Gérer les formations
Créer, modifier, publier et supprimer un cours, sa catégorie et son image de couverture
À quoi ça sert
« Gestion des cours » est l'écran où vous créez les formations de votre organisation, où vous corrigez leur titre, leur description, leur catégorie et leur image de couverture, et où vous les supprimez.
C'est le seul endroit où une formation se gère. Ce que vous y faites est visible aussitôt dans les deux catalogues : celui de l'entrée « Formations » du module Ressources Humaines et celui du module Formations. Voir Formations RH et Administrer les formations.
Les vidéos, elles, ne se gèrent pas ici : elles appartiennent aux modules de la formation. Voir Gérer les modules d'une formation.
Concepts clés
- Cours — le nom que cet écran donne à une formation. Les catalogues, eux, parlent de « formations » : c'est le même objet.
- Catégorie — un texte libre saisi à la main, sans liste prédéfinie. Elle s'affiche en pastille sur la fiche du catalogue et sert de mot-clé de recherche.
- Statut — « Publié » ou « Brouillon ». Il se règle avec l'interrupteur « Publier le cours » et sert de repère dans cette liste.
- Durée et Modules — deux colonnes calculées à partir des modules de la formation. Elles ne se saisissent pas.
- Image de couverture — l'illustration de la fiche. Sans image, le catalogue en affiche une générique.
Comment faire
Ouvrir la gestion des formations
- Dans le menu, ouvrez « Ressources Humaines ».
- Choisissez « Administration ».
- Cliquez sur la carte « Gérer les formations ».
L'écran « Gestion des cours » s'affiche. Tant qu'aucune formation n'existe, il propose « Aucun cours trouvé. » et « Commencez par ajouter votre premier cours. ».
Créer une formation
- Cliquez sur « Ajouter un cours ».
- Renseignez « Titre du cours », « Description » et « Catégorie ». Ces trois champs sont obligatoires.
- Si vous le souhaitez, chargez une « Image de couverture » : cliquez sur le bouton de chargement et choisissez un fichier image. Format recommandé 16:9, 5 Mo au maximum.
- Laissez « Publier le cours » sur la position voulue.
- Cliquez sur « Ajouter le cours ».
Le message « Cours créé avec succès » s'affiche et la formation apparaît dans la liste, avec 0 module et une durée nulle. Ajoutez-lui ensuite ses modules.
Modifier une formation
- Sur la ligne voulue, ouvrez le menu d'actions à droite.
- Choisissez « Modifier ».
- Corrigez les champs voulus.
- Cliquez sur « Enregistrer les modifications ».
Le message « Cours mis à jour avec succès » confirme l'enregistrement.
Publier ou repasser en brouillon
- Ouvrez la formation avec « Modifier ».
- Basculez l'interrupteur « Publier le cours ».
- Cliquez sur « Enregistrer les modifications ».
La colonne « Statut » passe de « Brouillon » à « Publié », ou l'inverse. Le catalogue, lui, affiche les formations dans les deux cas.
Retrouver une formation dans la liste
- Saisissez un mot dans le champ « Rechercher par titre... ».
- Ou ouvrez le filtre « Statut » et cochez « Publié » ou « Brouillon ».
- Cliquez sur un en-tête de colonne pour trier dessus.
- Cliquez sur « Réinitialiser » pour lever les filtres.
Quand aucune ligne ne correspond, le tableau affiche « Aucun résultat. ».
Supprimer une formation
- Sur la ligne voulue, ouvrez le menu d'actions.
- Choisissez « Supprimer ».
- La fenêtre « Supprimer ce cours ? » rappelle que l'action est définitive.
- Cliquez sur « Supprimer le cours ».
Le message « Cours supprimé avec succès » s'affiche et la formation disparaît des deux catalogues, avec ses modules.
Référence
Champs d'une formation
| Champ | Obligatoire | Remarque |
|---|---|---|
| Titre du cours | Oui | Doit être unique dans l'organisation |
| Description | Oui | Tronquée au-delà de cinq lignes sur la fiche du catalogue |
| Catégorie | Oui | Texte libre, sans liste prédéfinie |
| Image de couverture | Non | 5 Mo au maximum, format recommandé 16:9 |
| Publier le cours | Non | « Brouillon » par défaut |
Colonnes de la liste
| Colonne | Contenu | Triable |
|---|---|---|
| Titre | Le titre de la formation | Oui |
| Catégorie | La catégorie saisie | Oui |
| Durée | Somme des durées des modules, au format HH:MM:SS | Oui |
| Modules | Nombre de modules | Oui |
| Statut | « Publié » ou « Brouillon » | Oui |
Le bouton « Colonnes » permet d'en masquer. La liste affiche dix formations par page ; « Précédent » et « Suivant » font défiler les pages, et « Page X sur Y » indique où vous en êtes.
Messages
| Message | Situation |
|---|---|
| « Cours créé avec succès » | Création réussie |
| « Cours mis à jour avec succès » | Modification réussie |
| « Cours supprimé avec succès » | Suppression réussie |
| « Erreur lors de la création du cours » | La création a échoué, notamment si le titre est déjà pris |
| « Erreur lors de la mise à jour du cours » | La modification a échoué |
| « Erreur lors de la suppression du cours » | La suppression a échoué |
| « Aucun résultat. » | Aucune ligne ne correspond aux filtres |
| « Chargement des cours... » | La liste est en cours de chargement |
| « Une erreur est survenue » | La liste n'a pas pu être chargée ; « Réessayer » relance |
Questions fréquentes
Une formation en brouillon est-elle masquée du catalogue ? Non. Le catalogue affiche toutes les formations, publiées comme en brouillon. Le statut sert de repère dans cet écran d'administration. Pour qu'une formation ne soit pas consultable, il faut la supprimer.
Deux formations peuvent-elles porter le même titre ? Non. La création est refusée avec « Erreur lors de la création du cours » lorsqu'un titre est déjà pris, y compris s'il n'en diffère que par la casse, les accents ou la ponctuation.
Puis-je restreindre une formation à certains groupes ? Pas pour l'instant. Toutes les formations sont visibles par tous les utilisateurs qui ont accès au catalogue.
Puis-je supprimer plusieurs formations en une fois ? Non. La suppression se fait ligne par ligne, depuis le menu d'actions.
Puis-je choisir l'ordre des formations dans le catalogue ? Pas pour l'instant. Le tri de cette liste n'a pas d'effet sur l'ordre des fiches du catalogue.