Gérer les fournisseurs

À quoi ça sert

Les fournisseurs sont les entreprises auprès desquelles vous vous approvisionnez. Une fiche fournisseur rassemble leur nom, leur logo et leurs coordonnées ; elle se rattache ensuite aux articles du catalogue d'achats.

Le fournisseur apparaît alors sous le nom de l'article dans le catalogue, sur sa fiche sous la forme « Fourni par … », et sert de critère de filtre aux utilisateurs qui parcourent le catalogue.

Concepts clés

• Fiche fournisseur — le nom, la description, le logo, les coordonnées et l'état actif d'un fournisseur.
• Informations de contact supplémentaires — un champ libre pour la personne à contacter, les horaires ou toute note particulière.
• Fournisseur actif — l'état affiché dans la colonne « Statut » de la liste.
• Rattachement — le lien entre un article et son fournisseur, établi depuis le formulaire de l'article.

Comment faire

Ouvrir la liste des fournisseurs

1. Dans le menu, ouvrez « Achats » puis « Administration ».
2. Cliquez sur « Gérer mes fournisseurs ».

La page « Catalogue des fournisseurs » affiche le nombre de fournisseurs en pastille. Sans aucun fournisseur, elle indique « Aucun fournisseur trouvé. »

Rechercher et trier

1. Saisissez un terme dans « Rechercher des fournisseurs... ».
2. Cliquez sur l'en-tête d'une colonne pour trier dessus.

La colonne « Site web » affiche un lien ; un clic l'ouvre dans un nouvel onglet.

Créer un fournisseur

1. Cliquez sur « Ajouter un fournisseur ».
2. Sous « Informations générales », renseignez le « Nom du fournisseur * ».
3. Laissez « Actif » activé, ou désactivez-le.
4. Renseignez la « Description » et ajoutez un « Logo » si vous le souhaitez.
5. Sous « Informations de contact », renseignez l'« Email », le « Téléphone », le « Site web », l'« Adresse » et les « Informations de contact supplémentaires ».
6. Cliquez sur « Créer le fournisseur ».

Le message « Fournisseur créé avec succès ! » confirme la création et la liste se rouvre. Le bouton « Créer un autre » vide le formulaire après l'enregistrement plutôt que de revenir à la liste.

Modifier un fournisseur

1. Dans la liste, ouvrez le menu d'actions de la ligne.
2. Cliquez sur « Modifier ».
3. Ajustez les champs, puis cliquez sur « Sauvegarder ».

Le message « Fournisseur modifié avec succès ! » confirme l'enregistrement.

Désactiver un fournisseur

1. Ouvrez le fournisseur en modification.
2. Désactivez l'interrupteur « Actif », sous la question « Le fournisseur est-il actif ? ».
3. Cliquez sur « Sauvegarder ».

Son statut passe à « Inactif » dans la liste.

Rattacher un fournisseur à un article

1. Ouvrez « Gérer mes produits et services ».
2. Ouvrez l'article en création ou en modification.
3. Dans « Fournisseur », choisissez la fiche voulue.
4. Enregistrez.

Voir Gérer les produits et services.

Référence

Colonnes de la liste

Champs du formulaire

Seul le nom est obligatoire : il doit compter au moins 3 caractères, sans quoi le message « Le nom du fournisseur est requis » s'affiche.

Messages d'erreur

• « Erreur lors de la création du fournisseur »
• « Erreur lors de la modification du fournisseur »

Où le fournisseur apparaît-il ?

• Sous le nom de l'article, avec son logo, sur les vignettes du catalogue d'achats.
• Sur la fiche d'un article, sous la forme « Fourni par … ».
• Dans le filtre « Fournisseur » du catalogue d'achats.
• Dans la liste déroulante « Fournisseur » du formulaire d'un article.

Création automatique par import

Un import CSV qui mentionne un fournisseur inconnu crée sa fiche automatiquement, à l'état actif et avec son seul nom. Complétez ensuite ses coordonnées depuis cette page. Voir Importer des produits et services depuis un CSV.

Questions fréquentes

Puis-je supprimer un fournisseur ?

Pas depuis l'interface : la liste ne propose que « Modifier ». Désactivez la fiche si le fournisseur n'est plus d'actualité.

Que devient un article dont le fournisseur est désactivé ?

Rien : l'article reste au catalogue et continue d'afficher le nom de son fournisseur.

Le logo est-il obligatoire ?

Non. Sans logo, seul le nom du fournisseur est affiché dans le catalogue.