Importer un fichier DPGF
Déposer un DPGF Excel, vérifier les colonnes reconnues, créer le chiffrage et reprendre un import en cours
À quoi ça sert
L'import transforme le fichier Excel d'un client (DPGF ou BPU) en chiffrage. Vous déposez le fichier, l'application cherche l'en-tête et le rôle de chaque colonne, vous corrigez au besoin, puis vous créez le chiffrage dans un projet.
Un import n'a pas à se faire d'une traite : il est enregistré dès le dépôt, avec vos choix de colonnes, et se reprend plus tard depuis la liste « Imports en cours ».
Concepts clés
- Import en cours — un fichier déposé dont le chiffrage n'est pas encore créé. Il est partagé par toute l'organisation et vit à sa propre adresse : vous pouvez fermer l'onglet et y revenir.
- Feuille — un onglet du classeur Excel. Chaque feuille se garde ou s'écarte.
- Ligne d'en-tête — la ligne du classeur qui porte les titres des colonnes.
- Rôle d'une colonne — ce que contient la colonne : « Code », « Désignation », « Quantité », « Prix unitaire HT »… Voir « Référence ».
- Détection — la façon dont la structure d'une feuille a été trouvée. Elle s'affiche en étiquette sur la feuille.
Comment faire
Déposer un fichier
- Dans le menu, ouvrez « Chiffrage » puis « Import » (ou, depuis la fiche d'un projet, « Nouveau chiffrage »).
- Déposez le fichier sur la zone « Déposez le DPGF ici, ou cliquez pour le choisir », ou n'importe où sur la page : « Relâchez pour lancer l'analyse du DPGF » s'affiche alors.
- Attendez la fin de « Analyse de … ».
Seuls les fichiers Excel .xlsx et .xlsm sont acceptés : un autre format affiche « Seuls les fichiers Excel .xlsx et .xlsm sont acceptés. ». L'analyse démarre dès le dépôt et l'étape « Colonnes » s'ouvre.
Vérifier les colonnes
- À l'étape « Colonnes », parcourez les onglets : chacun est une feuille du fichier. Cochez « Importer cette feuille » pour celles à importer.
- Pour chaque feuille gardée, contrôlez la « Ligne d'en-tête » : elle est surlignée dans l'aperçu.
- Au-dessus de chaque colonne de l'aperçu, ouvrez le menu « Colonne A », « Colonne B »… et cochez son rôle. Une colonne peut porter plusieurs rôles.
- Cliquez sur « Suivant ».
Une feuille gardée a besoin au moins d'une colonne « Désignation » : sans elle, « Gardez au moins une feuille avec sa colonne de désignation. » s'affiche et le bouton « Suivant » reste inactif. Un rôle ne se place que sur une colonne : le choisir ailleurs le déplace, le cocher une seconde fois le retire.
Créer le chiffrage
- À l'étape « Chiffrage », choisissez le « Projet », ou cliquez sur « Nouveau projet » pour le créer dans une fenêtre.
- Vérifiez le « Nom du chiffrage » : il reprend le nom du fichier.
- Contrôlez le fichier et les « Feuilles importées » dans le récapitulatif.
- Cliquez sur « Créer le chiffrage et lancer l'agent ».
Le message « Chiffrage créé : l'agent rapproche les lignes » s'affiche et le tableau de chiffrage s'ouvre. Voir Rapprochement des lignes par l'agent.
Importer un DPGF depuis l'assistant
Réservé aux utilisateurs qui ont accès au module Chiffrage et au projet visé.
- Joignez le fichier Excel à la conversation de l'assistant, puis demandez de l'importer dans un projet : « importe ce DPGF dans le projet Résidence Exemple ». L'étape « rechercher des projets de chiffrage » retrouve le projet par son nom ou par son client ; si plusieurs correspondent, l'assistant vous demande lequel.
- Lisez la carte de validation « Importer « nom-du-fichier » dans un nouveau chiffrage » : elle indique le « Projet », le « Nom du chiffrage » et le « Rapprochement » (« Les lignes sont rapprochées de la bibliothèque en arrière-plan, à valider dans l'éditeur »). Le nom du chiffrage est celui du fichier sans son extension, sauf si vous en avez demandé un autre.
- Validez la carte, voir Valider les actions de l'assistant. L'étape « importer un DPGF dans un chiffrage » s'exécute.
- Ouvrez le chiffrage depuis le lien que l'assistant donne, puis validez les propositions de la bibliothèque dans le tableau.
L'assistant reprend les colonnes que l'analyse a reconnues, sans passer par l'étape « Colonnes » : les feuilles dont la structure n'est pas reconnue sont écartées. Si aucune feuille n'est reconnue, rien n'est créé et l'assistant vous renvoie vers la page d'import du projet pour régler les colonnes à la main, comme dans « Vérifier les colonnes ».
Reprendre un import en cours
- Ouvrez « Chiffrage » puis « Import ».
- Dans « Imports en cours », repérez le fichier : « Commencé le … par … ».
- Cliquez sur « Reprendre ».
Vous retrouvez l'étape et les choix de colonnes enregistrés. Un import dont le chiffrage est créé quitte la liste.
Relancer une analyse échouée
- Ouvrez l'import : l'étiquette « Analyse échouée » (ou « Analyse en cours » si elle ne se termine pas) figure dans la liste.
- Cliquez sur « Relancer l'analyse ».
Supprimer un import en cours
- Dans « Imports en cours », cliquez sur « Supprimer » à droite de la ligne.
- Confirmez « Supprimer cet import ? » : l'analyse du fichier et vos choix de colonnes sont perdus.
Référence
Les trois étapes
| Étape | Ce que vous faites |
|---|---|
| Fichier | Déposer le fichier Excel |
| Colonnes | Garder les feuilles, vérifier l'en-tête et le rôle des colonnes |
| Chiffrage | Choisir le projet, nommer le chiffrage, lancer la création |
Revenir sur une étape déjà passée se fait avec « Précédent » ou en cliquant sur l'étape.
Détection de la structure
Chaque feuille porte une étiquette qui dit comment sa structure a été trouvée :
| Étiquette | Signification |
|---|---|
| Lue par le modèle de décision | Le modèle de lecture des colonnes a trouvé l'en-tête et les rôles |
| En-tête reconnu | L'en-tête a été trouvé par ses mots-clés (« Désignation », « Quantité »…) |
| Structure lue par l'agent | Le modèle de l'agent d'import a lu la structure faute de mieux |
| À configurer | Rien n'a été reconnu : vous placez en-tête et colonnes à la main |
L'application essaie dans cet ordre : le modèle de lecture des colonnes, puis les mots-clés, puis l'agent d'import. Sans modèle configuré, seuls les mots-clés fonctionnent. Voir Configurer le chiffrage.
Quand vous créez un chiffrage, les intitulés des colonnes que vous avez associés à un rôle sont mémorisés pour l'organisation. Le modèle de lecture des colonnes s'en sert pour les fichiers suivants : un titre déjà rencontré retrouve son rôle.
Rôles des colonnes
| Rôle | Contenu |
|---|---|
| Code | Numéro ou référence de la ligne |
| Désignation | Texte de la ligne (obligatoire) |
| Unité, Quantité | Unité et quantité de l'entreprise |
| Quantité DO | La quantité du client, affichée à côté de la vôtre |
| Prix unitaire HT, Montant total HT | Prix de la ligne, repris dans le chiffrage |
| Prix unitaire TTC, Montant total TTC | Repérés pour ne pas être lus comme des prix HT ; jamais importés ni écrits |
| Fournitures (FRS), Main d'œuvre (MO), Sous-traitance (ST) | Coûts de la décomposition de l'entreprise |
| Frais généraux (FG), Marge | Coefficients de la décomposition |
| Observation entreprise | Votre commentaire, réécrit dans le fichier à l'export |
Ce que l'import crée
- Les lignes du fichier deviennent des chapitres et des lignes, avec leur niveau de sous-chapitre. Les lignes de total du fichier sont écartées : le total se recalcule.
- Quand plusieurs feuilles sont gardées, chacune ouvre un chapitre portant son nom.
- Un prix ou une décomposition déjà présents dans le fichier sont repris et tiennent lieu de prix jusqu'à ce que vous validiez un ouvrage de la bibliothèque. Ces valeurs sont teintées dans le tableau.
- La position de chaque ligne dans le classeur est conservée, pour réécrire les prix dans le fichier du client à l'export.
Messages d'erreur
| Message | Cause |
|---|---|
| « Le fichier n'a pas pu être envoyé. Réessayez. » | Le dépôt ou l'analyse a échoué ; l'étape « Fichier » reste ouverte |
| « L'analyse de ce fichier a échoué. » | L'analyse n'a pas abouti : « Relancer l'analyse » |
| « L'analyse de ce fichier est en cours. Si elle ne se termine pas, relancez-la. » | L'analyse n'est pas terminée |
| « Vos derniers choix n'ont pas pu être enregistrés » | L'enregistrement automatique a échoué |
| « Un chiffrage avec le nom "…" existe deja dans ce projet » | Le nom choisi est déjà pris dans le projet |
| « Cet import a déjà créé son chiffrage » | L'import a déjà abouti, par exemple dans un autre onglet |
| « L'analyse de ce fichier n'a pas abouti » | Création demandée sur une analyse échouée |
| « L'import n'a pas été trouvé » | L'import a été supprimé |
Questions fréquentes
Puis-je importer un fichier .xls ou .csv ?
Non. Seuls les classeurs .xlsx et .xlsm sont acceptés.
Le fichier doit-il avoir un format précis ?
Non. L'en-tête peut être sur n'importe quelle ligne et les colonnes dans n'importe quel ordre : vous indiquez les rôles à l'étape « Colonnes ».
Un collègue peut-il reprendre mon import ?
Oui. Les imports en cours sont partagés par toute l'organisation, et la liste indique qui a commencé chacun.
Que devient le fichier original ?
Il est conservé avec le chiffrage : il sert à l'export « Fichier du client avec les prix ». Voir Exporter un chiffrage.
L'assistant peut-il créer le projet à ma place ?
Non. Le projet doit exister : il se crée dans le module, voir Projets de chiffrage. Le même import est ouvert à un assistant externe connecté, voir Ce que l'assistant peut faire à votre place.
Puis-je créer deux chiffrages avec un même import ?
Non. Une fois le chiffrage créé, l'import est clos : « Cet import a déjà créé son chiffrage ». Pour un second chiffrage, déposez de nouveau le fichier.
Gérer les chiffrages d'un projet
Retrouver, ouvrir, renommer et supprimer les chiffrages d'un projet, et comprendre comment un chiffrage se crée
Rapprochement des lignes par l'agent
Comment l'agent propose un ouvrage de la bibliothèque pour chaque ligne importée, et comment valider, corriger ou refaire ces propositions