Rapprochement des lignes par l'agent
Comment l'agent propose un ouvrage de la bibliothèque pour chaque ligne importée, et comment valider, corriger ou refaire ces propositions
À quoi ça sert
Un DPGF compte souvent des centaines de lignes. Plutôt que de chercher dans la bibliothèque l'ouvrage de chacune, vous laissez l'agent proposer : dès la création du chiffrage, il rapproche chaque ligne importée d'un ouvrage de la bibliothèque.
Une proposition n'est qu'une suggestion. Elle ne fixe aucun prix et ne s'ajoute pas au total tant que vous ne l'avez pas validée.
Concepts clés
- Rapprochement — l'opération qui associe une ligne du DPGF à un ouvrage de la bibliothèque. Voir Catalogue d'ouvrages.
- Proposition — l'ouvrage suggéré par l'agent, signalé par l'étiquette « Proposé ».
- Proposition validée — un ouvrage que vous avez accepté ou choisi vous-même : il chiffre la ligne.
- Exemple mémorisé — chaque rapprochement que vous validez est retenu. Une désignation déjà rapprochée est proposée d'emblée à l'import suivant, sans solliciter le modèle.
Comment faire
Suivre le rapprochement
- Créez le chiffrage depuis l'import. Voir Importer un fichier DPGF.
- Dans le tableau de chiffrage, le bandeau « L'agent rapproche les lignes du DPGF avec vos ouvrages… » s'affiche.
Les propositions apparaissent au fur et à mesure : vous pouvez commencer à travailler avant la fin.
Valider une proposition
- Repérez une ligne marquée « Proposé » : l'ouvrage figure sous sa désignation, avec le prix proposé.
- Cliquez sur la coche « Valider la proposition ».
La ligne est chiffrée par l'ouvrage.
Valider toutes les propositions
Cliquez sur « Valider toutes les propositions (N) » en haut du tableau. Pour ne valider que les propositions sûres, filtrez d'abord les lignes (voir « Référence »).
Corriger une proposition
- Cliquez sur le nom de l'ouvrage proposé.
- Cherchez dans « Rechercher un ouvrage… » et choisissez l'ouvrage voulu.
Choisir vous-même un ouvrage vaut validation. Pour retirer l'ouvrage, cliquez sur la croix « Retirer l'ouvrage » : la ligne revient à son prix du fichier, ou reste à chiffrer.
Choisir un ouvrage sur une ligne sans proposition
- Sous la désignation de la ligne, cliquez sur « Choisir un ouvrage ».
- Cherchez et choisissez l'ouvrage.
Reprendre à la main si le rapprochement échoue
Si le bandeau « Le rapprochement automatique a échoué. Vous pouvez choisir les ouvrages à la main. » s'affiche, les propositions déjà reçues sont conservées. Choisissez les ouvrages des autres lignes comme ci-dessus.
Référence
Lire une ligne proposée
| Élément | Signification |
|---|---|
| Étiquette « Proposé » | L'ouvrage n'est pas validé : il ne chiffre pas la ligne |
| Prix proposé | Le prix unitaire que donnerait l'ouvrage |
| « Proposé en … » (alerte) | L'ouvrage est exprimé dans une autre unité que la ligne : il est chiffré pour une autre quantité |
| « + … à vérifier : N propositions hors total » | Le montant des propositions, affiché à côté du total HT, qui ne le contient pas |
Les unités sont comparées avec indulgence : « m² » et « m2 », « U » et « unité », « ens » et « forfait » sont tenus pour identiques.
Filtres utiles
Le filtre « À vérifier » ne garde que les lignes proposées, « Unité différente » celles dont l'unité diffère de l'ouvrage. Voir Travailler les lignes d'un chiffrage.
Règles du rapprochement
- L'agent ne traite que les lignes sans ouvrage. Il ne remplace jamais un ouvrage que vous avez validé ou choisi.
- Une ligne dont aucun ouvrage ne convient reste sans proposition : l'agent ne propose que s'il est raisonnablement sûr.
- Un prix déjà présent dans le fichier du client continue de chiffrer la ligne tant que vous ne validez pas un ouvrage. Une proposition s'affiche à côté.
- Sans ouvrage dans la bibliothèque, il n'y a rien à proposer. Créez d'abord des ouvrages.
- Avec une bibliothèque de plus de 150 ouvrages, l'agent ne reçoit qu'une présélection : les ouvrages qui partagent le plus de mots avec les lignes à traiter.
- Le modèle utilisé est celui de « Modèle de l'agent d'import », réglé par un administrateur. Voir Configurer le chiffrage.
Questions fréquentes
Puis-je relancer le rapprochement ?
Pas pour l'instant. Le rapprochement se lance à la création du chiffrage. Les lignes restantes se rapprochent à la main.
L'agent apprend-il de mes corrections ?
Oui, pour les désignations identiques : chaque rapprochement validé est mémorisé et proposé d'emblée la fois suivante.
Pourquoi une proposition n'est-elle pas dans le total ?
Parce qu'elle n'est pas validée. Le montant des propositions s'affiche à part, à côté du total, pour que vous sachiez ce qu'il reste à vérifier.