Gérer les catégories d'achats
Créer et modifier une catégorie, choisir son type et sa couleur, l'activer ou la supprimer, et les refus liés aux articles rattachés
À quoi ça sert
Les catégories organisent le catalogue d'achats. Chaque article peut être rattaché à une catégorie, dont le nom et la couleur apparaissent en pastille sur les vignettes du catalogue et servent de critère de filtre et de regroupement.
Cette page permet de créer une catégorie, de la modifier, de changer sa couleur et de la supprimer lorsqu'elle n'est plus utilisée.
Concepts clés
- Type de catégorie — « Produit », « Service » ou « Mixte ». Il décrit ce que la catégorie est censée regrouper.
- Couleur — la teinte de la pastille affichée dans le catalogue, choisie parmi huit valeurs.
- Catégorie active — l'état de la catégorie, affiché dans la colonne « Statut ».
- Catégorie utilisée — une catégorie à laquelle au moins un article est rattaché. Elle ne peut pas être supprimée.
Comment faire
Ouvrir la liste des catégories
- Dans le menu, ouvrez « Achats » puis « Administration ».
- Cliquez sur « Gérer mes catégories ».
La page « Catalogue des catégories » affiche le nombre de catégories en pastille. Sans aucune catégorie, elle indique « Aucune catégorie trouvée. »
Rechercher et trier
- Saisissez un terme dans « Rechercher des catégories... ».
- Cliquez sur l'en-tête d'une colonne pour trier dessus.
Créer une catégorie
- Cliquez sur « Ajouter une catégorie ».
- Renseignez le « Nom * ».
- Renseignez la « Description » si vous le souhaitez.
- Choisissez le « Type » : « Produit », « Service » ou « Mixte ».
- Ajoutez une « Image » si vous le souhaitez.
- Laissez « Actif » activé, ou désactivez-le.
- Choisissez une « Couleur ».
- Cliquez sur « Créer la catégorie ».
La liste se rouvre avec la nouvelle catégorie. Le bouton « Créer une autre catégorie » réinitialise le formulaire après l'enregistrement plutôt que de revenir à la liste.
Modifier une catégorie
- Dans la liste, ouvrez le menu d'actions de la ligne.
- Cliquez sur « Modifier ».
- Ajustez les champs, puis cliquez sur « Sauvegarder les modifications ».
Le titre de la page rappelle la catégorie en cours d'édition : « Editer la catégorie … ».
Désactiver une catégorie
- Ouvrez la catégorie en modification.
- Désactivez l'interrupteur « Actif », sous la question « La catégorie est-elle active ? ».
- Cliquez sur « Sauvegarder les modifications ».
La désactivation est refusée tant que la catégorie contient des articles actifs : « Impossible de désactiver cette catégorie car elle contient des articles actifs ». Désactivez ou supprimez d'abord les articles concernés.
Supprimer une catégorie
- Dans la liste, ouvrez le menu d'actions de la ligne.
- Cliquez sur « Supprimer ».
- Confirmez : « Êtes-vous sûr de vouloir supprimer la catégorie "…" ? Cette action est irréversible. »
La suppression est refusée si des articles y sont rattachés : « Impossible de supprimer cette catégorie car elle est utilisée par des produits ». Réaffectez-les à une autre catégorie, puis recommencez.
Référence
Colonnes de la liste
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Nom | Nom de la catégorie |
| Description | Description, ou un tiret |
| Type | « Produit », « Service » ou « Mixte » |
| Couleur | Pastille colorée et nom de la couleur |
| Statut | « Active » ou « Inactive » |
Champs du formulaire
| Champ | Obligatoire | Remarque |
|---|---|---|
| Nom | Oui | Au moins 3 caractères |
| Description | Non | Texte libre |
| Type | Oui | « Produit » par défaut |
| Image | Non | Recadrée au format carré |
| Actif | Non | Activé par défaut |
| Couleur | Non | « Noir » par défaut |
Couleurs disponibles
Noir, Orange, Bleu, Rose, Violet, Vert, Rouge, Jaune.
Refus et messages
| Action | Condition de refus | Message |
|---|---|---|
| Désactiver | La catégorie contient des articles actifs | « Impossible de désactiver cette catégorie car elle contient des articles actifs » |
| Supprimer | Des articles sont rattachés à la catégorie | « Impossible de supprimer cette catégorie car elle est utilisée par des produits » |
| Créer | Échec technique | « Une erreur est survenue lors de la création de la catégorie » |
| Modifier | Échec technique | « Une erreur est survenue lors de la mise à jour de la catégorie » |
Le message « Le nom doit contenir au moins 3 caractères » s'affiche sous le champ « Nom * » lorsqu'il est trop court.
Où la catégorie apparaît-elle ?
- En pastille colorée sur les vignettes du catalogue d'achats et sur la fiche d'un article.
- Dans le filtre « Catégorie » du catalogue d'achats.
- Comme critère de regroupement des tris « Par catégorie » et de l'onglet « Par Catégorie » de la vue tableau.
- Dans la liste déroulante « Catégorie » du formulaire d'un article.
Les articles sans catégorie sont regroupés sous « Non catégorisé » dans le catalogue.
Questions fréquentes
Le type d'une catégorie empêche-t-il d'y ranger un service ?
Non. Le type est indicatif : le formulaire d'un article propose toutes les catégories, quel que soit leur type.
Que devient la couleur si je n'en choisis pas ?
Une catégorie créée depuis le formulaire reçoit « Noir » par défaut. Une catégorie créée automatiquement par un import CSV n'a pas de couleur : le catalogue lui en attribue alors une, déduite de son nom et constante d'un affichage à l'autre. Voir Importer des produits et services depuis un CSV.
Puis-je réordonner les catégories dans le catalogue ?
Pas pour l'instant. Les regroupements par catégorie sont classés par nom.
Gérer les produits et services
Créer, modifier, dupliquer et supprimer un article, renseigner prix, TVA, stock, délai, fournisseur, catégorie et tags
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