Suivre les exécutions

À quoi ça sert

L'onglet « Exécutions » est le journal de ce que les automatisations ont fait : quand, pour quelle règle, avec quel résultat, et pourquoi elles ont échoué. C'est là qu'on vérifie qu'une règle nouvellement créée agit comme prévu, et là qu'on diagnostique une règle qui ne produit rien.

Deux journaux coexistent, à ne pas confondre : les exécutions, qui tracent les déclenchements, et l'historique, qui trace les modifications apportées aux règles elles-mêmes.

Un point important : une règle dont la condition renvoie faux ne laisse aucune trace. L'absence de ligne n'est pas une erreur, c'est le comportement normal d'une condition non satisfaite.

Concepts clés

• Exécution — un déclenchement d'une règle par un évènement. Une ligne par règle déclenchée.
• Statut — l'état de l'exécution : « Terminée », « Échec », « En attente de confirmation », « Refusée », « En attente », « En cours ».
• Résultat — le détail par action : le nom de l'action et, pour les mises à jour, le nombre d'objets modifiés.
• Erreur — la cause de l'échec, affichée sur la ligne.
• Historique — le journal des créations, modifications, suppressions et activations de règles.

Comment faire

Consulter les exécutions

1. Ouvrez « Administration » puis « Automatisations ».
2. Cliquez sur l'onglet « Exécutions ».

Le nombre total d'exécutions s'affiche à côté des onglets. La liste est paginée : le nombre de lignes par page se règle en bas du tableau.

Quand rien n'a encore été déclenché, la liste affiche « Aucune exécution pour le moment. ». Si le chargement échoue, le message « Impossible de charger les exécutions. » s'affiche avec un bouton « Réessayer » : c'est distinct d'une liste vide.

Filtrer les exécutions

1. Dans l'onglet « Exécutions », cliquez sur « Filtres ».
2. Ajoutez un ou plusieurs critères, puis appliquez.

Le nombre de critères actifs s'affiche à côté du bouton. Quand aucune ligne ne correspond, la liste affiche « Aucune exécution ne correspond au filtre. ».

Les filtres et le tri sont conservés dans l'adresse de la page : le lien peut être partagé ou mis en favori.

Ne voir que les échecs

1. Cliquez sur « Filtres ».
2. Ajoutez un critère sur « Statut » égal à « Échec ».

La colonne « Erreur » donne alors la cause de chaque échec.

Trier les exécutions

1. Cliquez sur l'en-tête d'une colonne triable : « Date », « Règle » ou « Statut ».

Le tri porte sur une seule colonne à la fois.

Consulter l'historique des règles

1. Placez-vous sur l'onglet « Règles ».
2. Cliquez sur l'icône d'historique, à droite de l'en-tête, à côté de « Nouvelle règle ».

Le volet « Historique des automatisations » liste les évènements datés. Quand rien n'a encore été modifié, il affiche « Aucun événement pour le moment. ».

Diagnostiquer une règle qui ne fait rien

1. Ouvrez l'onglet « Exécutions » et filtrez sur le nom de la règle.
2. Aucune ligne : la règle n'a pas été déclenchée. Vérifiez qu'elle est « Activée », que le champ surveillé a bien changé, et que sa condition n'est pas systématiquement fausse.
3. Une ligne « Échec » : lisez la colonne « Erreur ».
4. Une ligne « Terminée » avec une action « ignorée » : la condition de cette action est fausse, ou sa confirmation a été refusée.
5. Une ligne « Terminée » avec « 0 modifiée » : le filtre de l'action ne correspond à aucun objet.

Référence

Colonnes des exécutions

Statuts d'une exécution

Une exécution qui reste durablement « En attente » signale que le traitement a été interrompu. Le rattrapage la reprend, au plus tard cinq minutes après, en repartant juste après la dernière action déjà terminée avec succès : les actions précédentes ne s'exécutent pas une seconde fois.

Pastilles de résultat

Le nom de l'action dit aussi ce qu'elle visait : l'entité CRM ou le type de tâche, par exemple « Créer une fiche CRM Contact », et, pour une mise à jour ciblée par un filtre, ce filtre relu en toutes lettres entre parenthèses. La cible affichée est celle que l'action visait au moment de l'exécution : modifier ensuite la règle ne change pas les lignes passées. Une exécution antérieure à cette mention, ou une action qui ne vise ni entité CRM ni type de tâche (envoi d'e-mail, compétence, devis…), n'affiche que le nom de l'action. Pour une exécution déclenchée par un e-mail, le filtre n'est plus affiché une fois l'exécution terminée.

Filtres disponibles

Évènements de l'historique

Exécution déclenchée par un e-mail

Un e-mail est traité, jamais conservé (hors les pièces jointes qu'une action est configurée pour ranger : voir Ranger les pièces jointes d'un e-mail reçu). Une fois l'exécution terminée, son historique ne garde de l'e-mail que la boîte, la date de réception et l'identifiant du message : l'objet, le corps, les adresses et les réponses de l'IA ne se relisent plus. Voir Choisir un déclencheur.

Ce qui ne laisse pas de trace

• Une règle désactivée : elle n'est jamais déclenchée.
• Une règle dont la condition est fausse : elle est écartée avant tout enregistrement.
• Un évènement qui ne correspond à aucune règle.

Questions fréquentes

Une exécution disparaît-elle au bout d'un certain temps ?

Les exécutions restent consultables ; l'application ne propose pas de purge.

Pourquoi une exécution est-elle en « Échec » alors que ma règle semble bonne ?

Lisez la colonne « Erreur ». Les causes les plus fréquentes sont un champ inexistant dans les paramètres d'une action, une valeur mal formée, une formule appliquée à un champ vide, ou l'enchaînement de règles arrivé à sa limite.

Puis-je relancer une exécution en échec ?

Non. Corrigez la règle, puis reproduisez la modification qui la déclenche.

Puis-je voir l'objet exact qui a déclenché une exécution ?

Non directement. La colonne « Déclencheur » indique le module et l'entité ; recoupez avec la date pour retrouver l'objet concerné dans son module. Pour un e-mail reçu, le contenu n'est pas conservé : seuls la boîte, la date de réception et l'identifiant du message restent.

Une règle supprimée fait-elle disparaître ses exécutions ?

Non. Les lignes restent, mais les colonnes « Règle » et « Déclencheur » affichent un tiret : elles s'appuient sur la règle, qui n'existe plus. Voir Créer une règle.