Microsoft 365 et boîtes mail surveillées

À quoi ça sert

La carte « Microsoft 365 » de l'administration des connecteurs relie Deltia au locataire Microsoft 365 de votre organisation, pour « déclencher des automatisations à la réception d'un e-mail dans les boîtes Microsoft 365 de l'organisation ».

Deltia ne lit que les boîtes que vous déclarez ici, une par une. Une règle d'automatisation choisit ensuite l'une de ces boîtes comme déclencheur : voir Déclencheurs.

La carte est réservée aux administrateurs du module Connecteurs. Elle se trouve dans « Intégrations », « Approbation des connecteurs », onglet « Connexions ».

Concepts clés

• Application Entra — l'application que vous inscrivez vous-même dans le portail Microsoft Entra de votre organisation. Deltia se connecte avec cette application, et avec elle seule : rien n'est partagé avec un autre locataire.
• Locataire (tenant) — l'annuaire Microsoft 365 de votre organisation, identifié par son « ID d'annuaire (locataire) ».
• Secret client — le mot de passe de l'application. Microsoft ne l'affiche qu'une fois à sa création, et il expire.
• Boîte surveillée — une boîte mail que vous avez déclarée. Seules ces boîtes sont lues, quels que soient les droits donnés à l'application.
• Boîtes déconnectées — des boîtes dont la connexion Microsoft 365 a été déconnectée : elles ne sont plus lues tant que leur locataire n'est pas reconnecté.

Comment faire

Connecter Microsoft 365

1. Cliquez sur votre avatar, puis, sous « Administration », sur « Intégrations ».
2. Cliquez sur la carte « Approbation des connecteurs ».
3. Sur la carte « Microsoft 365 », ouvrez le formulaire de connexion. Le guide « Comment obtenir ces informations ? » s'affiche à côté.
4. Suivez le guide dans le portail Entra : ouvrir le centre d'administration, inscrire l'application, copier ses identifiants, donner les droits de lecture des e-mails, puis créer le secret client.
5. Renseignez « Nom de la connexion » : il sert à distinguer vos locataires, car le nom Microsoft d'un locataire n'est qu'un identifiant.
6. Collez l'« ID d'annuaire (locataire) », l'« ID d'application (client) », la valeur du secret et sa date d'expiration.
7. Cliquez sur « Connecter Microsoft 365 ».

Deltia demande d'abord un jeton à Microsoft avec ces identifiants et ne l'enregistre qu'en cas de succès. La carte indique alors « Microsoft 365 est connecté. », « Relié au tenant {id} » et l'application utilisée.

Une organisation peut relier plusieurs locataires : « Ajouter un tenant » ouvre un nouveau formulaire, avec son application, son secret et ses boîtes.

Choisir la voie d'accès aux boîtes

Le guide propose deux voies, qui s'excluent :

• « Toutes les boîtes » — réglage par défaut : Microsoft ouvre à Deltia toutes les boîtes de l'organisation. Elle demande l'autorisation « Mail.Read » et le consentement d'un administrateur général.
• « Certaines boîtes seulement » — Microsoft n'ouvre à Deltia que les boîtes que vous désignez. Elle demande un accès à Exchange Online et une session PowerShell ; le guide fournit les commandes, qui se complètent au fil de vos saisies.

Avec la seconde voie, n'ajoutez pas « Mail.Read » dans Entra : cumulée à la restriction, cette autorisation rouvre toutes les boîtes. Deltia l'indique à la connexion : « Aucune autorisation Mail.Read directe n'a été trouvée dans Entra. C'est normal si vous restreignez l'accès avec RBAC pour les applications d'Exchange Online ; sinon, ajoutez-la en suivant la voie « Toutes les boîtes ». L'accès à chaque boîte est vérifié quand vous la déclarez. » Microsoft met de 30 minutes à 2 heures à prendre en compte un changement : si une boîte est refusée juste après la configuration, réessayez plus tard.

Déclarer une boîte mail

1. Sur la carte « Microsoft 365 », sous « Boîtes mail surveillées », saisissez l'« Adresse de la boîte ».
2. Cliquez sur « Ajouter ».

Le message « La boîte est surveillée. Seuls les e-mails reçus à partir de maintenant déclenchent des automatisations. » confirme. Les e-mails déjà présents dans la boîte ne sont jamais traités. Un alias convient. Si l'administrateur a retiré l'accès à l'annuaire, saisissez l'UPN de la boîte, son identifiant de connexion.

Deltia vérifie à la déclaration qu'il peut lire la boîte : sinon, la boîte est refusée avec la cause. Tant qu'aucune boîte n'est déclarée, la carte affiche « Aucune boîte déclarée. Seules les boîtes déclarées ici déclenchent des automatisations. »

Relever une boîte sans attendre

1. Sur la ligne de la boîte, cliquez sur « Synchroniser maintenant ».

Les boîtes sont relevées périodiquement ; ce bouton évite d'attendre le passage suivant. « Synchronisation terminée. » confirme. Chaque ligne indique « Dernière synchronisation : {date} » ou « Pas encore synchronisée », et « Dernière erreur : {message} » si la dernière relève a échoué.

Retirer une boîte

1. Sur la ligne de la boîte, cliquez sur « Retirer ».
2. Confirmez « Ne plus surveiller {adresse} ? ».

« La boîte n'est plus surveillée. » confirme : les automatisations sur cette boîte ne se déclenchent plus. Une boîte qu'une règle d'automatisation écoute, active ou non, ne peut pas être retirée : modifiez ou supprimez d'abord la règle.

Renouveler le secret

1. Quand la carte affiche « Expire bientôt » ou « Secret expiré », créez un nouveau secret dans Entra, en refaisant seulement l'étape du guide qui crée le secret client.
2. Sur la carte, cliquez sur « Mettre à jour les identifiants ».
3. Saisissez la nouvelle valeur du secret et sa date d'expiration, puis cliquez sur « Enregistrer les identifiants ».

« Les identifiants sont mis à jour. » confirme, et les boîtes déclarées restent attachées. Tant que le secret est expiré, Microsoft le refuse : « Microsoft refuse ce secret : mettez à jour les identifiants pour reprendre la lecture des boîtes. » La carte affiche « Secret valable jusqu'au {date} ». Un mois avant cette date, les administrateurs du module Connecteurs reçoivent une notification.

Déconnecter Microsoft 365

1. Sur la carte, cliquez sur « Déconnecter ».
2. Confirmez « Déconnecter Microsoft 365 ? ».

« Microsoft 365 est déconnecté. » confirme : Deltia cesse de lire les boîtes déclarées, et les automatisations sur ces boîtes ne se déclenchent plus. Les boîtes passent sous « Boîtes déconnectées ».

Reprendre des boîtes déconnectées

1. Reconnectez le même locataire avec ses identifiants Entra, depuis le formulaire de connexion de la carte (« Ajouter un tenant » si un autre locataire est déjà connecté).

Les boîtes du locataire se rattachent à la nouvelle connexion et les automatisations qui les utilisent sont conservées. Les e-mails reçus pendant la déconnexion ne sont pas traités.

Référence

Champs du formulaire de connexion

Ce que Deltia lit

Qui peut quoi

La connexion Microsoft 365 n'apparaît pas dans « Mes connexions » : elle ne donne aucun outil à l'assistant IA.

Questions fréquentes

Deltia lit-il toutes les boîtes de mon organisation ? Non. Même si Microsoft ouvre toutes les boîtes à l'application, Deltia ne lit que celles que vous avez déclarées.

Les anciens e-mails d'une boîte déclenchent-ils des automatisations ? Non. Seuls les e-mails reçus après la déclaration de la boîte sont traités.

Mon organisation compte plusieurs filiales avec chacune son annuaire. Est-ce possible ? Oui : ajoutez un locataire par annuaire, avec son propre secret et ses propres boîtes.

Que se passe-t-il quand le secret expire ? Microsoft refuse la connexion et la lecture des boîtes s'arrête. Mettez à jour les identifiants : les boîtes et les règles qui les utilisent sont conservées.