Se déclencher sur un e-mail ou un webhook
Faire partir une règle à la réception d'un e-mail dans une boîte surveillée ou d'un appel sur un webhook exposé par l'organisation
À quoi ça sert
Deux déclencheurs réagissent à un évènement extérieur à Deltia plutôt qu'à un objet : un e-mail reçu dans une boîte Microsoft 365 surveillée, ou un appel reçu par un webhook que l'organisation expose. Ils partagent le module « Boîte mail ou webhook » et le sélecteur « Source ». Ils ne sont proposés qu'aux administrateurs du module Connecteurs. Pour les autres déclencheurs, voir Choisir un déclencheur.
Concepts clés
- Boîte mail surveillée — une boîte Microsoft 365 qu'un administrateur des connecteurs a déclarée. Une règle écoute une seule boîte. Voir Microsoft 365 et boîtes mail surveillées.
- Webhook — une adresse que l'organisation expose pour qu'un outil externe l'appelle. Un administrateur des connecteurs l'expose dans l'onglet « Webhooks » de l'administration des connecteurs. Une règle écoute un seul webhook. Voir Webhooks entrants.
- Source — le sélecteur du formulaire de règle. Il liste les boîtes dans le groupe « Boîtes mail » et les webhooks dans le groupe « Webhooks ». Le choix détermine l'évènement : « À la réception d'un e-mail » ou « À la réception d'un appel de webhook ».
Comment faire
Réagir à un e-mail reçu
- Choisissez le module « Boîte mail ou webhook ». Il n'apparaît dans la liste que si vous êtes administrateur du module Connecteurs.
- Dans « Source », choisissez la boîte à écouter, dans le groupe « Boîtes mail ».
- L'évènement est « À la réception d'un e-mail », le seul proposé.
La règle part à chaque e-mail reçu dans la boîte de réception de cette boîte, à partir du moment où la boîte a été déclarée. Les brouillons et les réponses automatiques ne déclenchent rien. Quand aucune source n'est déclarée, la liste affiche « Aucune source déclarée. Un administrateur des connecteurs déclare les boîtes mail sur la page Microsoft 365 et expose les webhooks dans l'onglet Webhooks. » Voir Connecteurs.
La condition et les actions lisent le message avec ces variables :
| Variable | Contenu |
|---|---|
{{trigger.record.subject}} | L'objet |
{{trigger.record.body}} | Le corps du message |
{{trigger.record.fromAddress}} | L'adresse de l'expéditeur |
{{trigger.record.fromName}} | Le nom de l'expéditeur |
{{trigger.record.toAddresses}} | Les destinataires, séparés par des virgules |
{{trigger.record.ccAddresses}} | Les destinataires en copie, séparés par des virgules |
{{trigger.record.receivedAt}} | La date de réception |
{{trigger.record.hasAttachments}} | « Contient des pièces jointes », vrai ou faux |
{{trigger.record.webLink}} | Le lien vers le message |
{{trigger.record.messageId}} | L'identifiant du message |
{{trigger.record.mailboxAddress}} | L'adresse de la boîte de réception |
Le contenu de l'e-mail sert pendant l'exécution, puis n'est pas conservé : l'historique ne garde que la boîte, la date de réception et l'identifiant du message. Seules les pièces jointes qu'une action est configurée pour ranger sont copiées : voir Ranger les pièces jointes d'un e-mail reçu. Voir Suivre les exécutions. Pour faire lire le message, pièces jointes comprises, par un modèle d'IA avant les actions, voir Pré-traiter une action avec l'IA.
Un e-mail n'a ni périmètre, ni utilisateur, ni donnée liée : une action qui crée
un objet doit nommer son périmètre en toutes lettres, et une règle qui lit
related.… est refusée.
Réagir à un appel de webhook
- Choisissez le module « Boîte mail ou webhook », réservé aux administrateurs du module Connecteurs.
- Dans « Source », choisissez le webhook, dans le groupe « Webhooks ».
- L'évènement est « À la réception d'un appel de webhook ».
La règle part à chaque appel authentifié que le webhook reçoit. Dans le tableau des règles, le déclencheur se lit « un appel arrive sur » suivi du nom du webhook.
La condition et les actions lisent l'appel avec ces variables :
| Variable | Contenu |
|---|---|
{{trigger.record.webhookId}} | L'identifiant du webhook |
{{trigger.record.deliveryId}} | L'identifiant de l'appel |
{{trigger.record.receivedAt}} | La date de réception |
{{trigger.record.body}} | Le corps de l'appel, tel que l'émetteur l'a envoyé |
{{trigger.record.headers}} | Les en-têtes de l'appel |
{{trigger.record.query}} | Les paramètres d'URL |
Le corps est la structure de l'émetteur : on y descend avec des points, par
exemple {{trigger.record.body.client.email}}. Une clé du corps qui contient un
tiret ou un espace ne peut pas être nommée. Quand le webhook a déjà reçu un
appel, l'éditeur de la règle propose les chemins de ce dernier corps comme
variables.
Contrairement à un e-mail, l'appel reçu est conservé en entier dans l'historique des exécutions, corps compris. Les en-têtes d'authentification et de signature n'y figurent jamais.
Comme pour un e-mail, un appel n'a ni périmètre, ni utilisateur, ni donnée liée :
une action qui crée un objet nomme son périmètre en toutes lettres, et une règle
qui lit related.… est refusée. Les pièces jointes sont propres aux e-mails et
ne sont jamais proposées sur une règle de webhook. Le filtre guidé de la
condition ne lit que l'identifiant du webhook, l'identifiant de l'appel et la
date de réception : une condition sur le corps s'écrit en expression. Pour
exposer le webhook et choisir son authentification, voir
Webhooks entrants.
Référence
Règles propres au module « Boîte mail ou webhook »
| Sujet | Comportement |
|---|---|
| Qui configure | Seul un administrateur du module Connecteurs crée, modifie ou active une règle sur une boîte mail. Désactiver ou supprimer reste ouvert à tout administrateur d'organisation. Message de refus : « Seul un administrateur du module Connecteurs peut configurer une automatisation déclenchée par un email. » |
| Retrait de la boîte | Une boîte ne peut plus être retirée tant qu'une règle l'écoute : « Des automatisations se déclenchent encore sur cette boîte : … Modifiez-les ou supprimez-les d'abord. » |
| Délai | Les boîtes sont relevées toutes les 5 minutes : la règle part à la relève qui suit la réception, pas à l'instant |
| Confirmation | Aucune n'est demandée : aucun utilisateur n'a déclenché la règle, e-mail comme webhook |
| Webhook : délai | La règle part juste après la réception de l'appel ; un rattrapage reprend ce qui serait resté en attente, au plus tard cinq minutes après |
| Webhook : appel refusé | Un appel qui échoue à l'authentification du webhook ne déclenche rien |
| Webhook : doublon | Un même appel reçu deux fois, avec le même identifiant d'appel, ne lance la règle qu'une fois |
| Variables liées | « Un email n'a pas de données liées : « related. » ne lirait rien. » Le même refus vaut pour un webhook |
Questions fréquentes
Pourquoi ce module n'apparaît-il pas dans ma liste ?
Il est réservé aux administrateurs du module Connecteurs : une règle sur un e-mail ou un appel lit des données qui viennent de l'extérieur. Désactiver ou supprimer une telle règle reste ouvert à tout administrateur d'organisation.
Le contenu d'un e-mail ou d'un appel est-il conservé ?
Pas de la même façon. Le contenu d'un e-mail sert pendant l'exécution puis n'est pas conservé ; l'appel d'un webhook l'est en entier, corps compris, sauf les en-têtes d'authentification et de signature. Voir Suivre les exécutions.
Appeler un web service depuis une règle
Envoyer des appels à une API externe (ERP, outil de CAO) quand une règle se déclenche, reprendre après un échec et lire le journal des appels
Suivre les exécutions
Onglet des exécutions, statuts et résultats, filtres, et historique des modifications apportées aux règles