Gérer les produits et services

À quoi ça sert

Le catalogue d'achats est constitué par les administrateurs du module. C'est ici que vous créez les produits et services que vos collaborateurs pourront commander, avec leur prix, leur taux de TVA, leur stock, leur délai de livraison, leur fournisseur et leur catégorie.

La page liste tout le catalogue, permet d'y rechercher un article, de le modifier, de le dupliquer pour en créer un similaire, et de supprimer un ou plusieurs articles.

Concepts clés

• Produit — un article matériel. Lui seul peut faire l'objet d'une gestion de stock.
• Service — une prestation. Aucune notion de stock ne lui est appliquée.
• Gestion du stock — l'option qui active le suivi des quantités d'un produit. Elle fait apparaître le stock disponible et le seuil d'alerte.
• Seuil d'alerte — la quantité à partir de laquelle le stock est signalé comme faible dans le catalogue.
• SKU — la référence interne de l'article, libre.
• Tags — des mots-clés séparés par des virgules, attachés à l'article.
• Actif — l'état de l'article, affiché dans la colonne « Statut » de la liste.

Comment faire

Ouvrir le catalogue d'administration

1. Dans le menu, ouvrez « Achats » puis « Administration ».
2. Cliquez sur « Gérer mes produits et services ».

La page « Catalogue des produits et services » affiche le nombre d'articles en pastille. Sans aucun article, elle indique « Aucun produit ou service trouvé. »

Rechercher, trier et parcourir

1. Saisissez un terme dans « Rechercher des produits ou services... ».
2. Cliquez sur l'en-tête d'une colonne pour trier dessus.
3. En bas de la liste, réglez le nombre de lignes par page (10, 20, 50 ou 100).

Créer un produit ou un service

1. Cliquez sur « Ajouter un produit/service ».
2. Choisissez le « Type » : « Produit » ou « Service ». Le formulaire s'ouvre sur « Service ».
3. Renseignez le « Nom », la « Description », et ajoutez une « Image » si vous le souhaitez.
4. Choisissez une « Catégorie » et un « Fournisseur ».
5. Renseignez le « Prix HT » et le « Taux de TVA (%) ». Le « Prix TTC (calculé) » se met à jour et n'est pas modifiable.
6. Pour un produit, activez « Gestion du stock » si vous suivez les quantités, puis renseignez le « Stock disponible » et le « Seuil d'alerte ».
7. Renseignez le « Délai estimé » et son « Unité » : « jours », « semaines » ou « mois ».
8. Renseignez le « SKU / Référence » et les « Tags (séparés par des virgules) » si besoin, et laissez « Actif » activé.
9. Cliquez sur « Créer ».

Le message « Le produit … a été créé ! » ou « Le service … a été créé ! » confirme la création, et la liste se rouvre.

Enchaîner plusieurs créations

1. Dans le formulaire de création, cliquez sur « Créer un autre » : une coche apparaît devant le libellé.
2. Cliquez sur « Créer ».

Un nouveau formulaire vide s'ouvre au lieu de revenir à la liste.

Modifier un article

1. Dans la liste, ouvrez le menu d'actions de la ligne.
2. Cliquez sur « Modifier ».
3. Ajustez les champs voulus, puis cliquez sur « Sauvegarder ».

Le message « Le produit … a été modifié ! » confirme l'enregistrement.

Dupliquer un article

1. Dans la liste, ouvrez le menu d'actions de la ligne.
2. Cliquez sur « Dupliquer ».
3. Le formulaire « Dupliquer le produit » ou « Dupliquer le service » s'ouvre, pré-rempli avec les valeurs de l'article d'origine.
4. Modifiez ce qui doit l'être, à commencer par le nom, puis cliquez sur « Créer ».

Un nouvel article est créé ; l'article d'origine n'est pas touché. Le message « Produit/service créé avec succès ! » s'affiche.

Supprimer un article

1. Dans la liste, ouvrez le menu d'actions de la ligne.
2. Cliquez sur « Supprimer ».
3. Confirmez : « Êtes-vous sûr de vouloir supprimer "…" ? Cette action est irréversible. »

L'article disparaît de la liste et du catalogue, et il est retiré des paniers qui le contenaient. La suppression est refusée si l'article figure dans l'historique des commandes : un message l'indique et l'article est conservé.

Supprimer plusieurs articles

1. Cochez les articles à supprimer dans la colonne de sélection, ou cochez la case d'en-tête pour sélectionner toute la page.
2. Cliquez sur « Supprimer (N) », ou sur « Supprimer tous les produits » lorsque toute la page est sélectionnée.
3. Confirmez dans la fenêtre « Confirmer la suppression en masse ».

Le bouton « Supprimer tous les produits » porte sur l'ensemble du catalogue, pas seulement sur la page affichée.

Importer un lot d'articles

1. Cliquez sur « Import CSV ».

Voir Importer des produits et services depuis un CSV.

Référence

Colonnes de la liste

Le sélecteur de colonnes permet de masquer celles dont vous n'avez pas besoin.

Champs du formulaire

Messages de validation

• « Le nom doit contenir au moins 3 caractères »
• « Le prix HT doit être supérieur à 0 »
• « Le délai de livraison doit être supérieur à 0 »

Messages d'erreur

• « Erreur lors de la création du produit … » et « Erreur lors de la modification du produit/service »
• « Erreur lors de la suppression du produit » et « Erreur lors de la suppression des produits »

Comportements automatiques

• Basculer le type sur « Service » désactive la gestion du stock et remet le stock et le seuil d'alerte à zéro.
• Le prix TTC est recalculé à chaque changement de prix HT ou de taux de TVA.
• Créer un article sans gestion du stock enregistre un stock nul.
• Un article supprimé depuis le menu d'actions de sa ligne est retiré des paniers en cours qui le contenaient.

Questions fréquentes

Puis-je modifier le type d'un article existant ?

Oui, le champ « Type » reste modifiable. Passer un produit en service supprime son suivi de stock.

Un article supprimé peut-il être restauré ?

Non. La suppression est définitive ; la fenêtre de confirmation le rappelle.

Pourquoi la suppression d'un article est-elle refusée ?

Parce qu'il figure dans l'historique des commandes. Les commandes déjà passées doivent rester lisibles avec le détail de leurs lignes.

À quoi sert l'interrupteur « Actif » ?

Il fixe le statut de l'article, affiché dans la colonne « Statut » de la liste d'administration, sur laquelle vous pouvez filtrer pour isoler les articles inactifs.