 50 premières entités correspondant au filtre seront modifiées. » rappelle le plafond. Une valeur que le champ guidé ne sait pas représenter — une variable, une valeur imbriquée — se saisit dans « Autres paramètres (JSON) ».

Créer une fiche CRM

1. Ajoutez une action « Créer une fiche CRM ».
2. Choisissez l'« Entité CRM à créer ».
3. Choisissez le « Périmètre » qui portera la nouvelle fiche.
4. Sous « Champs de la nouvelle fiche », cliquez sur « Ajouter un champ », choisissez le champ et saisissez sa valeur avec le widget adapté à son type.

Pour créer la fiche dans le périmètre de l'objet qui a déclenché la règle, cliquez sur « Périmètre du record déclencheur » sous le sélecteur de périmètre. Ce raccourci n'est pas proposé sur une règle au déclencheur « Date » ni sur une règle de facturation : ces règles n'ont pas de périmètre à reprendre. Le champ « Périmètre » accepte aussi la variable {{trigger.record.scopeId}} saisie à la main.

Changer l'entité vide la liste des champs déjà saisis : ils appartenaient à l'entité précédente. Les valeurs acceptent les variables du déclencheur et les formules. La fiche est créée comme si vous l'aviez saisie à la main : les mêmes contrôles s'appliquent, et un champ obligatoire non renseigné fait échouer l'action.

Ajouter une note à une fiche CRM

1. Ajoutez une action « Ajouter une note à une fiche CRM ».
2. Dans « Cibles à modifier », choisissez l'entité et le filtre qui désignent les fiches, comme pour « Mettre à jour une fiche CRM ».
3. Dans « Champ Notes », choisissez le champ de type Notes de l'entité.
4. Dans « Contenu de la note », saisissez le texte. Les variables sont résolues à l'exécution.

La note est ajoutée à chaque fiche correspondant au filtre, dans la limite de 50 fiches. Elle est signée « Automatisation » et personne ne peut ensuite la modifier ni la supprimer. Si l'entité n'a aucun champ Notes, « Cette entité n'a aucun champ de type Notes. » s'affiche. À l'enregistrement, « Choisissez le champ Notes à alimenter » et « Saisissez le contenu de la note » signalent un champ manquant. Si l'exécution est rejouée après une interruption, la note n'est pas ajoutée une seconde fois.

Référence

Pour une note : le contenu est du texte mis en forme, nettoyé comme une note saisie à la main ; un autre type de champ fait échouer l'action. Les champs de type Crédit et Journal s'alimentent par « Mettre à jour une fiche CRM ». Quand l'action est soumise à validation, l'approbation ajoute la note à toutes les fiches correspondantes, dans la limite de 50, sans choix fiche par fiche.

Questions fréquentes

Une note ajoutée par une règle peut-elle être modifiée ?

Non. Elle est signée « Automatisation » et personne ne peut ensuite la modifier ni la supprimer.

Que se passe-t-il si l'exécution est rejouée ?

Pour une note, rien ne s'ajoute une seconde fois. Pour « Créer une fiche CRM », une interruption du serveur pendant l'action peut créer la fiche en double.