Demander une confirmation avant d'exécuter

À quoi ça sert

Certaines automatisations ne doivent pas partir sans qu'un humain ait vu ce qu'elles vont faire : une modification en masse, la création d'un document, l'ouverture d'un accès client. La confirmation pose la question à l'utilisateur dont la modification a déclenché la règle, juste après son enregistrement.

Le principe à retenir : la modification d'origine est toujours enregistrée. Refuser une confirmation n'annule que les actions de l'automatisation.

Une confirmation se pose au niveau de la règle, où elle couvre toutes ses actions, ou au niveau d'une action précise, où elle ne couvre que celle-là. Les deux peuvent coexister.

Concepts clés

• Confirmation de règle — une seule question pour toute la règle. Refuser annule toutes ses actions.
• Confirmation d'action — une question pour une action donnée. Refuser n'annule que cette action ; les autres s'exécutent.
• En attente de confirmation — le statut de l'exécution tant que l'utilisateur n'a pas répondu. Elle ne part jamais d'elle-même.
• Nombre d'entrées impactées — une variable insérable dans le message, qui affiche combien d'objets seront modifiés. Elle n'est proposée que pour les actions ciblées par un filtre.
• Contournement — les situations où personne n'est là pour répondre : la règle s'exécute alors sans rien demander.

Comment faire

Demander une confirmation pour toute la règle

1. Ouvrez la règle et allez dans le bloc « Confirmation ».
2. Activez « Demander une confirmation avant d'exécuter ».
3. Renseignez le « Titre de la confirmation » et le « Message de la confirmation », par exemple « Créer la tâche de suivi ? » et « Une tâche de suivi va être créée pour ce client. ».
4. Renseignez si besoin les autres langues en changeant d'onglet au-dessus du champ.
5. Enregistrez.

Titre et message sont facultatifs : sans texte, un libellé par défaut est utilisé, « Confirmer l'automatisation « nom de la règle » ? » et « Votre modification a été enregistrée. Voulez-vous exécuter les actions de cette automatisation ? ».

Demander une confirmation pour une action seule

1. Dans le bloc de l'action, ouvrez « Confirmation de l'action ».
2. Activez « Demander une confirmation avant d'exécuter » et renseignez le titre et le message.

Chaque action ainsi gardée pose sa propre question, dans l'ordre des actions.

Annoncer le nombre d'objets qui seront modifiés

1. Sur une action « Mettre à jour une fiche CRM » ou « Mettre à jour une tâche », activez sa confirmation.
2. Cliquez sur « Nombre d'entrées impactées » pour insérer la variable dans le message.

Exemple de message : « Modifier {{impactedCount}} fiches ? ». Le nombre est calculé au moment du déclenchement, avant l'exécution, et figé dans la question. Il est plafonné à 50, comme le nombre d'objets réellement modifiables.

La variable n'est pas proposée sur la confirmation de la règle ni sur les actions de création, où aucun filtre ne définit un nombre d'objets.

Répondre à une confirmation

1. Enregistrez la modification qui déclenche la règle.
2. La fenêtre apparaît. Lisez le titre et le message.
3. Cliquez sur « Exécuter » ou sur « Ne pas exécuter ».

Si plusieurs questions sont posées, elles s'enchaînent. Refuser la question de niveau règle interrompt la série : les questions d'action ne sont plus posées et rien ne s'exécute.

Retrouver une confirmation à laquelle vous n'avez pas répondu

1. Revenez dans l'application.

Une confirmation sans réponse reste posée : elle réapparaît à votre prochaine visite. Fermer l'onglet ne perd rien, la question est conservée côté serveur.

Référence

Portée d'un refus

Dans tous les cas, la modification qui a déclenché la règle reste enregistrée.

À qui la question est posée

À l'utilisateur dont la modification a déclenché la règle, et à lui seul. Ce n'est pas une corbeille partagée entre administrateurs : un autre utilisateur ne voit pas la question, même administrateur de l'organisation.

Quand la confirmation n'est pas demandée

La confirmation est une garde d'interface : elle n'est posée que lorsqu'un utilisateur peut y répondre. Dans les situations suivantes, la règle s'exécute directement :

• le rattrapage des exécutions restées en attente après une interruption ;
• l'espace client, qui n'affiche pas de fenêtre de confirmation.

Ne comptez donc jamais sur la confirmation comme unique garde-fou d'une action sensible ou irréversible. Pour restreindre réellement une action, utilisez une condition, de règle ou d'action. Voir Restreindre une règle par une condition.

Ce que la question décrit

La question est figée au moment du déclenchement, contre l'état de l'objet à cet instant. Elle décrit donc exactement ce qui sera exécuté si vous acceptez :

• une action dont la condition est fausse ne produit pas de question ; elle sera ignorée quoi qu'il arrive ;
• le nombre d'entrées impactées est celui compté au déclenchement, pas celui d'un recomptage au moment de la réponse.

Textes par défaut

Un titre ou un message renseigné dans une seule langue est utilisé pour les autres langues.

Questions fréquentes

Refuser annule-t-il ma modification ?

Non. La modification qui a déclenché la règle est déjà enregistrée. Refuser n'annule que les actions de l'automatisation.

Puis-je répondre plus tard ?

Oui. La question est conservée et réapparaît à votre prochaine visite. Elle ne s'exécute jamais toute seule en attendant.

Un administrateur peut-il répondre à ma place ?

Non. Seul l'utilisateur dont la modification a déclenché la règle voit la question.

Puis-je revenir sur une confirmation déjà refusée ?

Non. L'exécution est close en « Refusée ». Pour obtenir le même effet, refaites la modification qui déclenche la règle.

Pourquoi ma règle s'est-elle exécutée sans me demander ?

Soit la confirmation n'est pas activée, soit le déclenchement vient d'un contexte sans interlocuteur : un rattrapage après interruption, ou une action réalisée par un client dans son espace.