Régler les accès d'un compte

À quoi ça sert

La configuration de l'organisation décide de ce qui est ouvert au portail dans l'absolu ; cette section décide de ce que ce compte-là voit réellement. Deux clients d'une même organisation peuvent donc n'avoir ni les mêmes plannings, ni les mêmes types de demandes, ni les mêmes informations en entête.

Les mêmes réglages apparaissent à deux moments : dans le formulaire d'invitation, et ensuite dans la section « Visibilité & invitation » de la fiche du compte, sous le rappel « Sections du portail visibles par cet utilisateur et durée de validité des invitations. »

Concepts clés

• Sections accessibles — les blocs « Contrats » et « Facturation ». Ils ne sont proposés que si l'organisation les a activés.
• Plannings — les types de planning sur lesquels le client peut réserver un créneau. Seuls apparaissent ceux que l'organisation expose et qui concernent le groupe du compte.
• Formulaires de saisie — les formulaires que le client peut remplir depuis son espace.
• Tickets — les types de demandes que le client peut créer.
• Contrat à rattacher — pour un type de ticket donné, ce que le client pourra associer à sa demande : rien, les contrats de sa fiche CRM, ou une liste de contrats que vous épinglez.
• Champs CRM affichés sur le portail — les informations de la fiche CRM montrées à côté du nom du client, en entête de son espace.
• Visibilité des tickets — pour les organisations en mode « Plusieurs comptes par entité » : le compte voit uniquement ses propres tickets, ou tous ceux de son entité.

Comment faire

Modifier les accès d'un compte

1. Ouvrez le compte depuis « Portail client ».
2. Descendez à « Visibilité & invitation ».
3. Cochez ou décochez ce qui convient.
4. Cliquez sur « Enregistrer ».

Le message « Visibilité mise à jour » s'affiche. Le bouton reste inactif tant que rien n'a changé, et affiche « Enregistrement... » pendant la sauvegarde. Sur un compte désactivé, tous les champs sont en lecture seule.

Ouvrir un type de ticket et choisir les contrats associables

1. Dans « Tickets », cochez le type de demande à ouvrir au client.
2. Sous la case cochée, ouvrez « Contrat à rattacher » et choisissez :
   • « Pas de contrat » — la demande se crée sans contrat ;
   • « Contrat CRM » — le client rattache un contrat de sa fiche CRM ;
   • « Choisir les contrats » — vous épinglez vous-même la liste.
3. En mode « Choisir les contrats », sélectionnez-les dans « Sélectionner les contrats ». L'aide précise : « Contrats que ce client pourra rattacher à un ticket de ce type. »
4. Cliquez sur « Enregistrer ».

Répétez l'opération pour chaque type de ticket : le choix se règle type par type. Voir aussi Créer une demande.

Afficher des informations de la fiche CRM en entête du portail

1. Ouvrez le compte.
2. Dans « Champs CRM affichés sur le portail », cochez les champs à montrer. L'aide précise : « Ces champs apparaissent à droite du nom sur le portail de ce compte. »
3. Cliquez sur « Enregistrer ».

La liste ne propose que les champs que l'administrateur a autorisés pour ce type d'entité. Aucun n'est coché à l'invitation : l'affichage est un choix compte par compte.

Changer la durée de validité d'une invitation

1. Ouvrez un compte au statut « Invité ».
2. Renseignez « Validité de l'invitation (jours) », entre 1 et 30.
3. Cliquez sur « Enregistrer ».

L'aide rappelle : « S'applique au prochain renvoi d'invitation. » Le champ n'apparaît plus une fois le compte activé.

Limiter un compte à ses propres tickets

1. Ouvrez le compte, dans une organisation réglée sur « Plusieurs comptes par entité ».
2. Accordez au moins un type de ticket.
3. Dans « Visibilité des tickets », choisissez « Uniquement ses tickets » ou « Tous les tickets de l'entité ».
4. Cliquez sur « Enregistrer ».

Référence

Champs de la section

Ce qui borne les choix possibles

Chaque réglage est un sous-ensemble de ce que l'organisation autorise :

• une section décochée à l'échelle de l'organisation disparaît de la liste, et reste masquée sur le portail même si le compte l'avait obtenue avant ;
• un type de planning n'est proposé que s'il est exposé au portail et si sa catégorie concerne le groupe du compte ;
• un type de ticket n'est proposé que s'il est ouvert à la création depuis le portail et retenu par l'administrateur ;
• un formulaire de saisie n'est proposé que s'il est activé pour le portail côté Ressources et retenu par l'administrateur ;
• un champ CRM n'est proposé que s'il figure dans la liste des champs affichés autorisés pour son type d'entité.

Un réglage qui n'a plus de choix possible n'est pas affiché du tout, et ce que le compte avait obtenu auparavant reste enregistré sans être modifié.

Un type de ticket accordé qui a depuis été fermé au portail reste affiché, coché, dans la liste : il n'est retiré que si vous le décochez vous-même.

Contrats associables

Seuls les contrats rattachés à la fiche CRM du compte sont proposés dans « Choisir les contrats ». Ce mode demande l'accès au module Contrats : sans lui, l'option est inactive, la mention « Accès restreint » s'affiche et l'infobulle indique « Le module Contrats est requis pour épingler des contrats précis. » Les modes « Pas de contrat » et « Contrat CRM » restent disponibles.

Messages d'erreur

Où se voit le résultat

Les accès accordés apparaissent en pastilles dans la colonne « Accès » de la liste des comptes, et gouvernent ce que le client trouve sur son espace : tableau de bord, contrats, devis et factures, réservations, demandes et saisies.

Questions fréquentes

Pourquoi un réglage que je vois chez un client n'apparaît-il pas chez un autre ? Parce qu'il dépend du groupe du compte, de son type d'entité CRM ou de son statut. Un planning réservé à un autre groupe, ou un champ d'entête non autorisé pour ce type d'entité, ne sont pas proposés.

Un client peut-il voir un contrat que je ne lui ai pas accordé ? Non. Le bloc « Contrats » n'apparaît que si l'organisation l'a activé et si le compte l'a reçu ; les contrats épinglés doivent en outre appartenir à sa fiche CRM.

Puis-je modifier les accès d'un compte désactivé ? Non. Les champs passent en lecture seule ; réactivez le compte d'abord.